So gehen Sie bei einer Doppelbuchung vor

Wenn bei Ihnen eine Doppelbuchung eingeht, gehen Sie einfach wie folgt vor:

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overbookings flow chart

Zu den Abschnitten:


Manchmal kommt es zu Doppelbuchungen (auch Überbuchungen genannt). Wir werden Ihnen erklären, wie Sie in so einem Fall vorgehen müssen und wie Sie sie zukünftig vermeiden. Außerdem erfahren Sie, was zu Doppelbuchungen führt und inwiefern sie sich auf Ihr Geschäft und Ihre Gäste auswirken.

Bei einer Doppelbuchung sollten Sie die Situation für Ihre Gäste schnellstmöglich lösen. Wir empfehlen Ihnen dafür die folgenden Zeitrahmen:

  • Wenn Ihr Gast in den nächsten 24 Stunden anreist, sollten Sie sich innerhalb der nächsten 30 Minuten um die Doppelbuchung kümmern.
  • Wenn Ihr Gast in einem bis 7 Tagen anreist, sollten Sie sich innerhalb von 2 Stunden um die Doppelbuchung kümmern.
  • Wenn Ihr Gast erst in 8 oder mehr Tagen anreist, sollten Sie sich innerhalb der nächsten 24 Stunden um die Doppelbuchung kümmern.

Außerdem sind Sie für alle Kosten verantwortlich, die aufgrund einer Doppelbuchung auf den Gast zukommen. Mehr dazu erfahren Sie im Abschnitt zu den Kosten einer Doppelbuchung.


Was ist eine Doppelbuchung?

Bei einer Doppelbuchung werden mehrere Buchungen für dasselbe Zimmer im selben Zeitraum in Ihrer Unterkunft getätigt. Aus Statistiken wissen wir, dass 25% unserer Partner im ersten Jahr auf unserer Webseite eine Doppelbuchung erhalten. Wenn bei Ihnen bisher also noch keine Doppelbuchung eingegangen ist, lesen Sie sich am besten unsere Tipps durch, damit Sie genau wissen, was in dem Fall dann zu tun ist.


Sofortbuchung

Bei der Vermeidung von Doppelbuchungen sollten Sie beachten, dass, wenn ein Gast auf Booking.com einen Aufenthalt in Ihrer Unterkunft bucht, diese Buchung sofort bestätigt wird. Sie werden nicht zuerst gefragt, ob Sie die Buchung annehmen oder ablehnen möchten. Das macht die Buchungserfahrung für Ihre Gäste einfacher und es ist wahrscheinlicher, dass sie dann einen Aufenthalt in Ihrer Unterkunft buchen. Tatsächlich erhalten etwa 30% unserer Partner am ersten Tag, an dem sie auf Booking.com live sind, ihre erste Buchung.

Weiterer Artikel: Kann ich Buchungen stornieren?


Was führt zu Doppelbuchungen?

Gerade bei den ersten Einstellungen Ihrer Unterkunft können Fehler unterlaufen, welche dann zu Doppelbuchungen führen könnten. Das sind zwei der Hauptgründe für Doppelbuchungen:
  • Keine Synchronisierung der Verfügbarkeiten auf allen Kanälen

    Es kommt zu einer Doppelbuchung, wenn ein Gast Ihr Zimmer auf Booking.com bucht, dasselbe Zimmer für denselben Zeitraum aber noch auf anderen Plattformen verfügbar ist. Wenn ein anderer Gast genau dieses Zimmer auf einer dieser Plattformen bucht, haben Sie eine Doppelbuchung. Mehr Infos finden Sie in unserem Artikel, wie Sie einen Kalender exportieren und importieren können.
  • Inkorrekte Kalendereinstellung

    Auch die inkorrekte Einstellung Ihrer Verfügbarkeiten auf unserer Seite kann zu einer Doppelbuchung führen; wenn Sie zum Beispiel zwei Zimmer als verfügbar angeben, obwohl nur ein Zimmer verfügbar ist, und dann aber beide gebucht werden. Um das zu vermeiden, überprüfen Sie Ihre Verfügbarkeiten und Richtlinien immer ein zweites Mal, bevor Sie Ihre Unterkunft für Buchungen freischalten. Diese Einstellungen finden Sie hier.

Weitere Artikel:


Wie vermeide ich Doppelbuchungen?

Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie Doppelbuchungen vermeiden können.

