¿Cómo y cuándo hago un reembolso a una tarjeta de crédito virtual?

Updated hace 2 meses

Ofrecemos un proceso guiado de 60 a 90 días para reembolsos de tarjetas de crédito virtuales. De esta manera, te damos tiempo para administrar reembolsos que se adapten a tu forma de trabajar. Este proceso se diseñó para darte claridad y transparencia pero, por sobre todo, para ofrecerte tiempo suficiente para cumplir con tu obligación de reembolso a fin de evitar reclamos de devolución.

¿Cuándo tengo que hacer un reembolso a una tarjeta de crédito virtual?

Los reembolsos a las tarjetas de crédito virtuales son necesarios cuando ya procesaste un cargo en alguna de estas dos situaciones:

  1. Si aceptaste no cobrar los cargos correspondientes en caso de que se cancele o modifique una reserva o en caso de que el huésped no se presente.
  2. Si una reserva se cancela debido a una situación de fuerza mayor. En estos casos, los huéspedes no deben pagar ningún costo ni cargo por cualquier estadía que no hayan podido completar, y Booking.com no va a cobrar la comisión de dichas reservas.

En cualquiera de estas dos situaciones, Booking.com va a devolverle el importe en cuestión a los huéspedes y vos vas a tener que hacer el reembolso correspondiente a la tarjeta de crédito virtual asociada a la reserva.

¿Cómo hago un reembolso a una tarjeta de crédito virtual?

El reembolso a las tarjetas de crédito virtuales se hace de la misma manera que a cualquier otra tarjeta de crédito.

Hay dos secciones de la extranet desde donde acceder a los datos de las tarjetas de crédito virtuales y realizar un reembolso:

  • En la sección Administración, hacé clic en Gestión de tarjetas virtuales para ver un listado de las tarjetas virtuales a reembolsar. Vas a ver el motivo, plazo y monto de reembolso de cada tarjeta de crédito virtual. Seleccioná Ver datos de la tarjeta y procesá el reembolso usando tu terminal POS o terminal de tarjetas de crédito.  
  • En la sección Reservas, hacé clic en el número de reserva para acceder a la información y procesar el reembolso usando tu terminal POS o terminal de tarjetas de crédito.  

Nota: se puede hacer un reembolso a una tarjeta de crédito virtual incluso si ya venció. Si la fecha de vencimiento ya pasó, podés ingresar el mes actual como fecha de vencimiento de la tarjeta.

Según la terminal POS o terminal de tarjetas de crédito que tengas, algunos detalles sobre cómo procesar las tarjetas de crédito virtuales pueden variar. Si tenés problemas para realizar el reembolso a la tarjeta de crédito virtual, te sugerimos que te pongas en contacto con tu banco o institución financiera.

¿Qué puedo hacer si tengo problemas para reembolsar una tarjeta de crédito virtual (VCC)?

Si estás teniendo problemas para reembolsar una tarjeta de crédito virtual, vas a tener que ponerte en contacto con tu proveedor de servicios de pago (PSP) para averiguar qué pasó y resolver el problema.

Importante: si no reembolsás la tarjeta de crédito virtual en tiempo y forma, vamos a tener que iniciar una solicitud de devolución para recuperar los fondos que correspondan.

Estas son algunas de las situaciones más comunes que pueden causar problemas con el reembolso de tarjetas virtuales:  

  1. Tu terminal POS o terminal de tarjetas de crédito está bloqueada

    Las principales razones por las que puede estar bloqueada pueden ser las siguientes:

    • Le procesaste un cargo a la tarjeta de crédito virtual en el pasado y ya no se puede acceder a la información de la transacción a través de tu máquina POS.
    • Ya alcanzaste el límite de saldo disponible para hacer el reembolso a la tarjeta de crédito virtual.
    • Tu proveedor no te permite hacer reembolsos a tarjetas de crédito virtuales.
  2. Te aparece un error no identificado en tu terminal POS o terminal de tarjetas de crédito.

    Si estás teniendo problemas para hacer un reembolso a una tarjeta de crédito virtual y tu proveedor de servicios de pago no puede proporcionarte información útil, volvé a intentarlo más tarde o al día siguiente.

  3. No tenés fondos suficientes

    Vas a tener un periodo de gracia para hacer el reembolso a una tarjeta virtual. Asegurate de tener fondos en tu cuenta para hacer el reembolso a la tarjeta de crédito virtual antes de esta fecha y así evitar una solicitud de devolución. 

¿Qué pasa si no acepto hacer el reembolso a la tarjeta de crédito virtual?

