Rückerstattungen auf virtuelle Kreditkarten

Für Rückerstattungen auf virtuelle Kreditkarten bieten wir einen strukturierten Prozess von 60 bis 90 Tagen. Das Verfahren soll Ihnen Klarheit und Transparenz über Ihren Cashflow verschaffen und Ihnen genügend Zeit für die Verwaltung der Rückerstattungen lassen, um somit Rückbuchungen zu vermeiden.

Themen in diesem Artikel

Wenn Sie eine Rückerstattung auf eine virtuelle Kreditkarte vornehmen müssen

Sie müssen einen Betrag auf eine virtuelle Kreditkarte zurückerstatten, wenn Sie ihn wie in einer dieser zwei Situationen bereits abgebucht haben:

1. Sie haben bei der Stornierung oder Änderung einer Buchung oder bei Nichtanreise zugestimmt, die entsprechenden Gebühren zu erlassen.
2. Eine Buchung wurde aufgrund von Umständen höherer Gewalt storniert. In diesen Fällen sollten den Gästen keine Kosten oder Gebühren für Aufenthalte entstehen, die sie nicht wahrnehmen können, und wir verzichten auf alle Kommissionen für die entsprechenden Buchungen.

In beiden Fällen erstatten wir dem Gast sein Geld und Sie müssen den Betrag auf die virtuelle Kreditkarte zurückerstatten, die mit dieser Buchung verbunden ist.

Rückerstattung auf eine virtuelle Kreditkarte

Sie können den Betrag auf die virtuelle Kreditkarte genauso wie auf jede andere Kreditkarte zurückerstatten. Dazu gibt es im Extranet zwei Möglichkeiten.

Klicken Sie auf den Reiter Finanzen:

1. Melden Sie sich im Extranet an.
2. Klicken Sie auf Finanzen und dann auf Verwaltung der virtuellen Karten.
3. Klicken Sie auf Virtuelle Kreditkarten – Erstattung erforderlich, um alle virtuellen Kreditkarten, auf die Sie zurückerstatten müssen, zusammen mit dem Rückerstattungsgrund, der Rückerstattungsfrist und dem Rückerstattungsbetrag anzuzeigen.
4. Wählen Sie Kartenangaben ansehen und bearbeiten Sie die Rückerstattung über Ihr Kassensystem oder Ihr Kreditkartenlesegerät.

Über den Reiter Buchungen:

1. Melden Sie sich im Extranet an.
2. Klicken Sie auf Buchungen und wählen Sie dann eine Buchungsnummer, um die Buchungsdetails aufzurufen.
3. Wählen Sie Kartenangaben ansehen und geben Sie die Angaben der virtuellen Kreditkarte ein, um die Erstattung über Ihr Kassensystem oder Kreditkartenlesegerät abzuwickeln.

Das ist sogar noch möglich, wenn die virtuelle Kreditkarte schon abgelaufen ist. Geben Sie statt des Ablaufdatums der Karte einfach den aktuellen Monat ein. Wir geben Ihrem Gast das Geld zurück.

Wenn Sie Probleme mit der Rückerstattung über eine virtuelle Kreditkarte haben

Wenn Sie Probleme mit der Rückerstattung auf eine virtuelle Kreditkarte haben, müssen Sie sich an Ihren Zahlungsserviceanbieter wenden. Dieser kann herausfinden, was schiefgelaufen ist und das Problem lösen. Der Erstattungsprozess kann auch je nach Kassensystem oder Kreditkartenlesegerät unterschiedlich sein. Wir empfehlen Ihnen, sich mit Ihrer Bank oder Ihrem Finanzdienstleister in Verbindung zu setzen.

Hier sind einige typische Situationen, die zu Problemen führen können:

1. Ihr Kassensystem oder Kreditkartenlesegerät ist gesperrt. Die Hauptgründe für eine Sperrung sind:

• Sie haben die virtuelle Kreditkarte bereits in der Vergangenheit belastet. Jede virtuelle Kreditkarte kann nur einmal verwendet werden, danach sind die Transaktionsdaten für Ihr Kassensystem nicht mehr zugänglich.
• Der Betrag, den Sie zu erstatten versuchen, ist höher als das verfügbare Guthaben auf der virtuellen Kreditkarte.
• Ihr Anbieter hat Ihnen keine Berechtigung gegeben, virtuelle Kreditkarten zu erstatten

1. Es tritt ein unbekannter Fehler beim Kassensystem/Kreditkartenlesegerät auf.

• Wenn dies passiert und Ihr Zahlungsserviceanbieter Ihnen nicht weiterhelfen kann, versuchen Sie es bitte später oder am nächsten Tag erneut.

1. Sie haben momentan kein ausreichendes Guthaben.

• Für die Erstattung virtueller Kreditkarten steht Ihnen eine Frist von 60 bis 90 Tagen zur Verfügung. Bitte stellen Sie sicher, dass Ihr Konto vor dem Fälligkeitsdatum ausreichend gedeckt ist, um eine Rückbuchung zu vermeiden.

