كيفية مشاركة معلومات تسجيل الوصول مع الضيوف

نحن نتفهم أهمية إمكانية التواصل مع ضيوفك قبل وصولهم، ومن الضروري أن يكون لديك خيار التواصل معهم سواء كان ذلك بسبب عدم قدرتك على مقابلتهم شخصياً أو لأنك بحاجة إلى مشاركة معلومات معيّنة معهم مسبقاً أو لأي عدد من الأسباب الأخرى.

إذا كنت تريد إبلاغ الضيوف تحديداً بكيفية استلام المفاتيح، يمكنك قراءة هذا المقال حول إعداد خاصية استلام المفاتيح. وللتواصل معهم مسبقاً بشأن أسباب أخرى، يتوفر خياران لذلك. من الأفضل التواصل مع الضيوف في أقرب وقت ممكن حيث قد يكون ضيوفك مسافرين أو لديهم وصول محدود إلى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم عند اقتراب تاريخ تسجيل الوصول.

مواضيع هذا المقال

التواصل مع ضيفك عبر صفحة الحجز الخاصة به

التواصل مع ضيفك باستخدام نماذج الرسائل

التواصل مع ضيفك عبر صفحة الحجز الخاصة به

1. سجّل الدخول إلى الإكسترانت، واضغط على صفحة "الحجوزات"
2. اضغط على اسم الضيف أو رقم الحجز الخاص به
3. في صفحة "بيانات الحجز"، اسحب الصفحة لأسفل وصولاً إلى قسم "محادثة مع الضيف"
4. اكتب رسالتك في حقل النص، واضغط على "النماذج" لتحديد أحد نماذج الرسائل الخاصة بك، ثم اضغط على "أرسل"
5. إذا كنت تفضل الاتصال بضيفك، يمكنك رؤية رقم الهاتف الخاص به بالضغط على "أظهر رقم الهاتف"

التواصل مع ضيفك باستخدام نماذج الرسائل

نماذج الرسائل هي عبارة عن ردود يتم إعدادها مسبقاً ويمكنك إرسالها بسرعة لتخفيف الأعباء التشغيلية المتعلقة بكتابة نفس الرسالة بشكل متكرر لضيوف مختلفين. لإنشاء نموذج جديد أو تحديث نموذج تم إعداده مسبقاً، اتّبع الخطوات التالية:

1. سجّل الدخول إلى الإكسترانت واضغط على صفحة "مكان الإقامة".
2. انتقل إلى صفحة "تفضيلات المراسلة" واضغط على "نماذج الرسائل".
3. لإنشاء نموذج جديد، اضغط على "إنشاء نموذج جديد" واكتب رسالتك في حقل النص الذي يظهر. يمكنك أيضاً إضافة حقول خاصة بتفاصيل الضيف، مثل الاسم وتاريخ الوصول، والتي سيتم ملؤها تلقائياً بالمعلومات الصحيحة.
4. حدّد اللغة التي كتبت بها الرسالة وأرفق أي صور ذات صلة، ثم اضغط على "متابعة".
5. أدخِل اسماً للنموذج وحدد موضوعه، ثم اضغط على "حفظ النموذج".
6. لتحديث نموذج تم إعداده مسبقاً، اختره من قائمة النماذج، وعدّل الرسالة، ثم اضغط على "حفظ النموذج".

بمجرد إعداد النموذج الخاص بك، اتبع هذه الخطوات لإرسال نموذج إلى ضيف:

1. سجّل الدخول إلى الإكسترانت
2. اضغط على "صندوق البريد" ثم على "رسائل الضيوف"
3. حدّد الرسالة التي تريد الرد عليها
4. اضغط على "النماذج" وحدد النموذج الذي تريد استخدامه
5. قم بإجراء أي تعديلات على رسالة النموذج، ثم اضغط على "إرسال"