Настройване на шаблони, автоматични отговори и известия за съобщения

Можете да настроите шаблони за съобщения, автоматични отговори и да активирате известията за съобщения в Екстранет или приложението Pulse, за да спестите време и да предадете важна информация на вашите гости.

Само потребителски профили в Екстранет с администраторски права могат да добавят или редактират шаблони. Ако трябва да извършите подобни администраторски действия, моля, прегледайте тези допълнителни инструкции как да управлявате правата си за достъп. 

Прочетете повече

Какво има в тази статия

Настройване и планиране на шаблони

Шаблоните ви позволяват автоматично да споделяте важна информация с гостите.

Можете да ги настроите за всеки от тези ключови етапи в процеса на резервиране:

• Когато гостът прави резервация
• Три дни преди пристигане
• Една седмица преди пристигане
• В деня на пристигане
• Един ден преди пристигане
• Един ден преди заминаване

За да персонализирате шаблоните за съобщения, можете да включите текстови полета, които могат да бъдат попълнени с името на госта, времето за настаняване, името на мястото за настаняване и т.н.  Можете също така да добавите персонализирани отговори и прикачени файлове с изображения, за да им предоставите допълнителна информация. Ето как да настроите шаблони за съобщения:

1. Влезте в профила си в Екстранет или приложението Pulse.
2. Кликнете върху раздела „Място за настаняване“ в Екстранет или „Още“ в приложението Pulse и изберете „Предпочитания за съобщения“.
3. Изберете раздела „Шаблони за съобщения“ и след това кликнете върху бутона „Създаване на нов шаблон“.
4. Напишете своя шаблон за съобщение – за да ви улесним, създадохме предварително попълнени информационни блокове, които автоматично попълват данните за резервацията.
5. Потвърдете езика – можете да изберете допълнителен език за шаблона и да прикачите изображения.
6. Кликнете върху „Продължете“.
7. Попълнете „Име на шаблона“ и изберете „Тема за шаблона“.
8. Кликнете върху „Запазване на шаблона“, за да финализирате.

Можете да актуализирате или премахвате шаблони в раздела „Шаблони за съобщения“.

За да планирате съобщение за шаблон, изпълнете следните стъпки:

1. Влезте в профила си в Екстранет или приложението Pulse.
2. Кликнете върху меню „Място за настаняване“ и изберете „Предпочитания за съобщения“.
3. Отидете в раздела „Планиране на шаблони“ и кликнете върху бутона „Планирайте шаблон“.
4. Изберете кога искате да изпратите шаблон, след това изберете кой шаблон искате да изпратите от падащото меню. Ще видите и преглед на съобщението.
5. Кликнете върху „Добавете към планирането“, за да финализирате.

Винаги можете да следите кои шаблони за съобщения са изпратени на гостите, защото те автоматично ще се показват във входящата ви поща както в Екстранет, така и в приложението Pulse.

Важно:

Не забравяйте да използвате същото име, когато групирате шаблони с различни езикови опции. Това ни помага да съобразим езиковите предпочитания на госта в автоматизираното съобщение. Използваме езика по подразбиране, когато шаблонът не е наличен на предпочитания език на госта. Препоръчваме да използвате английски като език по подразбиране, освен ако мнозинството от гостите ви говорят различен език.

Създаване на автоматични отговори с шаблони

Автоматичните отговори са стандартни отговори, които можете да създадете, за да отговорите на често задавани въпроси относно например паркирането, настаняването, напускането и типовете легла и т.н. Те могат да ви спестят време и да създадат по-добри изживявания за гостите.

Опциите за автоматичен отговор са разделени на два типа отговори: „в рамките на вашата политика“ и „не са включени във вашата политика“. Първият тип отговор е автоматичното известие, изпратено до вашите гости, че искането им – което е било част от политиката ви за резервации – е получено. За да отговорите на заявки от втория тип, можете да настроите автоматизиран отговор със шаблони за съобщения и допълнителни условия, които ще бъдат изпратени на гости, обърнали се към вас с искания, които не са включени в стандартните ви политики.

За да настроите автоматични отговори, следвайте тези стъпки:

1. Влезте в профила си в Екстранет или Pulse
2. Кликнете върху меню „Място за настаняване“ и изберете „Предпочитания за съобщения“
3. Отидете в раздела „Автоматични отговори“ и изберете свързаните с темата „Настройки”
4. Поставете отметка в квадратчето до темата, за която искате да активирате автоматичен отговор
5. Изберете предпочитания от вас отговор
6. Кликнете върху „Избор на шаблон“, за да включите шаблон за съобщение във вашия автоматизиран отговор. Можете също да създадете нов шаблон
7. Кликнете върху „Запазване“, за да финализирате

Когато на гостите бъде изпратен автоматичен отговор, те ще го получат като имейл и съобщение в чата на Booking Асистент. Можете да проверите взаимодействието на гостите с автоматизираните съобщения във входящата ви поща в Екстранет или приложението Pulse и да им изпращате допълнителни съобщения, когато пожелаете. Можете също така автоматично да изпращате планирани шаблони на гостите, за да споделите информация в избрано от вас време.

Настройване на известия за съобщения

Можете да персонализирате видовете известия, които получавате от нас, за да управлявате по-добре резервациите си. Например, можем да ви изпратим текстово съобщение за резервации в последната минута, да ви изпратим имейл относно пристиганията и да ви уведомим, когато получите ново съобщение във входящата си поща.

За да контролирате настройките за известия, следвайте следните стъпки:

1. Влезте в профила си в Екстранет или приложението Pulse.
2. Кликнете върху „Акаунт“ и изберете „Настройки за известия“.
3. Изберете „Да“ или „Не“ за типа известия, за които искате да получавате сигнали. Когато кликнете върху „да“, ще се появи падащо меню и можете да посочите кога и как искате да получавате това известие.
4. Кликнете върху „Запазване“, за да финализирате.