Cómo hacer un reembolso en una tarjeta de crédito virtual

Ofrecemos un proceso guiado de 60 a 90 días para hacer reembolsos en las tarjetas de crédito virtuales. Este proceso te permite tener más claridad y transparencia sobre tu flujo de efectivo, y te brinda el tiempo suficiente para gestionar los reembolsos y así evitar las devoluciones de cargos.

Contenido del artículo

Cuándo hacer un reembolso en una tarjeta de crédito virtual

Tendrás que hacer un reembolso en una tarjeta de crédito virtual si ya has realizado un cargo en alguna de estas dos situaciones:

1. Has aceptado eliminar el cargo aplicable cuando una reserva se cancela o se modifica, o cuando se produce un no presentado.
2. Una reserva se ha cancelado debido a una situación de fuerza mayor. En estos casos, los clientes no deberían abonar ningún gasto o cargo por estancias que no hayan podido realizar y eliminaremos todas las comisiones de las reservas correspondientes.

En ambos casos, devolveremos el dinero al cliente y tú tendrás que reembolsar el importe en la misma tarjeta de crédito virtual asociada a la reserva.

Cómo hacer un reembolso en una tarjeta de crédito virtual

Puedes hacer un reembolso en una tarjeta de crédito virtual como harías con cualquier otra tarjeta. Hay dos formas de hacerlo en la extranet.

En la pestaña Administración:

1. Inicia sesión en la extranet
2. Haz clic en Administración y, luego, en Gestión de las tarjetas virtuales
3. Haz clic en Tarjetas virtuales pendientes de reembolso para ver aquellas en las que tienes que hacer un reembolso, junto con el motivo, la fecha límite y el importe de este
4. Haz clic en Ver datos de la tarjeta y procesa el reembolso con tu terminal punto de venta (TPV) o datáfono

En la pestaña de Reservas:

1. Inicia sesión en la extranet
2. Haz clic en Reservas y selecciona un número de reserva para ver los datos
3. Haz clic en Ver datos de la tarjeta e introduce los datos de la tarjeta de crédito virtual para procesar el reembolso con tu TPV o datáfono

Puedes hacer un reembolso en una tarjeta de crédito virtual incluso si está caducada. Solo tienes que indicar el mes en curso como fecha de caducidad. Nosotros le devolveremos el dinero a tu cliente.

Qué hacer si surge un problema al hacer un reembolso en una tarjeta de crédito virtual

Si tienes problemas para hacer un reembolso en una tarjeta de crédito virtual, quizá tengas que ponerte en contacto con el proveedor de tus servicios de pago (PSP) para saber qué ha sucedido y resolver el problema. El proceso de reembolso puede variar en función de cada TPV o datáfono. Te recomendamos contactar con tu banco o entidad financiera si necesitas ayuda.

Estas son algunas de las situaciones que pueden causar problemas:

1. El TPV o datáfono está bloqueado. Las principales razones de los bloqueos son:

• Ya has hecho un cargo en la tarjeta de crédito virtual antes. Las tarjetas virtuales solo pueden usarse una vez. Después, tu TPV ya no podrá acceder a la información de la transacción.
• El importe que estás intentando reembolsar es superior al saldo disponible en la tarjeta de crédito virtual.
• Tu proveedor no te permite hacer reembolsos en tarjetas de crédito virtuales.

1. Te llega un mensaje de error de TPV o datáfono desconocido.

• Si esto ocurre y tu proveedor de servicios de pago no te ofrece información útil, vuelve a intentarlo más tarde o al día siguiente.

1. No tienes fondos suficientes en este momento.

• Tienes un periodo de gracia de 60 a 90 días para hacer reembolsos en las tarjetas de crédito virtuales. Asegúrate de que tienes fondos suficientes en tu cuenta antes de la fecha límite para evitar una devolución de cargos.

