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Comment ajouter de nouveaux utilisateurs à votre extranet ?

Mis à jour il y a 7 mois | Lectura: 10 min
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Pour faciliter la gestion des comptes extranet de votre établissement, vous pouvez créer plusieurs comptes avec des droits d’accès individuels pour chacun des membres de votre équipe.

Seuls les administrateurs de votre établissement peuvent effectuer cette tâche. Les administrateurs sont des utilisateurs que vous avez désignés ou identifiés comme étant les plus aptes à créer et à gérer des comptes d’accès.


Que contient cet article ?


Créer des comptes pour accéder à l’extranet

 

Pour créer un nouveau compte, l’administrateur doit suivre les étapes ci-dessous.

Si la personne que vous souhaitez inviter n’a pas de compte extranet ou si elle possède seulement un compte principal :

  1. Connectez-vous à l’extranet.
  2. Cliquez sur Compte puis sur Ajouter et gérer des utilisateurs.
  3. Cliquez sur Ajouter un utilisateur.
  4. Remplissez les champs Nom et E-mail pour le nouvel utilisateur que vous souhaitez inviter.
  5. Cliquez sur le bouton Étape suivante : configuration des droits d’accès.
  6. Sélectionnez les droits d’accès que vous souhaitez attribuer au nouvel utilisateur, puis cliquez sur Envoyer l’invitation.

Le nouvel utilisateur recevra une invitation par e-mail. Il devra alors cliquer sur le lien figurant dans l’e-mail pour accepter l’invitation et créer un nouveau compte extranet. S’il ne reçoit pas d’e-mail, réitérez les étapes ci-dessus pour l’inviter à nouveau.

Lorsque l’utilisateur aura créé son compte, vous pourrez ajouter son identifiant et son adresse e-mail à votre établissement en suivant les étapes ci-dessous.

L’utilisateur apparaîtra en attente dans votre liste d’utilisateurs de l’extranet tant qu’il n’aura pas accepté l’invitation. S’il ne répond pas à l’invitation sous 7 jours, celle-ci expirera et l’utilisateur disparaîtra de votre liste.

Si la personne que vous souhaitez inviter possède déjà un compte extranet :

  1. Connectez-vous à l’extranet.
  2. Cliquez sur Compte puis sur Ajouter et gérer des utilisateurs.
  3. Cliquez sur Ajouter un utilisateur, puis sur Utilisateur existant.
  4. Remplissez les champs « Nom » et « E-mail » pour la personne que vous souhaitez inviter.
  5. Cliquez sur le bouton Voir les droits d’accès.

Gérer des comptes pour accéder à l'extranet

 

Pour modifier les droits d’accès, accorder des droits d’administrateur ou supprimer un utilisateur de votre compte, l’administrateur doit suivre ces étapes :

  1. Connectez-vous à l’extranet.
  2. Cliquez sur Compte.
  3. Cliquez sur Ajouter et gérer des utilisateurs. Vous obtiendrez alors un aperçu de tous les utilisateurs, de leurs droits d’accès et de la date de leur dernière connexion.
  4. Cliquez sur l’option Gérer, située à droite du compte que vous souhaitez modifier.
  5. Pour modifier les droits de l’utilisateur, cliquez sur Modifier les droits d’accès, sélectionnez les droits d’accès que vous souhaitez accorder au compte du nouvel utilisateur, puis cliquez sur Mettre à jour.
  6. Si vous souhaitez que l’utilisateur devienne administrateur, cliquez sur Accorder des droits d’administrateur puis sur Confirmer.
  7. Si vous souhaitez supprimer un compte d’accès, cliquez sur Supprimer cet utilisateur puis sur Supprimer [user’s name].

Modifier les droits

Les administrateurs peuvent accorder des droits d’accès à l’extranet à d’autres utilisateurs ou en supprimer. Pour modifier des informations non relatives à l’accès à l’extranet (par ex. l’adresse e-mail ou le numéro de téléphone d’un utilisateur), veuillez nous contacter via la boîte de réception de votre extranet.

Vous pouvez suivre les étapes ci-dessus pour restreindre l’accès à ces sections de l’extranet :

  • Calendrier et disponibilités (également appelée Tarifs et disponibilités)
  • Boîte de réception
  • Comptabilité
  • Établissement (également appelée Informations sur l’établissement)
  • Réservations
  • Compte
  • Promotions

Toute modification que vous apportez aux droits d’un utilisateur s’appliquera à tous les établissements auxquels il a accès.

Il est impossible de créer des droits spécifiques à un établissement pour une personne possédant un compte de groupe. Vous pouvez cependant inviter l’utilisateur à créer un nouveau compte d’accès afin de lui accorder des droits spécifiques pour votre établissement.


