4 consejos para una buena comunicación con los clientes antes de su estancia

Descubre cómo iniciar una conversación con un cliente y causar una buena impresión con un e-mail previo a su llegada. Te presentamos algunos consejos que puedes tener en cuenta a la hora de comunicarte con tus clientes para crear las expectativas adecuadas, compartir información básica y garantizar una fantástica experiencia de principio a fin.

Echa un vistazo a la configuración de tus mensajes

1. Crea un mensaje de bienvenida

Los clientes no siempre reservan durante tus horas de trabajo, pero puedes darles la bienvenida igualmente: solo tienes que configurar un mensaje automático en la extranet.

Este mensaje puede ser tan sencillo o personalizado como tú quieras. Hay a quien le gusta ayudar al cliente a organizar su visita proporcionando información sobre el horario de check-in, la dirección del alojamiento y el parking. Además, al crear y programar una plantilla, tu mensaje se enviará automáticamente cada vez que recibas una nueva reserva.

2. Responde con rapidez a los mensajes de los clientes

Una rápida respuesta cuenta mucho para los clientes, los tranquiliza y puede contribuir a que valoren tu alojamiento con una puntuación más alta, lo que a su vez animará a otros viajeros a reservar en el futuro.

Si configuras respuestas automáticas para contestar a sus preguntas más frecuentes, no solo ahorrarás tiempo, sino que también mejorarás la experiencia del cliente.

Cuando una solicitud se procesa con una respuesta automática, el cliente recibe un e-mail (o un mensaje del chatbot Booking Assistant) que le informa de si la solicitud ha sido aprobada, rechazada o está sujeta a disponibilidad. En cada una de estas respuestas puedes incluir plantillas de mensajes para proporcionar cualquier información adicional que creas necesaria.

Si quieres gestionar tu alojamiento sobre la marcha, puedes descargar la app Pulse para recibir notificaciones push y contestar a tus clientes donde sea y cuando quieras.

3. Ahorra tiempo con las plantillas

Nuestros colaboradores suelen decirnos que gran parte de la comunicación previa a la llegada del cliente se refiere a los mismos temas: coste del parking, guardaequipaje, cómo llegar al alojamiento, etc.

Crear plantillas de mensajes para las preguntas más frecuentes es una buena forma de ahorrar tiempo y contestar a tus clientes en un par de clics con una respuesta personalizada, en lugar de escribir lo mismo una y otra vez.

Incluso puedes adjuntar imágenes para proporcionar información adicional a los clientes. Una vez configuradas las plantillas, solo tienes que seleccionar una y hacer clic en Enviar. Para simplificarlo todavía más, también puedes personalizar tus plantillas en la extranet añadiendo marcadores para el nombre del cliente, la hora de entrada, el nombre del alojamiento y mucho más.

4. Controla tu porcentaje de respuesta

Los estudios revelan que los clientes aprecian verdaderamente que se les responda con rapidez a sus mensajes y peticiones.

Para asegurarte de que estás respondiendo a los clientes con la rapidez suficiente, hemos incluido tu porcentaje de respuesta en la sección de Mensajes de los clientes, que encontrarás en la pestaña de Bandeja de entrada de la extranet.

Al responder a tus clientes lo antes posible, mejorarás tu porcentaje de respuesta y su experiencia global. Es más, hemos visto que los colaboradores que tienen un elevado porcentaje de respuesta tienden a tener un porcentaje de cancelación más bajo y una puntuación de comentarios más alta.