Condiciones de cancelación, depósito y pago por adelantado

Información clara para tus clientes. Ingresos garantizados para ti.

Las cancelaciones son inevitables en el sector de la hostelería. Por mucho que planifiquen el viaje los clientes, siempre pueden ocurrir imprevistos que acaben afectando a sus reservas. En estos casos, es tan importante que ellos sepan qué esperar como que tú no pierdas ingresos.

Para que tus clientes sepan qué cargos se les harán y cuándo, te recomendamos que configures las condiciones de cancelación, depósito y pago por adelantado que más convengan a tu alojamiento. Esto no solo evitará sorpresas a tus clientes, sino que también servirá para que no pierdas ingresos innecesariamente.

Configurar las condiciones en la extranet es ahora más fácil que nunca. Todos los posibles escenarios de cancelación y pago están ya previstos, así que lo único que tienes que hacer es responder a unas cuantas preguntas clave para establecer las condiciones que más te convengan.

¿Cuáles son las condiciones disponibles?

  • Condiciones de cancelación

Informan a los clientes de si pueden cancelar la reserva sin cargos y, en caso de que así sea, hasta cuándo. En general, recomendamos permitir cancelar gratis hasta uno o dos días antes del check-in. También puedes elegir condiciones no reembolsables, con las que los clientes no recuperan el dinero si cancelan.

 

  • Condiciones de depósito y pago por adelantado

Informan a los clientes de si se les cobrará algo antes de su llegada y, en caso de que sí, qué se les cobrará y cuándo. 

Condiciones de depósito y pago por adelantado

Además de establecer tus condiciones de cancelación, puedes solicitar:

 

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Un depósito

Los clientes pagan una cierta cantidad por adelantado, normalmente mediante transferencia bancaria, que recuperarán si cancelan antes de que termine el periodo (flexible) de cancelación gratis. Sin embargo, si cancelan a partir de ese momento, no recuperarán el depósito, lo que supone una garantía para ti.

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Un pago por adelantado

Durante el proceso de reserva, los clientes pagan una parte con tarjeta, normalmente, la primera noche. El pago por adelantado se utiliza habitualmente para las reservas no reembolsables o parcialmente reembolsables, por lo que si el cliente cancela, no recupera el importe pagado.

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Una preautorización

Bloqueas una determinada cantidad para comprobar que la tarjeta del cliente es válida, pero la totalidad de la reserva se cobra más tarde. Puedes bloquear esta cantidad a modo de garantía, por si el cliente no se presenta, o simplemente devolverla al cliente de inmediato.

¿Por qué las condiciones de cancelación y pago por adelantado son buenas para tu negocio?

Garantizan tus ingresos

Si el cliente cancela, tienes esta garantía.

Reducen las cancelaciones

Cuando los clientes saben qué esperar, es menos probable que cancelen.

Ajustan las expectativas de los clientes a la realidad

Si explicas tus condiciones con claridad, es menos probable que los clientes se lleven una sorpresa que afecte negativamente a su experiencia.

Cómo funciona: resumen

Puedes consultar tus condiciones en la extranet, haciendo clic en "Condiciones", en la pestaña de "Establecimiento".

En el apartado de "Condiciones de cancelación", puedes elegir entre condiciones completamente flexibles o personalizadas, e incluso asignar condiciones diferentes a distintos tipos de habitación.  

- Condiciones completamente flexibles: los clientes solo pagarán cuando se alojen y pueden cancelar gratis durante el periodo que elijas antes del check-in.

- Condiciones personalizadas: tú eliges cuánto tiempo antes del check-in se puede cancelar gratis y cuánto pagará el cliente si cancela a partir de ese momento. También puedes solicitar un pago por adelantado antes del check-in y definir cómo y cuándo quieres recibir ese pago. Además, puedes asignar diferentes condiciones a distintos tipos de habitación.

- Preferencias de preautorización: indica a los clientes si vas a preautorizar su tarjeta o no y, en caso de que sí, cuándo y con qué importe. La preautorización también se puede aplicar a tipos de condiciones específicos.

- Depósito: sirve a modo de garantía económica, por si el cliente cancela la reserva. Si al final el cliente se aloja, puedes devolverle el dinero después o simplemente restarlo del precio total de la reserva. Los depósitos suelen pagarse por transferencia bancaria, por lo que resultan especialmente útiles si no puedes hacer cargos en tarjetas de crédito.