4 نصائح لتسهيل التواصل مع الضيوف قبل إقامتهم

تعرف على كيفية بدء محادثة مع الضيوف وترك انطباعٍ أولي جيد عن طريق رسالة إلكترونية قبل وصولهم. لقد جمّعنا بعد النصائح حول كيفية التواصل مع ضيوفك لتتمكن من تحديد التوقعات المناسبة ومشاركة المعلومات الهامة وتقديم تجربة رائعة لهم بشكل متواصل.

اطّلع على إعدادات رسائلك

1. ابدأ بإعداد رسالة ترحيبية

لن يجري الضيوف دائماً حجوزاتهم خلال ساعات عملك، ولكن ما زال بإمكانك الترحيب بهم عند إعداد رسالة ترحيبية تلقائية في الإكسترانت الخاص بك.

يمكنك إنشاء رسالة بسيطة أو مخصصة كما شئت. فالكثير من شركائنا يحبون مساعدة الضيوف على التخطيط لزيارتهم بإضافة معلومات عن أوقات تسجيل الوصول والاتجاهات لمكان الإقامة وموقف السيارات. فضلاً عن ذلك، إذا أعددت أوقات إرسال النماذج، يمكن أن تُرسل رسالتك تلقائياً بعد إجراء كل حجز جديد.

2. سرعة الرد على رسائل الضيوف

يُفضل الضيوف استلام الردود بسرعة. فإن إرسال الردود السريعة يسهل الأمور على الضيوف وقد يؤدي بهم إلى ترك نقاط تقييم أعلى كما أنه يشجع المسافرين الآخرين على الحجز لديك مستقبلاً.

يمكنك تقديم تجربة رائعة لضيوفك وتوفير وقتك، عند إعداد الردود التلقائية للإجابة على معظم أسئلتهم المتكررة.

عند التعامل مع أحد الطلبات باستخدام الرود التلقائية، سيتلقى ضيفك رسالة إلكترونية (أو رسالة عبر أداة دردشة Booking Assistant الآلية) لتأكيد الموافقة على طلبه أو رفضه أو الإفادة بخضوعه للتوافر. مع كل من هذه الإجابات، يمكنك إضافة نماذج رسائل لتقديم أي معلومات إضافية قد تكون مفيدة.

في حال رغبتك بإدارة مكان الإقامة الخاص بك أثناء تنقلك، يمكنك تحميل تطبيق Pulse الخاص بنا لتلقي الإشعارات والرد على الضيوف أينما كنت ومتى شئت.

3. وفّر الوقت مع النماذج الجاهزة

يخبرنا شركاؤنا دائماً بأن الغالبية العظمى من المراسلات التي تسبق الإقامة تتمحور حول نفس الموضوعات، مثل: تكاليف موقف السيارات، خدمة تخزين الأمتعة، كيفية الوصول لمكان الإقامة وغيرها.

عند إعداد نماذج الرسائل المتعلقة بالأسئلة المتكررة، ستوفر الوقت وستتمكن من الرد على ضيوفك بالضغط على أزرار معدودة عن طريق إرسال ردود مخصصة، بدلاً من كتابة نفس الرسالة مراراً وتكراراً.

يمكنك حتى إرفاق الصور لتزويد الضيوف بالمعلومات الإضافية. فور إعدادك للنماذج الخاصة بك، ما عليك سوى اختيار الرسالة التي تريدها ثم الضغط على زر "إرسال". يمكنك أيضاً تخصيص النماذج الخاصة بك في الإكسترانت بإضافة اسم ضيفك ووقت تسجيل الوصول واسم مكان الإقامة وغيره، وذلك لتسهيل الأمور عليك.

4. تتبع نقاط الردود الخاصة بك

نعلم من أبحاثنا أن الضيوف يقدرون استلام الردود المتعلقة بطلباتهم ورسائلهم بسرعة.

لمساعدتك في ضمان ردك على الضيوف في أسرع وقت، نعرض لك نقاط الردود ضمن قسم "رسائل الضيوف" في صفحة "صندوق البريد" في الإكسترانت.

ستتمكن من تحسين نقاط الردود الخاصة بك وأيضاً تجربة الضيوف بشكل عام، عند الرد على الضيوف في أسرع وقت ممكن. بالإضافة إلى ذلك، لاحظنا بأن معدلات الإلغاء تقل ونقاط التقييم تزيد لدى شركاؤنا الذين لديهم نقاط ردود عالية.