Einrichten von Vorlagen, automatischen Antworten und Benachrichtigungen

Aktualisiert vor 2 Monaten | 6 Min. Lesezeit
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Um Zeit zu sparen und Ihren Gästen wichtige Informationen zu übermitteln, können Sie Nachrichtenvorlagen, automatische Antworten und Benachrichtigungen im Extranet oder der Pulse-App einrichten.

Nur Extranet-Nutzerkonten mit Administratorrechten können eine Vorlage hinzufügen oder bearbeiten. Wenn Sie solche Aktionen als Administrator ausführen müssen, lesen Sie bitte diese zusätzlichen Anweisungen zur Verwaltung Ihrer Zugriffsrechte. 

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Themen in diesem Artikel


Vorlagen einrichten und einplanen

Mit den Vorlagen können Sie wichtige Informationen automatisch an Ihre Gäste weitergeben.

Sie können sie für jeden dieser wichtigen Schritte im Buchungsprozess einrichten:

  • Wenn Gäste eine Buchung vornehmen
  • Drei Tage vor Anreise
  • Eine Woche vor Anreise
  • Am Tag der Anreise
  • Einen Tag vor Anreise
  • Einen Tag vor Abreise

Sie können Vorlagen personalisieren, indem Sie Platzhalter für den Namen Ihres Gastes, die Check-in-Zeit, den Namen der Unterkunft und mehr hinzufügen.  Sie können auch individuelle Antworten und Bilder als Anhang hinzufügen, um ihnen zusätzliche Informationen zur Verfügung zu stellen. So richten Sie Nachrichtenvorlagen ein:

  1. Melden Sie sich im Extranet oder in der Pulse-App an.
  2. Klicken Sie im Extranet auf Unterkunft oder Mehr in der Pulse-App und wählen Sie Kommunikationspräferenz.
  3. Wählen Sie Nachrichtenvorlagen und klicken Sie dann auf den Button Neue Vorlage erstellen.
  4. Schreiben Sie Ihre Nachrichtenvorlage. Um es Ihnen zu erleichtern, haben wir vorausgefüllte Informationsblöcke erstellt, die Buchungsinformationen automatisch ausfüllen.
  5. Bestätigen Sie die Sprache – Sie können eine zusätzliche Sprache für die Vorlage auswählen und Bilder anhängen.
  6. Klicken Sie auf Weiter.
  7. Geben Sie den Namen der Vorlage ein und wählen Sie das Thema der Vorlage.
  8. Klicken Sie auf Vorlage speichern, um den Vorgang abzuschließen.

Unter dem Reiter Nachrichtenvorlagen können Sie Vorlagen aktualisieren oder entfernen.

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Nachrichtenvorlage zu planen:

  1. Melden Sie sich im Extranet oder in der Pulse-App an.
  2. Klicken Sie auf Unterkunft und dann auf Kommunikationspräferenz.
  3. Gehen Sie auf den Reiter Vorlagenplaner und klicken Sie auf den Button Vorlage planen.
  4. Wählen Sie aus, wann Sie eine Vorlage senden möchten, und wählen Sie dann aus dem Dropdown-Menü aus, welche Vorlage Sie senden möchten. Sie sehen auch eine Vorschau der Nachricht.
  5. Klicken Sie auf Zum Zeitplan hinzufügen, um den Vorgang abzuschließen.

Sie können jederzeit verfolgen, welche Nachrichtenvorlagen an Gäste gesendet wurden, da sie sowohl im Extranet als auch in der Pulse-App automatisch in Ihrem Posteingang angezeigt werden.

Hinweis:

Achten Sie darauf, dass Sie denselben Namen verwenden, um Vorlagen mit verschiedenen Sprachoptionen zu gruppieren. Dies hilft uns, die Sprachpräferenz des Gastes in der automatischen Nachricht zu berücksichtigen. Wir verwenden die Standardsprache, wenn eine Vorlage nicht in der vom Gast bevorzugten Sprache verfügbar ist. Wir empfehlen, Englisch als Standardsprache zu verwenden, es sei denn, die Mehrheit Ihrer Gäste spricht eine andere Sprache.


Automatische Antworten mit Vorlagen erstellen

Automatische Antworten sind Standardantworten, die Sie einrichten können, um häufig gestellte Fragen zu Themen wie Parken, Ein- und Auschecken, Bettenarten usw. zu beantworten. Sie können Ihnen Zeit sparen und bessere Erlebnisse für Ihre Gäste schaffen.

Bei automatischen Antworten wird zwischen Antworten unterschieden, die im Rahmen Ihrer Richtlinien sind, und solchen, die nicht im Rahmen Ihrer Richtlinien sind. Wenn Ersteres zutrifft, wird eine automatische Antwort zur Annahme der Anfrage eines Gastes an diesen gesendet, sofern dies im Rahmen Ihrer Buchungsrichtlinie ist. Für Letzteres können Sie automatische Antworten mit Nachrichtenvorlagen und anderen Bedingungen kombinieren, um auf Gästeanfragen zu antworten, die nicht im Rahmen Ihrer normalen Richtlinie liegen.

Automatische Antworten richten Sie folgendermaßen ein:

  1. Melden Sie sich im Extranet oder in der Pulse-App an.
  2. Klicken Sie auf Unterkunft und dann auf Kommunikationspräferenz.
  3. Gehen Sie auf den Reiter Automatische Antworten und wählen Sie die Einstellungen für das Thema aus.
  4. Setzen Sie ein Häkchen neben dem Thema, für das Sie eine automatische Antwort aktivieren möchten.
  5. Wählen Sie Ihre bevorzugte Antwort.
  6. Klicken Sie auf Vorlage auswählen, um Ihrer automatischen Antwort eine Nachrichtenvorlage hinzuzufügen. Sie können auch eine neue Vorlage erstellen.
  7. Klicken Sie auf Speichern, um den Vorgang abzuschließen.

Wenn eine automatische Antwort an Gäste gesendet wird, erhalten sie diese als E-Mail und als Nachricht im Chat des Booking-Assistenten. Sie können die Interaktionen mit Gästen mit automatischen Nachrichten in Ihrem Extranet-Posteingang oder der Pulse-App überprüfen und ihnen jederzeit eine weitere Nachricht senden. Sie können eingeplante Vorlagen auch automatisch an Gäste senden, um Informationen zu einem Zeitpunkt Ihrer Wahl zu teilen.


Einrichten von Benachrichtigungen

Sie können die Arten von Benachrichtigungen, die Sie von uns erhalten, anpassen, um Ihre Buchungen besser verwalten zu können. Wir können Ihnen zum Beispiel eine SMS für Last-Minute-Buchungen schicken, Sie per E-Mail über Ankünfte informieren und Sie benachrichtigen, wenn Sie eine neue Nachricht in Ihrem Posteingang erhalten.

Gehen Sie wie folgt vor, um Ihre Benachrichtigungseinstellungen zu ändern:

  1. Melden Sie sich im Extranet oder in der Pulse-App an.
  2. Klicken Sie auf Konto und wählen Sie Benachrichtigungseinstellungen.
  3. Wählen Sie Ja oder Nein als Art der Benachrichtigungen aus, zu der Sie Benachrichtigungen erhalten möchten. Wenn Sie auf „Ja“ klicken, wird ein Dropdown-Menü angezeigt und Sie können angeben, wann und wie Sie diese Benachrichtigung erhalten möchten.
  4. Klicken Sie auf Speichern, um den Vorgang abzuschließen.

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