Reservas Smart Flex: Preguntas frecuentes

Las reservas Smart Flex se basan en los datos de demanda de Booking.com. Usamos estos datos a diario para saber cuándo y a quién ofrecer unas condiciones de cancelación flexibles. Así maximizamos las probabilidades de que consigas reservas que no se cancelen. Por este motivo, es posible que no empieces a recibir reservas Smart Flex inmediatamente después de unirte al programa.

Cuando recibas una reserva Smart Flex, podrás encontrarla buscando la etiqueta Smart Flex en la página de Reservas de la extranet o en la página de Reservas de la app Pulse. Si usas un channel manager o un sistema de gestión de alojamientos, puedes identificar las reservas Smart Flex en el campo de las condiciones de cancelación o en la sección de comentarios y notas.

Las reservas Smart Flex funcionan igual que cualquier otra reserva que recibas. La única diferencia es que las reservas Smart Flex tienen un periodo de cancelación ampliado.

Aun así, hemos añadido información adicional en la extranet para que puedas comprender mejor todo lo relacionado con las reservas Smart Flex que recibas. Si quieres más información, echa un vistazo a este vídeo (puedes usar los subtítulos para verlo en tu idioma).

Nota: Nos aseguraremos de que recibas reservas Smart Flex mostrándolas cuando nuestros datos indiquen que hay más probabilidad de que el cliente se aloje según lo planeado. Cuando recibas reservas Smart Flex, mira los datos actualizados en la página de Datos de la reserva, en la extranet, para asegurarte de que sabes cuáles son las condiciones de cancelación actualizadas.

Las condiciones de cancelación de las reservas Smart Flex están en la página de Reservas de la extranet. Haz clic en el número de la reserva Smart Flex correspondiente y, a continuación, baja hasta la sección Condiciones.

Si un cliente cancela una reserva Smart Flex durante el periodo de cancelación Smart Flex, empezaremos a buscar otro cliente para sustituirlo inmediatamente, siempre que la habitación siga estando disponible y se pueda reservar.

Primero, intentaremos volver a vender todas las noches canceladas a la vez. Si el nuevo cliente solo reserva algunas de las noches canceladas y otras no, intentaremos volver a vender las noches restantes. Para aumentar las probabilidades de encontrar otro cliente, te recomendamos que elimines las restricciones.

Mientras buscamos un cliente que sustituya al original, es posible que recibas un impulso en el ranking o que usemos algunos incentivos de precios para que tu alojamiento resulte más atractivo y animar a la comunidad viajera a reservar contigo. En esos casos, nosotros asumiremos los costes y tú no tendrás que ofrecer ningún descuento por tu parte.

Si finalmente no logramos encontrar a otro cliente, te compensaremos según tus condiciones de cancelación originales.

Cuando hayamos encontrado un cliente para sustituir al original, verás esa reserva como si fuera una reserva nueva. Puedes tratarla como cualquier otra reserva.

La reserva de sustitución también estará vinculada a la reserva Smart Flex original. En la extranet, podrás ver el número de reserva actualizado en la página Datos de la reserva de la reserva Smart Flex cancelada. Si usas un channel manager o un sistema de gestión de alojamientos, puedes ver la misma información en la sección de comentarios y notas.

Si prevemos causas de fuerza mayor, dejaremos de ofrecer cancelación gratis a los clientes con el programa de Reservas Smart Flex. Así evitamos que se hagan reservas con mayor probabilidad de cancelación. Por ejemplo, si se anuncia un nuevo confinamiento debido a la pandemia, ya no ofreceremos a los clientes la opción de cancelación gratis con el programa de Reservas Smart Flex. De acuerdo con las condiciones generales relativas a las cancelaciones por fuerza mayor, no nos hacemos responsables de encontrar otra persona para las reservas Smart Flex existentes.