Wenn Sie eine virtuelle Kreditkarte nicht rechtzeitig erstatten, erheben wir eine Rückbuchung, um die ausständigen Beträge einzuziehen.

Eine Rückerstattung auf eine virtuelle Kreditkarte beanstanden

Sie müssen eine virtuelle Kreditkarte zurückerstatten, wenn eine Buchung storniert oder geändert wurde und wir dem Gast die Kosten erstattet haben. Daher muss der Betrag, den wir Ihnen mit einer virtuellen Kreditkarte bezahlt haben, zurückerstattet werden, um eine Rückbuchung zu vermeiden. Wenn Sie mit einer Rückerstattung nicht einverstanden sind, können Sie sich jederzeit an Ihr zuständiges Support-Team wenden und um Hilfe bitten.

Was ist, wenn Sie einem Gast eine direkte Erstattung geleistet haben?

Der Grund, warum wir Sie um die Rückerstattung einer virtuellen Kreditkarte bitten, ist, weil wir dem Gast bereits eine Rückerstattung gewährt haben. Wenn Sie einem Gast das Geld zurückerstattet haben, bitten Sie ihn bitte, den Betrag an Sie zurückzuzahlen, da er sonst eine doppelte Rückerstattung erhält. Sie müssen dennoch über die virtuelle Kreditkarte eine Rückerstattung an uns veranlassen, um eine Rückbuchung zu vermeiden.

Was passiert, wenn Sie keine Rückerstattung auf eine virtuelle Kreditkarte leisten?

Wir senden Ihnen Erinnerungen für zwei bis drei Monate, die virtuelle Kreditkarte zu erstatten, nachdem wir für einen Gast eine Rückerstattung veranlasst haben. Wenn Sie dies nicht rechtzeitig oder nicht in vollem Umfang tun, werden wir eine Rückbuchung vornehmen, um die uns geschuldeten Beträge einzuziehen.

Sie können auch Ihre Berechtigung verlieren, virtuelle Kreditkarten für zukünftige Buchungen vor dem Check-in-Datum zu belasten.

Was ist eine Rückbuchung?

Eine Rückbuchung liegt vor, wenn eine Kredit- oder Debitkartenabbuchung von einer autorisierten Bank storniert wird. Dieses Verfahren dient der Beilegung von Streitigkeiten zwischen Händlern und Verbrauchern. 

Wenn eine Bank einen Rückbuchungsantrag genehmigt, erstattet sie dem Karteninhaber – in diesem Fall uns – den ursprünglichen Betrag. Wir leiten eine Rückbuchung ein, wenn wir einem Gast die Kosten erstattet haben, Sie uns aber die mit der Buchung verbundene virtuelle Kreditkarte nicht rechtzeitig erstattet haben. Vor der Durchführung einer Rückbuchung werden wir Ihnen vorher zwei Erinnerungen per E-Mail zusenden.

Wie ist der zeitliche Ablauf einer Rückbuchung?

Sobald wir einem Gast sein Geld zurückerstattet hat, erhalten Sie eine E-Mail mit Anweisungen zur Rückerstattung des Betrags auf die virtuelle Kreditkarte, die der jeweiligen Buchung zugeordnet ist. Sie haben 60 bis 90 Tage Zeit, die Rückerstattung zu verwalten. Während dieser Zeit senden wir Ihnen zwei Erinnerungs-E-Mails.

Hier ist eine Aufschlüsselung dessen, was Sie erhalten werden:

• Am Tag der Rückerstattung an den Gast: Sie erhalten eine E-Mail mit der Bestätigung, dass die Rückerstattung an den Gast erfolgt ist, sowie Einzelheiten zur Rückerstattung der entsprechenden virtuellen Kreditkarte.
• Erste Erinnerung: Am dritten Tag des Folgemonats senden wir Ihnen eine Erinnerungs-E-Mail mit allen Details, die Sie zur Bearbeitung dieser Rückerstattungen benötigen. 
• Zweite Erinnerung: Am 15. des Monats nach der ersten Erinnerung senden wir Ihnen eine Übersicht der ausstehenden Erstattungen mit der Bitte, diese zu bearbeiten, um Rückbuchungen zu vermeiden. 
• Beginn des Rückbuchungsverfahrens: Am 30. desselben Monats übermitteln wir unserem Kreditkartenunternehmen und dem Zahlungsserviceanbieter die Angaben zu den ausstehenden Erstattungen, damit das Rückbuchungsverfahren eingeleitet werden kann.

Zusätzliche Gebühren von Rückbuchungen

Zur Deckung der Kosten einer Rückbuchung berechnet Ihnen ein Zahlungsserviceanbieter für gewöhnlich eine Gebühr. Je nachdem, was für eine Zahlungseinstellung Sie haben, kann diese Gebühr variieren. Um diese zusätzliche Gebühr zu vermeiden, empfehlen wir, virtuelle Kreditkarten innerhalb des angegebenen Fälligkeitsdatums zu erstatten.

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