4 Tipps für eine reibungslose Kommunikation mit den Gästen vor der Anreise

Hier erfahren Sie, wie Sie eine Unterhaltung mit einem Hotelgast beginnen und wie Sie einen guten ersten Eindruck mit einer E-Mail vor der Anreise hinterlassen. Wir haben ein paar Tipps dazu gesammelt, wie Sie in der Gästekommunikation die richtigen Erwartungen wecken, wichtige Informationen teilen und eine durchweg gute Gästeerfahrung bieten.

Prüfen Sie Ihre Nachrichten-Einstellungen

1. Stellen Sie eine Willkommens-E-Mail ein

Gäste werden nicht immer während Ihrer Geschäftszeiten buchen, aber Sie können ihnen immer noch einen schönen Empfang bereiten, indem Sie eine automatische Willkommensnachricht in Ihrem Extranet einstellen. Sie können Ihre Nachricht so einfach und individuell gestalten, wie Sie wollen. Viele Partner helfen ihren Gästen dabei, ihre Reise zu planen, indem sie Informationen über Check-in-Zeiten, Wegbeschreibungen zur Unterkunft und Parksituation hinzufügen. Außerdem kann Ihre Nachricht bei jeder neuen Buchung automatisch verschickt werden, wenn Sie eine Nachrichtenvorlage erstellen.

2. Antworten Sie schnell auf Gästenachrichten

Eine schnelle Antwort ist Gästen oft Gold wert, denn sie räumt schnell Zweifel aus und kann sogar zu höheren Bewertungsergebnissen führen – was zukünftig andere Reisende zum Buchen animieren kann.

Wenn Sie automatische Antworten einstellen, um auf die am häufigsten gestellten Fragen zu antworten, schaffen Sie eine tolle Gästerfahrung – und sparen sich selbst Zeit.

Wenn eine Anfrage mit einer automatischen Antwort bearbeitet wird, erhält Ihr Gast eine E-Mail (oder eine Nachricht über den Booking-Assistent Chatbot), in der die Anfrage bestätigt, abgelehnt oder unter dem Vorbehalt der Verfügbarkeit bestätigt wird. Mit jeder Antwort können Sie Vorlagen mitschicken, die zusätzliche nützliche Informationen bieten.

Wenn Sie Ihre Unterkunft von unterwegs verwalten möchten, dann können Sie die Pulse App herunterladen und so Push-Benachrichtigungen erhalten und Gästen jederzeit und von überall antworten.

3. Mit Vorlagen Zeit sparen

Unsere Partner wissen, dass die meiste Kommunikation vor dem Aufenthalt sich um dieselben Themen dreht – Kosten für Parkplätze, Gepäckaufbewahrung, Weg zur Unterkunft etc.

Mit Nachrichtenvorlagen für häufig gestellte Fragen können Sie Zeit sparen und Ihren Gäste in nur wenigen Klicks antworten, indem Sie selbst erstellte Antworten abschicken, anstatt dieselbe Nachricht immer und immer wieder abzutippen.

Sie können sogar Bildanhänge verschicken, um Ihren Gästen zusätzliche Informationen zukommen zu lassen. Sobald Sie Ihre Vorlagen erstellt haben, müssen Sie nur noch eine auswählen und auf „Senden” klicken. Um die Sache noch weiter zu vereinfachen, können Sie Ihre Vorlagen im Extranet mit dem Namen des Gastes, der Check-in-Zeit, dem Unterkunftsnamen und mehr personalisieren.

4. Behalten Sie Ihr Bewertungsergebnis im Auge

Aus unseren Untersuchungen wissen wir, dass Gäste schnelle Antworten auf ihre Anfragen und Nachrichten sehr schätzen.

Um Ihnen dabei zu helfen, Ihren Gästen schnell zu antworten, zeigen wir die Antwortquote in Ihrem Extranet unter dem Bereich „Gästenachrichten” im Reiter „Postfach”.

Sie verbessern Ihre Antwortquote sowie die Gästeerfahrung, indem Sie Gästen so schnell wie möglich antworten. Außerdem haben wir festgestellt, dass Partner mit hohen Bewertungsergebnissen allgemein geringere Stornierungsraten und bessere Gästebewertungen haben.