El reembolso a la tarjeta de crédito virtual es necesario porque la reserva se canceló o modificó y Booking.com le hizo un reembolso al huésped. Por lo tanto, los fondos de la tarjeta de crédito virtual deben devolverse a Booking.com para evitar una solicitud de devolución. Si no estás de acuerdo con la cancelación o la modificación, siempre podés ponerte en contacto con tu equipo de soporte local.

¿Qué pasa si le hice el reembolso al huésped directamente?

El motivo por el que se te pide que hagas el reembolso a la tarjeta de crédito virtual es que Booking.com ya le hizo el reembolso al huésped. Para evitar una solicitud de devolución, igual vas a tener que hacer el reembolso a la tarjeta virtual. Si vos ya le hiciste el reembolso al huésped, solicitale que te devuelva los fondos para que no reciba un doble reembolso. 

¿Qué pasa si no hago el reembolso a la tarjeta de crédito virtual?

En caso de que tengas que hacer un reembolso a una tarjeta de crédito virtual, te vamos a enviar recordatorios. Los vas a recibir durante un periodo de 2 a 3 meses después de que le hayamos hecho la devolución al huésped. 

Te pedimos que gestiones los reembolsos a las tarjetas de crédito virtuales dentro de los plazos estipulados. De lo contrario, vamos a tener que iniciar una solicitud de devolución para recuperar los fondos.

¿Qué es una solicitud de devolución?

Se trata de la devolución que autoriza un banco de los fondos que ya se cobraron a una tarjeta de crédito. Es el procedimiento implementado por los bancos para ayudar a resolver disputas entre los comercios y los consumidores. 

Una vez que el banco aprueba la solicitud de devolución, le reembolsa el importe original al titular de la tarjeta (Booking.com en este caso). 

Es posible que le enviemos al banco una solicitud de devolución si ya le devolvimos el dinero al huésped en tu nombre, pero vos todavía no hiciste el reembolso en la tarjeta de crédito virtual asociada a la reserva. Te vamos a enviar dos recordatorios por e-mail antes de iniciar cualquier solicitud de devolución. 

¿Cómo son los tiempos del proceso de solicitud de devolución?

Una vez que Booking.com le haya hecho la devolución al huésped, vas a recibir un e-mail con las instrucciones para que hagas el reembolso a la tarjeta de crédito virtual asociada a la reserva. Durante un plazo de 2 a 3 meses, vas a recibir otros recordatorios por e-mail.

Cuando se le hace un reembolso a un huésped, el proceso es el siguiente: 

  • Día en que se le hace el reembolso al huésped: Vas a recibir un e-mail con la confirmación de que se procesó el reembolso del huésped. Te pedimos que hagas el reembolso en la tarjeta de crédito virtual asociada con dicha reserva.
  • Primer recordatorio: Si no pudiste procesar el reembolso a la tarjeta de crédito virtual antes del tercer día del mes siguiente, te vamos a enviar un recordatorio por e-mail con toda la información necesaria para que lo hagas. 
  • Segundo recordatorio: El día 15 del mes siguiente, te vamos a enviar un resumen final de los reembolsos pendientes y una solicitud para que los proceses lo antes posible a fin de evitar reclamos de devolución. 
  • Inicio del reclamo de devolución: El día 30 del mismo mes, le vamos a enviar la información de los reembolsos pendientes a nuestro proveedor de tarjeta de crédito para iniciar el reclamo de devolución.

Esperamos que este proceso guiado y transparente de 60 a 90 días de duración te de el tiempo suficiente para administrar los reembolsos de forma que se adapten a tu forma de trabajar. 

¿Hay cargos adicionales asociados a los reclamos de devolución?

Cuando se le hace un reembolso a un huésped que pagó online, vos tenés que hacer un reembolso a la tarjeta de crédito virtual correspondiente dentro de un plazo específico. Cuando no se realiza a tiempo, Booking.com tiene que iniciar un reclamo de devolución para recuperar los fondos, dado que ya le vamos a haber devuelto el dinero al huésped en tu nombre.

Para cubrir los costos del reclamo de devolución, los proveedores de servicios de pago por lo general cobran un cargo. Los cargos varían según la configuración de pago que tengas. Para evitar estos cargos, te recomendamos que hagas los reembolsos a las tarjetas de crédito virtuales dentro del plazo estipulado. Para tal fin, te vamos a enviar recordatorios con las fechas límites para gestionar los reembolsos. 

¿Querés más información sobre las tarjetas de crédito virtuales o los Pagos online?

Enterate cómo funcionan los Pagos Online, leé las preguntas frecuentes sobre Pagos o conocé más acerca de cómo procesar cargos a tarjetas de crédito virtuales  

 

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