Jak provádět změny u pokojů a ubytovacích jednotek

Aktualizováno před 3 měsíci
Uložit

Můžete provádět změny, například přidat, otevřít, zavřít a odstranit pokoje nebo ubytovací jednotky zobrazené na stránce ubytování, a nastavovat dostupnost pokojů v extranetu. Je důležité tyto informace udržovat aktuální, abyste maximalizovali viditelnost svého ubytování a vyhnuli se overbookingu.


Tento článek obsahuje:

Přidání pokoje nebo ubytovací jednotky do ubytování

Otevření nebo uzavření pokoje nebo ubytovací jednotky pro rezervace

Odstranění pokoje nebo ubytovací jednotky z ubytování


Přidání pokoje nebo ubytovací jednotky do ubytování

Nový pokoj nebo ubytovací jednotku můžete na naší platformě do svého ubytování přidat následovně:

  1. Přihlaste se do extranetu.
  2. Klikněte na Ubytovací zařízení a potom na Informace o pokojích nebo Informace o ubytovacích jednotkách.
  3. Klikněte na Vytvořit nový pokoj, Vytvořit nový apartmán nebo Přidat nové ubytovací zařízení.
  4. Zadejte údaje o novém pokoji nebo ubytovací jednotce a klikněte na Pokračovat.
  5. Pod novým pokojem nebo ubytovací jednotkou klikněte na Nahrát fotografie nebo na ikonu fotoaparátu a vyberte fotografie, které chcete přidat.

Nový pokoj nebo ubytovací jednotku ihned přidáme na stránku vašeho ubytování. Než si cestující budou moci pokoj nebo ubytovací jednotku rezervovat, budete je muset otevřít pro rezervace podle pokynů v další části tohoto článku.


Otevření nebo uzavření pokoje nebo ubytovací jednotky pro rezervace

V závislosti na typu zobrazení kalendáře, který používáte v extranetu, můžete otevřít nebo zavřít pokoj nebo ubytovací jednotku pro hosty, kteří si rezervují v určitém termínu. Podívejte se na obrázky níže, pomocí kterých se můžete seznámit s jednotlivými zobrazeními kalendáře. Pokud chcete přepnout na jiné zobrazení kalendáře, klikněte na rozbalovací pole s názvem zobrazení, které právě používáte, a pak vyberte zobrazení, na které chcete přepnout.

Lineární zobrazení kalendářeMěsíční zobrazení kalendáře
new_calendar_list_view_help
new_calendar_monthly_view

 

Lineární zobrazení kalendáře

Pokud používáte kalendář v lineárním zobrazení, otevřít nebo zavřít pokoj či ubytovací jednotku v určitém termínu můžete následovně:

  1. Přihlaste se do extranetu.
  2. Klikněte na Ceny a dostupnost a pak na Kalendář.
  3. Termíny, které se zobrazují zeleně, jsou momentálně otevřené a lze je rezervovat. Termíny, které se zobrazují červeně, jsou momentálně zavřené a nelze je rezervovat. V řádku Status pokoje vyberte u požadovaného pokoje nebo ubytovací jednotky termín, který chcete otevřít nebo zavřít.
  4. Po aktualizaci statusu se barva pole změní. Pokud není otevření nebo zavření pokoje či ubytovací jednotky možné, objeví se vyskakovací okno s dalšími informacemi. Postupujte podle pokynů v tomto okně a klikněte na Uložit. Aktualizace statusu je poté potvrzena změnou barvy pole.

Pokud chcete rychle otevřít nebo zavřít pokoje či ubytovací jednotky ve více termínech najednou, můžete použít funkci Hromadná úprava informací. Postupujte následovně:

  1. Přihlaste se do extranetu.
  2. Klikněte na Ceny a dostupnost a pak na Kalendář.
  3. U pokoje nebo ubytovací jednotky, které chcete otevřít či zavřít, klikněte na Hromadná úprava informací.
  4. Zadejte termín, ve kterém chcete pokoj nebo ubytovací jednotku otevřít či zavřít.
  5. Klikněte na Status pokoje a zaklikněte Otevřít pokoj nebo Uzavřít pokoj.
  6. Klikněte na tlačítko Uložit změny a nastavení hromadných úprav opusťte kliknutím na ikonu X pro zavření okna.

Pokud není možné v určitém termínu pokoj nebo ubytovací jednotku rezervovat a chcete zjistit proč, podívejte se, které z těchto označení je zobrazeno v poli Status pokoje v kalendáři:

  • Zavřeno – pokoj nebo ubytovací jednotku jste uzavřeli manuálně.
  • Žádná dostupnost – počet pokojů dostupných k prodeji jste nastavili na „0“.
  • Vyprodáno – prodali jste všechny nahrané pokoje nebo jednotky tohoto typu.
  • Není uvedena cena – zatím jste u daného pokoje nebo jednotky nenahráli žádné ceny.
  • Cena uzavřena – všechny cenové kategorie jsou uzavřeny nebo nejsou aktivní.
  • Více omezení – v rezervaci pokoje nebo jednotky brání kombinace výše uvedených možností.