En caso de que cancele durante el periodo de cancelación gratis original, no se aplica el periodo de cancelación gratis extra del programa de Reservas Smart Flex. Por lo tanto, es como cualquier otra cancelación, se sigue el mismo proceso que con el resto de las reservas, y Booking.com no se encarga de buscar otra persona.

La mayoría de las veces, con el programa Smart Flex se encuentran clientes que no cancelan sus reservas y, en estos casos, no hay que hacer nada. Sin embargo, si se cancela una reserva Smart Flex, tienes que asegurarte de que la habitación sigue abierta y disponible, y de que no tiene restricciones (por ejemplo, duración mínima de la estancia). Esto aumenta nuestras probabilidades de encontrar a otra persona. Si no has hecho esto y no encontramos a un cliente que sustituya al original debido a estas limitaciones, no podremos compensarte por esta reserva.

Encontrarás instrucciones claras para gestionar las reservas Smart Flex aquí (Sección 2).

Para encontrar otro cliente, buscamos noche por noche. Si la habitación sigue disponible y se puede reservar, primero intentaremos volver a vender a la vez todas las noches canceladas. Si el nuevo cliente solo reserva una parte de las noches canceladas, seguiremos intentando vender las noches restantes. En esta situación, eliminar cualquier restricción de duración mínima de la estancia que hayas aplicado aumentará la probabilidad de encontrar otro cliente.

Si recibes tus pagos mediante tarjetas de crédito virtuales o por transferencia bancaria, el proceso funciona como normalmente. Puedes ver los datos de pago en la página de Datos de la reserva de la extranet.

Si recibes tus pagos haciendo un cargo en la tarjeta de crédito de los clientes, deberías validar la tarjeta en cuanto acabe el periodo de cancelación. Si es válida y los datos de la reserva no cambian, puedes hacer el cargo en la tarjeta durante el check-in o el check-out del cliente, como harías normalmente. Si no es válida, debes informarnos lo antes posible para que empecemos a buscar otro cliente que sustituya al original otra vez.

Recuerda que cobraremos comisión en todas las reservas que te supongan ingresos, como haríamos normalmente.

La información de pago de las reservas Smart Flex está en la página de Datos de la reserva de la extranet. En la sección Resumen de las habitaciones Smart Flex, puedes ver a quién y cuándo cobrar la reserva.

Cuando un cliente cancela su reserva durante el periodo de cancelación gratis de Smart Flex, tienes que mantener la habitación abierta, disponible y sin restricciones. Si lo has hecho y aun así no logramos encontrar a otro cliente, te compensaremos según tus condiciones de cancelación originales. 

Si normalmente recibes tus pagos mediante tarjetas de crédito virtuales, después de la fecha de la estancia original de la reserva cancelada activaremos una tarjeta de crédito virtual para pagarte. Puedes ver los datos de la tarjeta de crédito virtual en la página de Datos de la reserva de la extranet, en tu channel manager o en tu sistema de gestión de alojamientos.

Si normalmente recibes los pagos mediante transferencia bancaria, también haremos este pago por transferencia bancaria. Recibirás el pago según tu calendario de pagos habitual.

Los cargos en tarjetas de crédito virtuales de una reserva Smart Flex se hacen igual que en el resto de las reservas. Para saber más sobre cómo hacer un cargo en una tarjeta de crédito virtual, puedes leer este artículo.

Tienes que comprobar todas las tarjetas de crédito de los clientes, como haces habitualmente, cuando acaba el periodo de cancelación. Si no es válida, infórmanos de ello lo antes posible. 

Si necesitas hacer un cargo en la tarjeta de crédito de un cliente por su reserva, podrás acceder a los datos de la tarjeta de crédito cuando acabe el periodo de cancelación Smart Flex. Y deberías comprobarla de inmediato. Si no es válida, tienes que cancelar la reserva y marcar la tarjeta como no válida. Si no haces esto en un plazo de 48 horas, te arriesgas a que no encontremos otro cliente o a que solo lo encontremos para una parte de la reserva. Para saber cómo marcar tarjetas de crédito como no válidas, puedes leer este artículo.