  • Wenn Sie nicht immer Zeit haben, Ihre Buchungen auf dem Computer zu verwalten, empfehlen wir Ihnen, unsere Pulse-App auf Ihr mobiles Gerät herunterzuladen. Damit können Sie jederzeit und überall Ihre Buchungen verwalten und Ihre Verfügbarkeiten ändern.
  • Als neuer Partner sollten Sie sichergehen, dass Ihr Kalender aktualisiert ist, bevor Sie auf unserer Webseite live gehen. Denn ab dem Moment kann Ihre Unterkunft sofort gebucht werden.
  • Nach Erhalt einer Buchung sollten Sie Ihre Verfügbarkeiten auf all Ihren Plattformen aktualisieren, damit es gar nicht erst zu Doppelbuchungen kommen kann.
  • Wenn Sie iCal nutzen, werden Ihre Buchungen nicht in Echtzeit synchronisiert. Daher müssen Sie Ihre Kalender manuell synchronisieren. Sie sollten eine bidirektionale Verbindung herstellen und Ihre Kalender aktualisieren, bevor Ihre Unterkunft offen und buchbar ist.
  • Wenn Sie einen Channel Manager haben, sollten Ihre Verfügbarkeiten sich in Echtzeit synchronisieren, was die Wahrscheinlichkeit einer Doppelbuchung reduziert. Technische Probleme können jedoch zu Verzögerungen in der Synchronisierung führen. Deshalb ist es stets ratsam, alles noch einmal zu überprüfen. Erfahren Sie mehr über die Unterschiede zwischen iCal und Channel Managern in diesem Artikel.

Wie gehe ich bei Doppelbuchungen vor?

Bei einer Doppelbuchung sollten Sie schnell handeln, damit Ihr Gast nicht plötzlich ohne eine Unterkunft da steht.

Haben Sie noch weitere Zimmer mit demselben oder einem besseren Standard verfügbar?

Ja: Damit Ihr Gast dennoch eine großartige Erfahrung in Ihrer Unterkunft hat, ist es ratsam, ihn in einem dieser Zimmer ohne Zusatzkosten unterzubringen. Zudem empfehlen wir Ihnen, ihm alle Einrichtungen wie auch in seiner ursprünglichen Buchung bereitzustellen. Wenn der Gast also ein Zimmer mit Balkon gebucht hatte, sollten Sie versuchen, ihm das auch im neuen Zimmer zu bieten.

Um eine Buchung als Doppelbuchung zu melden, müssen Sie den Kundenservice kontaktieren. Die Nummer Ihres lokalen Kundenservices finden Sie im Postfach Ihres Extranets.

Nein: Damit Ihr Gast dennoch eine großartige Erfahrung in Ihrer Unterkunft hat, liegt es in Ihrer Verantwortung, ihm eine Unterkunft mit demselben oder einem besseren Standard zu finden und die Kosten zu tragen. Zudem empfehlen wir Ihnen, den Transport zur neuen Unterkunft zu organisieren. Andernfalls erhalten Sie vom Gast die Rechnung mit den Kosten, die Sie hinterher erstatten müssen. Sollte ein Gast in einer anderen Unterkunft unterkommen müssen, müssen Sie das unserem Kundenservice mitteilen, damit wir den Gast informieren können. Folgende Infos werden benötigt:

  • Vor- und Nachname des Gastes
  • Informationen zur neuen Unterkunft des Gastes
  • Seine Zimmerart in der neuen Unterkunft
  • Weitere wichtige Infos (z.B. Zusatzkosten, die der Gast bei Anreise möglicherweise zahlen muss)

Was passiert, wenn ich keine andere Unterkunft in der Nähe finden kann?

Rufen Sie unseren Kundenservice an. Das Team hilft Ihnen jederzeit gerne weiter. Wir werden unser Bestes geben, eine andere Unterkunft zum selben Preis zu finden. Falls uns das nicht gelingt, kommen Sie für alle Zusatzkosten auf, die aufgrund der Doppelbuchung auf den Gast zukommen (z.B. Preisdifferenz).


Kosten einer Doppelbuchung

Muss ich dafür dann Kommission zahlen?

Wenn Ihre Unterkunft erst weniger als 30 Tage auf Booking.com live ist oder Sie in den letzten 12 Monaten weniger als 4 Doppelbuchungen hatten, müssen Sie keine Kommission zahlen. Andernfalls muss Ihre Unterkunft Kommission auf die Buchung zahlen.

Kommen irgendwelche anderen Kosten auf mich zu?

Das kommt darauf an, was Sie Ihrem Gast bieten können. Wenn Sie ein anderes Zimmer oder eine andere Ferienwohnung derselben Kategorie (mit genau den gleichen oder sogar besseren Annehmlichkeiten) haben, dann müssen Sie für keine Kosten aufkommen. Sollten Sie dem Gast keine bessere Alternative bieten können, müssen Sie für ihn eine andere Unterkunft finden.

Folgende Kosten könnten eventuell auf Sie zukommen (von Fall zu Fall unterschiedlich):

  • Kosten der neuen Unterkunft
  • Kosten aufgrund des Unterkunftswechsels (z.B. jegliche Kosten im Zusammenhang mit dem Transport der Gäste zur neuen Unterkunft).

Wenn Sie uns über irgendwelche Umstände informieren möchten, können Sie uns jederzeit über Ihr Postfach kontaktieren oder Ihren lokalen Kundenservice anrufen.