Cómo reembolsar tarjetas de crédito virtuales

Ofrecemos un proceso guiado de 60 a 90 días para reembolsos de tarjetas de crédito virtuales. Este proceso te permite tener más claridad y transparencia sobre tu flujo de caja. Además, te brinda tiempo suficiente para gestionar los reembolsos y así evitar devoluciones de cargos.

Contenido del artículo

Cuándo tenés que reembolsar una tarjeta de crédito virtual

Los reembolsos a las tarjetas de crédito virtuales son necesarios cuando ya procesaste un cargo en alguna de estas dos situaciones:

1. Si aceptaste no cobrar los cargos correspondientes cuando una reserva se cancela o modifica o cuando el huésped no se presenta.
2. Si una reserva se cancela debido a una situación de fuerza mayor. En estos casos, el huésped no debe pagar ningún costo o cargo por la estadía que no puede completar, y no vamos a cobrar la comisión de dicha reserva.

En ambos casos, le devolvemos el dinero al huésped y vos vas a tener que hacer un reembolso a la tarjeta de crédito virtual asociada a la reserva.

Cómo reembolsar una tarjeta de crédito virtual

El reembolso a una tarjeta de crédito virtual se hace de la misma manera que a cualquier otra tarjeta de crédito. Hay dos formas de hacerlo en la extranet.

Desde la pestaña Administración:

1. Iniciá sesión en la extranet.
2. Hacé clic en Administración y después en Gestión de tarjetas virtuales.
3. Hacé clic en Tarjetas virtuales pendientes de reembolso para ver todas las tarjetas que tenés que reembolsar, junto con el motivo, la fecha límite y el importe del reembolso.
4. Seleccioná Ver datos de la tarjeta y procesá el reembolso usando tu terminal de punto de venta (POS) o lectora de tarjetas de crédito.

Desde la pestaña Reservas:

1. Iniciá sesión en la extranet.
2. Hacé clic en Reservas y seleccioná un número de reserva para ver los datos.
3. Seleccioná Ver datos de la tarjeta e ingresá los datos de la tarjeta de crédito virtual para procesar el reembolso usando tu terminal de punto de venta (POS) o lectora de tarjetas de crédito.

Las tarjetas de crédito virtuales se pueden reembolsar incluso si ya vencieron. Solo tenés que indicar el mes en curso como fecha de vencimiento de la tarjeta. Le vamos a devolver el dinero a tu huésped.

Qué tenés que hacer si tenés problemas para reembolsar una tarjeta de crédito virtual

Si estás teniendo problemas para reembolsar una tarjeta de crédito virtual, es posible que tengas que ponerte en contacto con tu proveedor de servicios de pago (PSP) para averiguar qué pasó y resolver el problema. El proceso del reembolso puede variar en función de cada terminal POS o lectora de tarjeta de crédito. En caso de necesitar asistencia, te recomendamos contactar a tu banco o entidad financiera.

Estas son algunas de las situaciones más comunes que pueden causar problemas:

1. Tu terminal POS o lectora de tarjetas de crédito está bloqueada. Las razones principales de los bloqueos son:

• Ya cobraste la tarjeta de crédito virtual anteriormente. Cada tarjeta de crédito virtual solo se puede usar una vez. Después, tu terminal POS ya no puede acceder a la información de la transacción.
• El importe que estás intentando reembolsar es superior al saldo disponible en la tarjeta.
• Tu proveedor no te permite hacer reembolsos a tarjetas de crédito virtuales.

1. Te aparece un error desconocido en tu terminal POS o lectora de tarjetas de crédito.

• Si ocurre esto y tu proveedor de servicios de pago no te ofrece información útil, volvé a intentarlo más tarde o al día siguiente.

1. No tenés fondos suficientes en este momento.

• Tenés un periodo de gracia de 60 a 90 días para reembolsar las tarjetas de crédito virtuales. Asegurate de tener fondos suficientes en tu cuenta antes de la fecha límite para evitar una devolución de cargos.

