Questions fréquentes sur l’enregistrement en ligne

Updated il y a 2 mois | Lectura: 7 min
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Nous avons créé la fonctionnalité d’enregistrement en ligne afin que vous puissiez accélérer cette étape en collectant les informations de vos clients avant leur arrivée. Nous avons essayé de répondre au mieux aux principales questions que les partenaires tels que vous nous ont posées à propos de cette fonctionnalité.


Que contient cet article ?


SECTION 1 : informations générales

1.1. Qu’est-ce que l’enregistrement en ligne ?

L’enregistrement en ligne vous permet de collecter facilement les informations clients dont vous avez besoin pour préparer l’arrivée des voyageurs, comme les données relatives à leur passeport ou à leur carte d’identité. Cette fonctionnalité vous permet également de communiquer des informations aux clients avant leur arrivée. Vous pouvez par exemple leur indiquer la marche à suivre pour récupérer les clés de leur hébergement.

Vous pouvez accéder aux informations relatives à vos clients avant leur arrivée depuis l’interface de votre fournisseur de connectivité ou via le système de votre prestataire de services d’enregistrement. Cela implique moins de travail manuel lors de l’enregistrement et plus de temps pour vous concentrer sur l’accueil de vos clients. 

1.2. Quels sont les avantages de l’enregistrement en ligne pour mes clients ?

Cette fonctionnalité permet aux clients de renseigner leurs informations et d’effectuer leur enregistrement avant leur arrivée, sur une plateforme qu’ils connaissent et en laquelle ils ont confiance – et ce, quel que soit l’endroit où ils se trouvent. Cela réduit le temps d’attente dans votre établissement et contribue à créer une expérience client fluide.

1.3. Quels clients peuvent bénéficier de l’enregistrement en ligne ?

L’enregistrement en ligne est disponible pour les réservations comprenant un seul hébergement, quelles que soient leurs conditions d’annulation. Votre fournisseur peut vous informer de votre situation particulière et des éventuelles restrictions dont vous pourriez faire l’objet si vous proposez l’enregistrement en ligne.

Les réservations de plusieurs hébergements et les réservations effectuées via d’autres canaux suivront votre procédure d’enregistrement habituelle, car l’enregistrement en ligne est uniquement disponible pour les clients qui réservent sur notre plateforme.

1.4. Dois-je payer un supplément pour proposer l’enregistrement en ligne ?

Booking.com ne facture pas de frais supplémentaires pour l’utilisation de l'enregistrement en ligne.

SECTION 2 : activation de l’enregistrement en ligne

2.1. Qu’en est-il de la conservation des données et de la conformité au RGPD ? 

Nous avons conçu la fonctionnalité d’enregistrement en ligne conformément aux exigences du RGPD. Nous intervenons uniquement en qualité de gestionnaire des données entre vous et votre fournisseur de connectivité. Nous ne conservons aucune donnée client au-delà de la procédure d’enregistrement.

2.2. Comment puis-je proposer l’enregistrement en ligne pour mon établissement ?

Nous travaillons avec de nombreux fournisseurs de connectivité et prestataires de services d’enregistrement. Contactez-le vôtre pour qu’il configure une connexion nous permettant d’activer l’enregistrement en ligne pour votre établissement. 

2.3. Qui dois-je contacter si j’ai des questions ?

Si vous avez des questions ou des commentaires, contactez votre fournisseur de connectivité ou votre prestataire de services d’enregistrement.

SECTION 3 : opérations quotidiennes

3.1. Qu’est-ce qui va changer pour ma clientèle ?

  • Nous enverrons à vos clients un e-mail ou une notification 48 heures avant leur arrivée dans votre établissement, afin de les inviter à effectuer leur enregistrement en ligne.
  • Ils pourront ensuite saisir les informations que vous leur demandez pour l’enregistrement, telles que leurs données de passeport ou de pièce d’identité, sur notre site Internet ou notre appli Android.
  • Une fois que vos clients auront envoyé leurs informations, ils recevront une confirmation de leur enregistrement et des instructions concernant l’accès à votre établissement.
  • Vous pourrez voir leurs informations d’enregistrement sur l'interface de votre fournisseur de connectivité.

3.2. Que faire si le client n’est pas en mesure de finaliser la procédure d’enregistrement en ligne ?

Si vos clients ne parviennent pas à effectuer leur enregistrement en ligne, nous leur demanderons d’utiliser votre procédure d’enregistrement habituelle.

3.3. Qui les clients doivent-ils contacter s’ils ont des questions ?

Nous expliquons aux clients ce qu’ils doivent faire à chaque étape de la procédure d’enregistrement en ligne. Toutefois, s’ils ont besoin d’aide, ils peuvent contacter notre Service Clients ou vous contacter directement.

3.4. Puis-je tout de même communiquer avec les clients ?

Oui, vous pouvez continuer à échanger avec vos clients comme d’habitude et faire en sorte qu’ils se sentent bien accueillis. Cependant, pour éviter toute confusion, nous vous conseillons de ne pas envoyer à vos clients d’informations supplémentaires relatives à l’enregistrement qui pourraient contredire ce qu’ils voient pendant la procédure d’enregistrement en ligne.

3.5. Qu’est-ce qui va changer pour mon personnel et pour moi-même ? 

Nous nous occuperons de collecter les données nécessaires auprès des clients avant leur arrivée et les partagerons avec votre fournisseur. Nous vous recommandons de ne pas demander ces informations aux clients vous-même, car nous nous chargeons déjà de les collecter. 

Les autres opérations liées à l’enregistrement se dérouleront dans le système de votre fournisseur, comme d’habitude.

3.6. Où puis-je trouver les informations relatives à mes clients ?

Ces informations seront disponibles sur l’interface de votre fournisseur de connectivité ou sur celui de votre prestataire de services d’enregistrement. Il est possible qu’elles apparaissent aussi dans votre système de gestion d’établissement (PMS). Pour savoir précisément où les trouver, contactez votre fournisseur.

3.7. Que se passe-t-il pour les clients qui réservent via d’autres canaux ?

Notre fonctionnalité d’enregistrement en ligne est uniquement disponible sur notre plateforme. Les clients qui réservent dans votre établissement via d’autres canaux ou depuis votre site Internet effectueront leur enregistrement en suivant votre procédure habituelle.

3.8. Comment se déroule la procédure de départ de l’établissement ?

Au moment de quitter votre établissement, les clients suivront la procédure de départ habituelle.

3.9. Que se passe-t-il si je ne peux pas valider l’enregistrement car les informations fournies sont erronées/incomplètes ?

Si vous refusez l’enregistrement, le client en sera informé par e-mail.

3.10. Les clients de dernière minute peuvent-ils effectuer leur enregistrement en ligne ?

Oui, les clients qui réservent moins de 48 heures avant la date d’arrivée sont aussi invités à effectuer leur enregistrement en ligne. 

3.11. Où puis-je ajouter des instructions concernant la remise des clés ?

Vous pouvez ajouter ces instructions directement dans le système de votre fournisseur. Ce dernier nous transmettra ces informations et nous les enverrons au client directement dans sa langue, pour que la procédure d’enregistrement soit la plus fluide possible pour vous et pour vos clients. 

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