Si no haces el reembolso en la tarjeta de crédito virtual a tiempo, iniciaremos una devolución de cargos para recuperar los fondos perdidos.

Cómo reclamar el reembolso de una tarjeta de crédito virtual

Cuando se cancele o se modifique una reserva y nosotros le hayamos hecho el reembolso al cliente, tú tendrás que hacer un reembolso en la tarjeta de crédito virtual. Tienes que devolvernos el importe que te pagamos con una tarjeta de crédito virtual para evitar una devolución de cargos. Si no estás de acuerdo con un reembolso, puedes ponerte en contacto con tu equipo de asistencia local para pedir ayuda.

Qué ocurre si le has hecho un reembolso directamente al cliente

El motivo por el que te pedimos que hagas un reembolso en una tarjeta de crédito virtual es que nosotros ya hemos hecho el reembolso al cliente. Si tú le has hecho un reembolso al cliente directamente, pídele que te devuelva el importe o, de lo contrario, lo recibirá dos veces. Tienes que hacernos el reembolso en la tarjeta de crédito virtual para evitar una devolución de cargos.

Qué ocurre si no haces el reembolso en una tarjeta de crédito virtual

Te enviaremos recordatorios para que hagas el reembolso en la tarjeta de crédito virtual entre dos y tres meses después de que nosotros hayamos hecho el reembolso al cliente. Si no lo haces a tiempo o por completo, iniciaremos un procedimiento de devolución de cargos para recuperar el importe pendiente.

También es posible que dejes de cumplir los requisitos para cobrar las tarjetas de crédito virtuales de futuras reservas antes de la fecha de check-in.

Qué es un procedimiento de devolución de cargos

Las devoluciones de cargos se producen cuando una entidad bancaria autorizada revierte un cargo en una tarjeta de crédito o débito. Este procedimiento se pone en práctica para resolver disputas entre comercios y consumidores. 

Cuando un banco aprueba la petición de devolución de un cargo, devuelve el importe original al titular de la tarjeta que, en este caso, es Booking.com. Iniciaremos un procedimiento de devolución de cargos si le hemos hecho el reembolso al cliente, pero tú no nos has reembolsado a tiempo la tarjeta de crédito virtual asociada a la reserva. Te enviaremos dos e-mails de recordatorio antes de iniciar cualquier procedimiento de devolución.

Cuáles son los plazos para los procedimientos de devolución de cargos

Una vez que hayamos devuelto el dinero a un cliente, recibirás un e-mail con instrucciones para hacer el reembolso en la tarjeta de crédito virtual asociada a su reserva. Tienes un plazo de 60 a 90 días para gestionar el reembolso. Durante este tiempo, te enviaremos dos e-mails de recordatorio.

Aquí tienes una lista de lo que recibirás:

• Día del reembolso al cliente: recibirás un e-mail confirmando que se le ha hecho el reembolso al cliente, junto con los datos para reembolsar la tarjeta de crédito virtual asociada.
• Primer recordatorio: el tercer día del mes siguiente, te enviaremos un e-mail de recordatorio con todos los detalles que necesitas para procesar estos reembolsos. 
• Segundo recordatorio: el día 15 del mes siguiente al primer recordatorio, te enviaremos un resumen de los reembolsos pendientes con una solicitud para procesarlos y evitar devoluciones de cargos. 
• Inicio del procedimiento de devolución de un cargo: el día 30 de ese mismo mes, enviaremos los datos de los reembolsos pendientes a nuestra empresa de tarjetas de crédito y al PSP para iniciar el procedimiento de devolución del cargo.

Cargos adicionales de las devoluciones de cargos

Los proveedores de servicios de pago suelen aplicar un cargo por procesar las devoluciones de cargos. Este varía en función de la configuración de pagos que tengas. Para evitar incurrir en cargos adicionales, te recomendamos que hagas los reembolsos de las tarjetas de crédito virtuales dentro del plazo especificado.

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