Cuando recibes una reserva Smart Flex, puedes identificarla mirando el campo de las condiciones de cancelación en tu channel manager o PMS. Si no hubiera ningún campo para las condiciones de cancelación, puedes buscar las palabras Reserva Smart Flex en la sección de comentarios y notas.

Como hacemos normalmente, incluiremos información sobre las reservas Smart Flex en los mensajes de confirmación, modificación y cancelación que te enviemos. Todos estos mensajes contendrán las palabras Reserva Smart Flex para que puedas reconocerlos fácilmente.

Para asegurarte de que siempre ves los datos completos de cada reserva, también te recomendamos que consultes regularmente la página Reservas de la extranet.

En este caso, enviaremos un mensaje de cancelación a tu channel manager o PMS. Para ver los detalles, busca las palabras Reserva Smart Flex en el campo de la descripción de la habitación o en la sección de comentarios y notas en tu channel manager o PMS.

Empezaremos a buscar un cliente que sustituya al original inmediatamente, siempre que la habitación siga disponible y se pueda reservar. Primero, intentaremos volver a vender a la vez todas las noches canceladas. Si el nuevo cliente solo reserva algunas de las noches canceladas y otras no, intentaremos volver a vender las noches restantes. Debes asegurarte de eliminar cualquier restricción, como la duración mínima de la estancia, para maximizar las probabilidades de encontrar otro cliente. Cuando hayamos encontrado un cliente para sustituir al original, verás esa reserva como si fuera una reserva nueva. En los datos de la reserva, estarán las palabras Reserva Smart Flex.

Si no logramos encontrar a otro cliente, aunque las habitaciones estén abiertas y disponibles y no tengan restricciones, te compensaremos según tus condiciones de cancelación originales.

Si el cliente paga su reserva con tarjeta de crédito, cuando acabe el periodo de cancelación Smart Flex, te enviaremos un mensaje de modificación para pedirte que compruebes y valides los datos de la tarjeta de crédito.

Si recibes tus pagos mediante tarjetas de crédito virtuales o por transferencia bancaria, el proceso funciona como normalmente.

Puedes hacerlo de la misma forma que con otras reservas. Si quieres más información, echa un vistazo a la sección "Channel Manager: tarjeta de crédito" de esta página.

Para participar en el programa, inicia sesión en la extranet, haz clic en Oportunidades y, a continuación, ve a Programa de Reservas Smart Flex.

Si tu alojamiento no está en la Francia metropolitana, Guyana Francesa, Mayotte, Martinica, Guadalupe, San Pedro y Miquelón o Reunión, te unirás al programa de Reservas Smart Flex automáticamente.

Entendemos que este programa puede no ajustarse a las necesidades de tu alojamiento ahora mismo. Si quieres dejar de participar en él, tienes dos opciones:

Si quieres dejar de usar el programa de Reservas Smart Flex temporalmente, puedes dejar de participar en él durante hasta tres meses. Una vez que acabe este periodo de baja temporal, volverás a entrar en el programa automáticamente.

Si quieres dejar de usar las Reservas Smart Flex durante más de tres meses, puedes darte de baja definitivamente.

Para dejar el programa tanto de forma temporal como definitiva, inicia sesión en la extranet, haz clic en Oportunidades y, a continuación, haz clic en Programa de Reservas Smart Flex. Haz clic en el enlace para abandonar el programa, en la parte inferior de la página, y selecciona De forma indefinida o el número de meses que querrías dejarlo y haz clic en Guardar.

Nota: Si te das de baja de los Pagos mediante Booking.com, también te daremos de baja del programa de Reservas Smart Flex. Si más tarde vuelves a los Pagos mediante Booking.com, volveremos a darte de alta en el programa de Reservas Smart Flex automáticamente.