Pokud chcete tyto problémy rychle vyřešit a pokoj nebo ubytovací jednotku znovu otevřít pro rezervace, klikněte na políčko Status pokoje. Otevře se vyskakovací okno s dalšími pokyny.

 

Měsíční zobrazení kalendáře

Pokud používáte kalendář v měsíčním zobrazení, otevřít nebo zavřít pokoj či ubytovací jednotku můžete následovně:

  1. Přihlaste se do extranetu.
  2. Klikněte na Ceny a dostupnost a pak na Kalendář.
  3. V rozbalovací nabídce vyberte pokoj nebo ubytovací jednotku, kterou chcete otevřít či zavřít.
  4. Zvolte termíny, ve kterých chcete tento pokoj nebo jednotku otevřít či zavřít, buď tažením ikony se třemi proužky v samotném kalendáři nebo zadáním termínů do polí Počáteční termín a Konečný termín.
  5. V sekci Otevřít nebo zavřít pro rezervace klikněte na Otevřeno pro rezervaci nebo Zavřeno.
  6. Klikněte na Uložit. Termíny otevřené pro rezervaci se v kalendáři zobrazují zeleně a uzavřené termíny, které nelze rezervovat, červeně.

Odstranění pokoje nebo ubytovací jednotky z ubytování

Pokud jste ve svém ubytování provedli změny a některé pokoje nebo ubytovací jednotky již nejsou k dispozici pro rezervaci, můžete je z naší platformy odstranit. Postup pro odstranění záleží na tom, zda máte nebo nemáte nadcházející rezervace daného pokoje nebo ubytovací jednotky.

Pokud pro daný pokoj nebo ubytovací jednotku nemáte žádné nadcházející rezervace, můžete ji odstranit pomocí následujícího postupu:

  1. Přihlaste se do extranetu.
  2. Klikněte na Ubytovací zařízení a potom na Informace o pokojích nebo Informace o ubytovacích jednotkách.
  3. Pod pokojem nebo ubytovací jednotkou, kterou chcete odstranit, klikněte na Smazat.
  4. Ve vyskakovacím okně klikněte na OK.

Pokud pro pokoje nebo ubytovací jednotky, které chcete odebrat, máte nadcházející rezervace, nebudete mít k dispozici možnost Smazat, ale pouze Upravit nebo Nahrát fotografie. Pokoj nebo ubytovací jednotku nebude možné trvale odstranit, dokud nebudou tyto rezervované pobyty uskutečněny a hosté neodjedou z ubytování. 

 

Pokud chcete zablokovat (budoucí) rezervace, musíte prostřednictvím kalendáře odebrat veškerou dostupnost pro daný typ pokoje, dokud nebudete moci tento typ pokoje také odstranit. Tady se dozvíte, jak zajistit, abyste neobdrželi žádnou další rezervaci tohoto pokoje nebo ubytovací jednotky: 

  1. Přihlaste se do extranetu.
  2. Klikněte na Ceny a dostupnost a pak na Kalendář.
  3. Pokud ještě nepoužíváte kalendář v lineárním zobrazení, klikněte na rozbalovací nabídku s aktuálním zobrazením kalendáře a vyberte Lineární zobrazení.
  4. U pokoje nebo ubytovací jednotky, které chcete zavřít, klikněte na Hromadná úprava informací.
  5. V poli „Od:“ zadejte dnešní datum a v poli „Do (včetně):“ zadejte datum, které následuje alespoň několik dní po datu odjezdu poslední nadcházející rezervace tohoto pokoje nebo jednotky.
  6. Klikněte na Status pokoje a zaklikněte Uzavřít pokoj.
  7. Klikněte na tlačítko Uložit změnynastavení hromadných úprav opusťte kliknutím na ikonu X pro zavření okna.

Až budou všechny nadcházející pobyty v tomto pokoji nebo ubytovací jednotce dokončeny, můžete pokoj nebo ubytovací jednotku trvale odstranit podle výše uvedeného postupu.

Pokud potřebujete ihned trvale odstranit pokoj nebo ubytovací jednotku, přestože pro ně máte nadcházející rezervace, zůstanou tyto rezervace nadále aktivní a hosty musíte ubytovat v pokoji nebo ubytovací jednotce stejného standardu. Tímto způsobem zajistíte, aby hosté měli s pobytem u vás dobrou zkušenost, což také obvykle znamená, že od těchto hostů obdržíte lepší hodnocení.

Vytvořili jste typ pokoje nebo ubytovací jednotky omylem nebo byl typ omylem duplikován, a proto v něm nelze uskutečnit pobyt? Musíte se spojit se svými hosty, informovat je o chybě a navrhnout alternativní řešení. Navrhujeme, abyste k tomu přistupovali stejně jako k overbookingu

Adding a room or unit to your property

Here’s how to add a new room or unit to your property on our platform:

  1. Log in to the extranet
  2. Click on Property and then click on Room details or Property layout
  3. Click on Create a new room, Create a new apartment or Create a new property
  4. Enter the details of the new room or unit and then click on Continue
  5. Under your new room or unit, click on Upload photos or the camera icon and select photos to add

We’ll add your new room or unit to your property page right away. Before travellers can book it, you’ll need to open it for bookings using the instructions in the next part of this article.


