Dois-je fournir des factures aux clients ?

En bref : les partenaires Booking.com doivent fournir une facture à leurs clients le jour de leur départ, lorsque la réglementation locale les y oblige. Une réservation constituant un accord juridique entre le client et le partenaire, ce dernier doit pouvoir émettre une facture, qui pourra être de nature différente selon la réglementation locale.

Lorsqu'un client réserve dans votre établissement, sa réservation constitue un accord juridique entre vous et lui. Booking.com ne peut donc envoyer de facture ni à vous ni au client. Booking.com peut fournir des preuves de paiement sous forme de reçu mais, pour des raisons légales, seul le partenaire peut envoyer des factures aux clients.

Remarque : lorsque le client règle sa réservation via un virement bancaire mais que son départ a lieu avant l’arrivée du paiement sur le compte du partenaire, ce dernier doit tout de même pouvoir lui fournir une facture s’il existe une preuve de paiement (par exemple, si le virement est en cours de traitement). Si la preuve de paiement est insuffisante et que la réglementation locale le permet, le partenaire pourra envoyer la facture par e-mail une fois qu’il aura reçu le virement, à condition d’en informer le client à l’avance.

Vous devrez donc fournir une facture aux clients, au format papier, par e-mail ou les deux (en fonction de la législation locale), lors de leur départ. Selon les réglementations en vigueur, ces factures pourront être des reçus ou inclure les taxes.

Qu’en est-il des factures pour les réservations gérées avec les Paiements en ligne ou les Paiements par Booking.com ?

Même dans les cas où Booking.com s’occupe du paiement, vous devez fournir une facture au client lors de son départ, au format papier, par e-mail ou les deux (en fonction de la législation locale). En effet, la réservation a lieu entre vous et le client, et non pas avec Booking.com. 

Informations importantes à propos des factures :

• Booking.com n’est pas responsable de la facturation et n’émet donc aucune facture pour les réservations d’hébergements, ni pour vous ni pour vos clients. 
• Toute facture fournie au client en tant que notre partenaire doit être adressée à son nom (ou à tout autre nom dont vous auriez convenu avec lui). 
• Pour les paiements que vous recevrez par carte de crédit virtuelle, le nom du titulaire de la carte sera toujours « Booking.com (Agent) ». 

Que faire si je n’ai pas de numéro de TVA ?

Vérifiez si vous devez disposer d’un numéro de TVA selon la législation locale.  Si celui-ci n’est pas obligatoire, il se peut que vous deviez émettre une facture ne comprenant pas les taxes (ou un reçu).

Remarque : le moment où le client est débité peut avoir des conséquences fiscales pour vous, c'est pourquoi vous devez savoir comment gérer la TVA et les taxes locales.

Que faire si je peux uniquement fournir une facture indiquant le montant de la réservation moins la commission ?

Que vous receviez le paiement de la part du client ou de Booking.com, la facture du client doit toujours indiquer le montant total de la réservation. 

Même lorsque Booking.com déduit sa commission avant de vous transférer le montant de la réservation, vous devez émettre une facture couvrant la valeur totale de la réservation.

Que faire si je peux uniquement émettre une facture au nom de Booking.com étant donné que je reçois le paiement via ses services ?

Comme indiqué dans les Conditions Générales de Prestation, Booking.com traite les paiements uniquement au nom et pour le compte de votre établissement. Vous restez le fournisseur de l’hébergement pour le client. Booking.com ne (re)vend pas l’hébergement. Par conséquent, vous devrez émettre un reçu ou une facture comprenant les taxes (en fonction de la législation) comme dans les cas où le client vous paie directement.