Si no reembolsás una tarjeta virtual a tiempo, vamos a iniciar un proceso de devolución de cargos para recuperar los fondos perdidos.

Cómo rechazar una solicitud de reembolso a una tarjeta de crédito virtual

Cuando se cancela o modifica una reserva y le hicimos un reembolso al huésped, tenés que reembolsar la tarjeta de crédito virtual. Por lo tanto, el importe que te pagamos usando una tarjeta de crédito virtual se tiene que devolver para evitar un proceso de devolución de cargos. Si no estás de acuerdo con el reembolso, podés contactar al equipo de soporte local para solicitar asistencia.

Qué hacer si le hiciste el reembolso directamente al huésped

El motivo por el que te pedimos que reembolses una tarjeta de crédito virtual es porque ya le hicimos un reembolso al huésped. Si le hiciste un reembolso al huésped directamente, pedile que te devuelva el importe o, de lo contrario, va a recibir dos reembolsos. Tenés que reembolsar la tarjeta de crédito virtual para evitar una devolución de cargos.

Qué pasa si no reembolsás una tarjeta de crédito virtual

Te vamos a enviar recordatorios para que reembolses una tarjeta de crédito virtual durante dos o tres meses después de que le hayamos hecho un reembolso a un huésped. Si no hacés el reembolso completo o dentro del plazo estipulado, vamos a iniciar un proceso de devolución de cargos para recuperar los fondos que nos corresponden.

También es posible que dejes de cumplir con los requisitos para cobrar las tarjetas de crédito virtuales de futuras reservas antes de la fecha de check-in.

Qué es una devolución de cargos

Las devoluciones de cargos se producen cuando una entidad bancaria autorizada revierte un cargo en una tarjeta de crédito o débito. Este procedimiento se implementa para resolver disputas entre los comercios y los consumidores. 

Cuando un banco aprueba la solicitud de devolución, le reembolsa el importe original al titular de la tarjeta, en este caso nuestra empresa. Vamos a iniciar un proceso de devolución de cargos si le hicimos un reembolso a un huésped, pero vos no reembolsaste a tiempo la tarjeta de crédito virtual asociada a la reserva. Te vamos a enviar dos recordatorios por e-mail antes de iniciar cualquier solicitud de devolución.

Cómo son los tiempos del proceso de devolución de cargos

Una vez que le hayamos devuelto el dinero al huésped, vas a recibir un e-mail con las instrucciones para reembolsar la tarjeta de crédito virtual asociada a la reserva. Tenés un periodo de 60 a 90 días para gestionar el reembolso. Durante este tiempo, te vamos a enviar dos recordatorios por e-mail.

Este es un resumen de los recordatorios que vas a recibir:

• Día en el que el huésped recibe el reembolso: vas a recibir un e-mail que confirma que se le hizo el reembolso al huésped, junto con los datos del reembolso de la tarjeta de crédito virtual asociada.
• Primer recordatorio: el tercer día del mes siguiente, te vamos a enviar un recordatorio por e-mail con toda la información que necesitás para procesar estos reembolsos. 
• Segundo recordatorio: el día 15 del mes siguiente al envío del primer recordatorio, te vamos a mandar un resumen de los reembolsos pendientes con una solicitud para que los proceses y así evitar devoluciones de cargos. 
• Inicio del procedimiento de devolución de cargos: el día 30 de ese mismo mes, le vamos a enviar los datos de los reembolsos pendientes a nuestra empresa de tarjetas de crédito y al proveedor de servicios de pago para iniciar el procedimiento de devolución de cargos.

Cargos adicionales asociados a las solicitudes de devolución

Los proveedores de servicios de pago suelen aplicar un cargo por procesar las devoluciones de cargos. El importe varía según la configuración de pago que tengas. Para evitar incurrir en cargos adicionales, te recomendamos que reembolses las tarjetas de crédito virtuales dentro del plazo especificado.

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