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Comment fonctionnent les notes de crédit ?

Mis à jour il y a 10 mois | Temps de lecture : 5 min
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Nous créons des notes de crédit pour corriger le montant d’une facture que nous avons émise. Des factures erronées peuvent être générées lorsque le statut de la réservation ou le calcul de la commission n’ont pas été gérés correctement. Vous pouvez utiliser ces notes de crédit pour vos futures factures de commission. Par exemple, vous pouvez demander une note de crédit si une réservation n’a pas été annulée ou signalée comme une non-présentation dans notre système, alors qu’elle aurait dû l’être. Vous pouvez également demander une note de crédit si vous avez accepté de supprimer les frais d’annulation d’un client et qu’une commission vous a quand même été facturée pour ces frais.

Nous émettons uniquement des notes de crédit dans des circonstances exceptionnelles. Il est donc important que vous vous assuriez de l’exactitude du statut de vos réservations dans l’onglet Réservations de votre extranet.


Que contient cet article ?


Comment éviter de recevoir des factures erronées ?

Demander et attendre des notes de crédit prend du temps. Pour éviter de recevoir des factures erronées, pensez à effectuer ces actions lors de la gestion de vos réservations :

  • Enregistrer les modifications à temps
    Tout changement apporté à une réservation doit être enregistré dans l’extranet dans les 48 heures suivant la date de départ prévue du client afin d’être correctement reflété sur la facture de commission. Cela comprend le signalement d’une non-présentation ou d’une annulation. Si vous ne signalez pas une non-présentation, les clients pourront laisser un commentaire sur votre établissement. Cet avis servira alors de preuve que la réservation a bien été honorée. Consultez cet article pour savoir comment signaler une non-présentation ou une annulation.

    Vous seul(e) êtes responsable de signaler ces changements. Ces dispositions sont conformes à nos Conditions Générales de Prestation (CGP). Si les modifications ne sont pas enregistrées dans l’extranet dans les 48 heures suivant la date de départ prévue du client, l’intégralité de la commission de la réservation initiale vous sera facturée. Si vous n’êtes pas en mesure d’indiquer ces changements dans l’extranet, veuillez contacter notre service Partenaires.
     
  • Signaler une carte de crédit comme invalide
    Pour les réservations non remboursables ou partiellement non remboursables dont le montant n’a pas été débité de la carte de crédit du client, vous devrez signaler la carte comme invalide. Si vous ne le faites pas, nous devrons vous facturer une commission pour la réservation concernée.

    Suivez ces étapes pour signaler une carte de crédit comme invalide :
  1. Connectez-vous à l’extranet.
  2. Ouvrez l’onglet Réservations.
  3. Cliquez sur le nom du client ou sur le numéro de réservation en question, puis sélectionnez Carte de crédit invalide.

Contester une facture de commission et demander une note de crédit

Vous pouvez contester une commission et demander une note de crédit dans l’extranet pour les réservations ayant été effectuées il y a moins de 3 mois. Pour cela, il vous suffit de suivre ces étapes :

  1. Connectez-vous à l’extranet.
  2. Cliquez sur l’onglet Comptabilité puis sur Relevés de réservations.
  3. Choisissez la période de facturation.
  4. Trouvez et sélectionnez la réservation pour laquelle vous souhaitez contester la commission.
  5. Cochez la case sous le champ indiquant Contester le montant de la commission.
  6. Cliquez sur le bouton bleu Contester la réservation, situé en haut de la colonne Remarques.
  7. Choisissez le motif de la contestation.
  8. Indiquez les détails de la contestation.
  9. Saisissez le montant payé par le client.
  10.  Cliquez sur Suivant.
  11. Vérifiez votre réclamation et cliquez sur Envoyer la contestation.

Lorsqu’une contestation est approuvée et que nous avons confirmé devoir corriger votre facture, nous émettons une note de crédit. Cela ne signifie pas que nous vous enverrons une nouvelle facture. Votre facture initiale restera valide et nous corrigerons son montant avec la note de crédit. Cette note indiquera le montant qui devra être déduit de la facture d’origine. Veuillez noter que vous ne devrez pas payer cette somme. Nous vous rappelons que vous pouvez uniquement contester la commission des réservations pour lesquelles une facture a été émise.

Si votre contestation a été rejetée, vous recevrez une notification vous en informant dans l’extranet.

Le traitement de votre demande peut prendre jusqu’à 14 jours ouvrés. Lorsque votre demande aura été traitée, vous recevrez une notification dans la boîte de réception de votre extranet. Vous n’aurez donc pas besoin de nous contacter pour un suivi entre temps.


Contester une commission sur des frais qui ont été supprimés

Si un client annule sa réservation et qu’il doit payer les frais qui en découlent, vous pouvez décider de supprimer ces frais d’annulation. Dans ce cas, vous ne paierez pas de commission. Si le paiement a été effectué avec une carte de crédit virtuelle (CCV) ou via le service Paiements par Booking.com, vous devrez attendre que la facture de la réservation en question soit émise. Vous pourrez ensuite nous envoyer un message depuis votre extranet afin de contester cette facture. Voici la marche à suivre :

  1. Connectez-vous à l’extranet.
  2. Ouvrez l’onglet Boîte de réception puis sélectionnez Messages de Booking.com.
  3. Cliquez sur Voir les options de contact.
  4. Cliquez sur Comptabilité (factures et paiements) puis sélectionnez le thème Contestation d’une facture.
  5. Cliquez sur Voir toutes les options de contact puis sur Envoyer un message.
  6. Saisissez le numéro de la réservation que vous souhaitez contester dans le champ de texte.
  7. Ajoutez le relevé bancaire comportant le remboursement/la rétrofacturation en pièce jointe (format PDF ou capture d’écran).
  8. Cliquez sur Envoyer le message.

Que faire lorsque vous recevez une note de crédit ?

Ce que vous faites de votre note de crédit lorsque vous la recevez dépend de sa valeur par rapport à votre facture initiale.

  • Si son montant est égal à celui de votre facture initiale, nous l’utiliserons automatiquement pour payer votre facture initiale et vous n’aurez rien à faire.
  • Si son montant est inférieur à celui de votre facture initiale, nous le déduirons de votre facture initiale et vous devrez payer le montant restant.
  • Si son montant est supérieur à celui de votre facture initiale, nous l’utiliserons automatiquement pour payer votre facture initiale, puis nous déduirons le montant restant de votre prochaine facture, sans que vous ayez besoin de faire quoi que ce soit.

Remarque : les notes de crédit n’ont pas de date d’expiration. Vous pouvez donc les utiliser à tout moment, tant que vous travaillez avec nous.

Si vous avez des questions, consultez cet article sur le paiement des factures.

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