4 συμβουλές για εύκολη επικοινωνία με τους επισκέπτες πριν τη διαμονή τους

Μάθετε πώς να ξεκινήσετε τη συζήτηση με κάποιον επισκέπτη και κάντε καλή πρώτη εντύπωση στέλνοντας ένα email πριν την άφιξη. Συγκεντρώσαμε ορισμένες συμβουλές σχετικά με το πώς να μιλάτε στους επισκέπτες ώστε να γνωρίζουν τι να περιμένουν, να τους δίνετε σημαντικές πληροφορίες και να τους προσφέρετε συνεχώς μια πολύ καλή εμπειρία επισκέπτη.

Ελέγξτε τις ρυθμίσεις μηνυμάτων σας

1. Δημιουργήστε email καλωσορίσματος

Οι επισκέπτες μπορεί να μην κάνουν πάντα κρατήσεις στη διάρκεια των ωρών εργασίας σας, αλλά μπορείτε να τους καλωσορίζετε ανά πάσα στιγμή, δημιουργώντας ένα αυτοματοποιημένο μήνυμα καλωσορίσματος στο extranet σας.

Μπορείτε να κάνετε το μήνυμά σας όσο πιο απλό ή προσωπικό θέλετε. Πολλοί συνεργάτες θέλουν να βοηθήσουν τους επισκέπτες να σχεδιάσουν το ταξίδι τους, αναφέροντας πληροφορίες σχετικά με το ωράριο check-in, οδηγίες για να φτάσουν στο κατάλυμα και πληροφορίες για το πάρκινγκ. Επίσης αν ορίσετε ένα προγραμματισμένο πρότυπο μηνύματος, το μήνυμά σας θα στέλνεται αυτόματα κάθε φορά που κάποιος κάνει μια νέα κράτηση.

2. Απαντήστε γρήγορα στα μηνύματα επισκεπτών

Μια γρήγορη απάντηση σημαίνει πολλά για τον επισκέπτη. Απαντώντας άμεσα, οι επισκέπτες καθησυχάζονται και μπορεί να αφήσουν και καλύτερα σχόλια, επηρεάζοντας έτσι άλλους επισκέπτες που θα κάνουν κράτηση στο μέλλον.

Μπορείτε να προσφέρετε μία εξαιρετική εμπειρία στους επισκέπτες σας, καθώς και να εξοικονομήσετε χρόνο, αν δημιουργήσετε αυτόματες απαντήσεις για τις πιο συχνές ερωτήσεις επισκεπτών.

Όταν χρησιμοποιούνται οι αυτόματες απαντήσεις για τη διαχείριση κάποιου αιτήματος, ο επισκέπτης λαμβάνει ένα email (ή μήνυμα μέσω της αυτοματοποιημένης συνομιλίας Booking Assistant) που επιβεβαιώνει αν το αίτημά τους έγινε δεκτό, απορρίφθηκε ή εξαρτάται από τη διαθεσιμότητα. Με κάθε τέτοια απάντηση, μπορείτε να συμπεριλάβετε πρότυπα μηνυμάτων στα οποία μπορείτε να δίνετε επιπλέον πληροφορίες που ίσως χρειάζονται.

Αν θέλετε να διαχειρίζεστε το κατάλυμά σας από όπου κι αν βρίσκεστε, μπορείτε να κατεβάσετε την εφαρμογή Pulse για να λαμβάνετε ειδοποιήσεις και να απαντάτε στους επισκέπτες όποτε θέλετε, όπου κι αν είστε.

3. Εξοικονομήστε χρόνο με πρότυπα μηνυμάτων

Οι συνεργάτες μας λένε συχνά ότι οι περισσότερες ερωτήσεις που δέχονται πριν την άφιξη αφορούν τα ίδια θέματα: χρέωση πάρκινγκ, χώρο φύλαξης αποσκευών, πώς να έρθουν στο κατάλυμα κ.λπ.

Αν δημιουργήσετε πρότυπα μηνυμάτων για τις πιο συχνές ερωτήσεις, μπορείτε να εξοικονομείτε χρόνο και να απαντάτε στους επισκέπτες σας σε λίγα μόνο κλικ, στέλνοντας προσαρμοσμένες απαντήσεις, αντί να πληκτρολογείτε το ίδιο ξανά και ξανά.

Μπορείτε να συμπεριλάβετε και συνημμένες εικόνες για να δώσετε περισσότερες πληροφορίες στους επισκέπτες. Μόλις ετοιμάσετε τα πρότυπά σας, το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να επιλέξετε αυτό που θέλετε και να πατήσετε το «Αποστολή». Για να σας διευκολύνουμε ακόμη περισσότερο, μπορείτε να εξατομικεύσετε τα πρότυπά σας προσθέτοντας αυτόματα στοιχεία όπως ονοματεπώνυμο επισκέπτη, ώρα check-in, όνομα καταλύματος και πολλά ακόμη.

4. Παρακολουθήστε το Ποσοστό απαντήσεών σας

Έρευνες μας έχουν δείξει ότι οι επισκέπτες εκτιμούν τις γρήγορες απαντήσεις στα αιτήματα και μηνύματά τους.

Για να σας βοηθήσουμε να βεβαιωθείτε ότι απαντάτε στους επισκέπτες γρήγορα, σας εμφανίζουμε το Ποσοστό απαντήσεων στην καρτέλα «Μηνύματα» του extranet, κάτω από την ενότητα «Μηνύματα πελατών».

Απαντώντας στους επισκέπτες το συντομότερο δυνατό, θα βελτιώσετε το Ποσοστό απαντήσεών σας καθώς και τη συνολική εμπειρία των επισκεπτών. Επιπλέον, παρατηρούμε ότι οι συνεργάτες με υψηλό ποσοστό τείνουν να έχουν χαμηλότερα ποσοστά ακυρώσεων και ψηλότερη βαθμολογία σχολίων.