Alles, was Sie über virtuelle Kreditkarten wissen müssen

Aktualisiert vor 4 Monaten | 5 Min. Lesezeit
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Virtuelle Kreditkarten sind temporäre, digitale Mastercards, die wir verwenden, um Zahlungen Ihrer Gäste auf unserer Plattform abzuwickeln. Sie funktionieren wie normale Kreditkarten, über die Sie Ihre garantierten Auszahlungen von uns erhalten. Sie sparen Ihnen auch Zeit, da Sie diese nicht vorautorisieren oder überprüfen müssen.


Themen in diesem Artikel


Wie virtuelle Kreditkarten funktionieren

Virtuelle Kreditkarten sind eine der Zahlungsoptionen, die wir anbieten, um den Buchungsprozess für Ihre Gäste zu vereinfachen. Wenn sich Gäste für eine Online-Zahlung entscheiden, können sie diese über ihre bevorzugte Zahlungsmethode vornehmen und wir laden diese Zahlung auf eine virtuelle Kreditkarte, die Sie später wie eine normale Kreditkarte belasten können.

Im Folgenden finden Sie einige Informationen darüber, wie wir Ihnen Zahlungen über virtuelle Kreditkarten zukommen lassen, wie Sie diese belasten können und wie lange sie gültig sind:

  • Sie erhalten die Zahlungen über Ihre virtuelle Kreditkarte im Extranet. Wir schicken Ihnen eine Benachrichtigung per E-Mail mit dem Aktivierungsdatum.
  • Je nach Aktivierungsdatum können Sie die virtuellen Kreditkartenangaben in Ihr Kassensystem eingeben und die virtuelle Kreditkarte wie jede andere Kreditkarte belasten, um Ihre Zahlung zu erhalten.
  • Alle virtuellen Kreditkarten haben ein Ablaufdatum und müssen innerhalb von 12 Monaten nach dem Check-out-Datum belastet werden. Wenn Sie diese Frist versäumen, verlieren Sie den Zugriff auf die Zahlung – wir schicken Ihnen Erinnerungen, um das zu vermeiden.
  • Für Buchungen, die am oder nach dem 1. November 2019 getätigt wurden, können Sie virtuelle Kreditkarten bis zu 12 Monate nach dem Check-out belasten.
  • Für Buchungen, die vor dem 1. November 2019 getätigt wurden, können Sie virtuelle Kreditkarten bis zu sechs Monate nach dem Check-out-Datum belasten. Die Gültigkeit kann jedoch um bis zu sechs Monate nach Ablauf der Gültigkeit der Karte verlängert werden.
  • Sie können alle aktivierten virtuellen Kreditkarten auf der Seite „Buchungsdetails“ sehen oder indem Sie auf Finanzen und dann auf Verwaltung der virtuellen Karten klicken – hier sehen Sie auch eine Liste aller virtuellen Kreditkarten, die belastet und erstattet werden können.
  • Für jede relevante Buchung, die Sie erhalten, bekommen Sie von uns eine neue virtuelle Kreditkartennummer.
  • Jede virtuelle Kreditkarte hat eine eigene Kartennummer, ein eigenes Ablaufdatum und einen eigenen CVC-Code. Diese werden nie mehrfach verwendet.  
  • Jede virtuelle Kreditkarte kann nur einmal pro Buchung genutzt werden.

Sobald eine virtuelle Kreditkarte aktiviert ist, können Sie die Angaben im Extranet ab dem Check-out-Datum 18 Monate (547 Tage) lang so oft ansehen, wie Sie möchten. Wir senden Ihnen wöchentlich per E-Mail eine Zusammenfassung mit allen auf virtuellen Kreditkarten verbleibenden Beträgen, die Ihnen zustehen.

Das Aktivierungsdatum für virtuelle Kreditkarten hängt von Ihrer Anspruchsberechtigung und der Art der Buchung ab. Weitere Informationen zum Aktivierungsdatum finden Sie in diesem Artikel.


Virtuelle Kreditkarten belasten

Um eine virtuelle Kreditkarte zu belasten, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Melden Sie sich im Extranet an und klicken Sie auf Buchungen.
  2. Klicken Sie auf den Namen des Gastes oder auf die Buchungsnummer.
  3. Klicken Sie auf Kreditkartendetails ansehen.
  4. Geben Sie die Angaben der virtuellen Kreditkarte in Ihr Kassensystem ein.
  5. Belasten Sie die Karte mit dem Zimmer- oder Wohneinheitspreis, den der Gast bezahlt hat.

Um auf Buchungen zugreifen zu können, müssen Sie mit Administrator-Zugang oder mit einem Konto mit entsprechenden Zugriffsrechten angemeldet sein.


Vorgehensweise bei Problemen mit dem Belasten virtueller Kreditkarten

Dies sind die häufigsten Probleme, die beim Belasten von virtuellen Kreditkarten vorkommen, und die entsprechenden Lösungen dafür:

  • Sollte die Karte noch nicht aktiviert sein, überprüfen Sie das Aktivierungsdatum im Extranet.
  • Wenn die Karte kein ausreichendes Guthaben aufweist, überprüfen Sie, ob der von Ihnen belastete Betrag nicht höher ist als der Zimmer- oder Wohneinheitspreis, und versuchen Sie es erneut. Beachten Sie bitte, dass bestimmte Gebühren und Steuern nicht im Preis enthalten sein könnten. Diese Gebühren werden in der Regel pro Person festgelegt, wie z.B. die Tourismusabgabe. Sie müssen diese direkt von den Gästen während des Aufenthalts einziehen. Den auf der virtuellen Kreditkarte verfügbaren Betrag und die Aufschlüsselung der Gebühren für jede Buchung finden Sie auf der Seite „Buchungsdetails“ im Extranet.
  • Überprüfen Sie, ob der CVC-Code und das Ablaufdatum, die Sie eingegeben haben, korrekt sind.
  • Wenn der Händler-Code Ihres Kassensystems ungültig ist, kontaktieren Sie Ihren Zahlungsanbieter, um Hilfe zu erhalten. Sie können unsere virtuellen Kreditkarten nur dann belasten, wenn Sie ein Händler sind, der als Unterkunftsanbieter registriert ist, aber Sie können Ihren Code bei Bedarf ändern.
  • Wenn eine Sicherheitssperre angezeigt wird, haben Sie zu viele Versuche unternommen, dieselbe Karte zu belasten. Versuchen Sie es in 24 Stunden erneut.

Eine genauere Erklärung zum Belasten virtueller Kreditkarten finden Sie in diesem Video-Tutorial.


Wie virtuelle Kreditkarten bei Stornierungen, Nichtanreisen und Änderungen funktionieren

Wenn eine Buchungen storniert oder geändert wird oder ein Gast nicht anreist und Sie für die Buchung noch Geld erhalten, senden wir Ihnen eine E-Mail mit aktualisierten Angaben einer virtuellen Kreditkarte, die Sie belasten können.

Falls Sie einem Gast sein Geld für eine Buchung zurückerstatten müssen, die über eine virtuelle Kreditkarte bezahlt wurde, müssen Sie die Rückerstattung auf die gleiche virtuelle Kreditkarte vornehmen, die wir Ihnen zur Verfügung gestellt haben. Das ist sogar noch möglich, wenn die virtuelle Kreditkarte schon abgelaufen ist. Geben Sie statt des Ablaufdatums der Karte einfach den aktuellen Monat ein. Wir geben Ihrem Gast dann das Geld zurück.

Weitere Informationen zu Erstattungen auf virtuelle Kreditkarten finden Sie in diesem Artikel.


Weitere Informationen zu Zahlungen

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