Comprendre les comptes principaux 

 

Un compte principal est lié à l’Accord Partenaire passé entre Booking.com et les établissements concernés.

Cela signifie que vous ne pouvez pas ajouter un établissement à un compte principal si cet établissement n’est pas couvert par l’accord.

Cela signifie également que vous ne pouvez pas ajouter d’autres établissements à un compte principal, ou supprimer des établissements du compte principal s’ils ne font pas partie de l’accord. Vous ne pouvez pas non plus modifier les droits d’accès et d’administration d’un compte principal.

Vérifier votre type de compte

Pour vérifier si vous possédez un compte principal, suivez ces étapes :

  1. Connectez-vous à l’extranet.
  2. Cliquez sur Compte.
  3. Cliquez sur Ajouter et gérer des utilisateurs.
  4. Recherchez votre nom dans la liste des utilisateurs.

Si vous possédez un compte principal, les termes Compte principal apparaîtront sous votre nom.


Ajouter un établissement à votre compte principal

 

Si l’établissement que vous souhaitez ajouter n’est pas encore inscrit sur notre plateforme, vous devrez d’abord l’ajouter en suivant les instructions figurant dans cet article.

Si l’établissement que vous souhaitez ajouter fait partie de la même entité juridique que l’établissement associé à votre compte principal, contactez-nous via la boîte de réception de votre extranet pour que nous puissions l’ajouter.

Si l’établissement que vous souhaitez ajouter ne fait pas partie de la même entité juridique, vous ne pourrez pas l’ajouter à votre compte principal. Vous devrez créer un compte d’accès séparé et non principal pour cet établissement, en suivant les étapes mentionnées dans la section « Si la personne que vous souhaitez inviter n’a pas de compte extranet ou si elle possède seulement un compte principal » de cet article. Pensez à choisir un identifiant différent de celui que vous utilisez pour votre compte principal.


Ajouter un utilisateur avec un compte principal à votre établissement

 

Vous ne pouvez pas ajouter d’utilisateur avec un compte principal si les établissements ne font pas partie de la même entité juridique. Pour accéder à l’extranet de votre établissement, l’utilisateur devra utiliser un compte d’accès séparé et non principal.

Si l’utilisateur ne possède pas de compte non principal, il pourra en créer un en suivant les étapes mentionnées dans la section « Si la personne que vous souhaitez inviter n’a pas de compte extranet ou si elle possède seulement un compte principal » de cet article. Il devra alors choisir un identifiant différent de celui utilisé pour son compte principal.

Si l’utilisateur possède un compte non principal, vous pourrez l’ajouter à votre établissement en suivant les étapes mentionnées dans la section « Si la personne que vous souhaitez inviter possède déjà un compte extranet » de cet article.


Ajouter et gérer les droits d’accès de votre extranet via Pulse

 

Vous ne pouvez ni ajouter ni gérer de comptes d’accès à l’extranet ou de droits d’accès via l’appli Pulse. Vous pouvez uniquement effectuer ces modifications via l’extranet. Veuillez noter que ces changements apparaîtront cependant dans Pulse de la manière suivante :

 

Droits d’accès restreints

Restrictions dans l’extranet

Restrictions dans Pulse

Calendrier et disponibilités

  • Impossible d’accéder au calendrier des tarifs et disponibilités 
  • Impossible d’accéder à la page Conditions de l’onglet Établissement dans l’extranet
  • Impossible d’accéder aux disponibilités
  • Aucune activité liée aux disponibilités (par ex. concernant les hébergements (presque) épuisés et les disponibilités à long terme) 
  • Aucune notification push liée aux disponibilités (par ex. concernant les hébergements (presque) épuisés)

Boîte de réception

  • Impossible d’accéder aux messages de la boîte de réception
  • Aucune notification push ou activité liées aux messages

Comptabilité

  • Impossible d’accéder aux pages de la section Comptabilité
  • Impossible d’accéder à la section Factures située dans la section Comptabilité de l’onglet Plus

Informations sur l’établissement

  • Impossible d’accéder aux pages de la section Établissement
  • Impossible d’accéder à la section Informations sur l’établissement de l’onglet Plus

Réservations

  • Impossible d’accéder auxmessages des clients dans la boîte de réception
  • Impossible d’accéder aux pages de l’onglet Réservations
  • Aucun résultat relatif aux réservations lors d’une recherche dans l’extranet
  • Impossible d’accéder aux détails des réservations
  • Impossible d’accéder aux réservations et aux messages
  • Aucun résultat relatif aux réservations via la fonctionnalité de recherche

Compte

  • Impossible d’accéder aux droits liés à un établissement spécifique dans l’onglet Compte
 

Promotions

  • Impossible d’accéder aux pages de l’onglet Promotions
  • Impossible d’accéder au localisateur de promotions situé dans l’onglet Plus

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