Opening or closing a room or unit for bookings

Depending on the kind of calendar view you use in the extranet, you can open or close a room or unit for travellers to book on specific dates. Reference the images below to understand the different calendar views, click on the drop-down box that displays the name of the view you’re currently using and then click on the view you want to switch to.

If you use the list view calendar, here’s how to open or close a room or unit for travellers to book on specific dates:

  1. Log in to the extranet.
  2. Click Rates & Availability or Calendar & Pricing and then on Calendar.
  3. Dates that appear in green are currently open and bookable, and dates that appear in red are currently closed and not bookable. Click on the Room status field for the date and room or unit you want to open or close.
  4. The colour of the field will change when the status is updated. If something is stopping you from opening or closing the room or unit, a popup window will appear containing more details. Follow the instructions in this popup window, then click on Save. The colour of the field will change to confirm that the status has been updated.

You can also use bulk editing to quickly open or close a room or unit for longer periods. Here’s how to do it:

  1. Log in to the extranet
  2. Click Rates & Availability or Calendar & Pricing and then on Calendar
  3. Click on Bulk edit next to the room or unit you want to open or close
  4. Enter the dates you want to open or close the room or unit for
  5. Click on Room status and click on Open room or Close room
  6. Click on Save changes and then click on X to leave the Bulk edit screen

If a room or unit isn’t bookable on a particular date and you want to find out why, check to see which of these labels is displayed in the Room status field on the calendar:

  • Closed – you’ve manually closed this room or unit
  • No inventory – you’ve entered ‘0’ for the number of rooms available to sell
  • Sold out – you’ve sold all of the rooms or units of this type that you loaded
  • Price missing – you haven’t loaded any prices for this room or unit yet
  • Rate closed – all of your Rate Plans are closed or inactive
  • Multiple blockers – a combination of these issues is stopping your room or unit from being bookable

To quickly resolve these issues and make your room or unit open and bookable again, click on the Room status field to open a popup window with more information.

Here’s how to open a room or unit for travellers to book if you use the monthly view calendar:

  1. Log in to the extranet.
  2. Click Rates & Availability or Calendar & Pricing and then on Calendar.
  3. In the drop-down box, click on room or unit you want to open or close.
  4. Select the dates you want to open and close this room or unit for, either by dragging the two three-lined icons on the calendar itself or by entering the dates into the Start date and End date fields.
  5. Under Open or close for bookings, click on Open or Closed.
  6. Click on Save

The dates you selected will turn green on the calendar to confirm they are now open and bookable, or red to confirm they are now closed and not bookable.

Deleting a room or unit from your property

If you've made changes to your property and some of your rooms or units are no longer available to book, you can delete them from our platform. What you need to do depends on whether or not you have any upcoming reservations for this room or unit.

Here’s how to delete a room or unit if you don’t have any upcoming reservations for it:

  1. Log in to the extranet
  2. Click on Property and then click on Room details or Property layout
  3. Under the room or unit you want to remove, click on Delete
  4. In the popup window, click on OK

If there are upcoming reservations for the room or unit you want to remove, you will not have the Delete option, only Edit or Upload photos. You won’t be able to permanently delete the room or unit until those reservations have been fulfilled and the guests checked out. 

 

In order to block (future) reservations, you must remove all availability for that room type via the Calendar until you can also delete the room type. Here’s what to do to make sure you don’t receive any more bookings for this room or unit: 

  1. Log in to the extranet.
  2. Click Rates & Availability or Calendar & Pricing and then on Calendar.
  3. If you’re not already using the list view calendar, switch to it by clicking on the drop-down box that displays the name of the view you’re currently using and then click on List view.
  4. Click on Bulk edit next to the room or unit you want to close.
  5. In the From field enter today’s date, and in the Up to and including field enter a date that’s at least a few days after the last check-out date for the upcoming reservations for this room or unit.
  6. Click on Room status and click on Close room.
  7. Click on Save changes and then click on X to leave the Bulk edit screen.

Once all of your upcoming reservations for this room or unit have been completed, you can permanently delete the room or unit by following steps mentioned above.

If you need to immediately and permanently delete a room or unit even though you have upcoming reservations for it, those reservations will remain active and you’ll need to accommodate those guests in a room or unit of the same standard. This will help you to make sure your guests have a good experience during their stay, and it usually means you’ll receive better reviews from those guests.

Have you created a room/unit type by mistake or it has been duplicated by mistake, hence a reservation cannot be fulfilled? You’ll need to connect with your guests to inform them about the mistake and propose an alternative solution, a suggestion would be to approach this as you would an overbooking

Přijde vám tento článek užitečný?