Effectuer un remboursement sur une carte de crédit virtuelle (CCV)

Mis à jour il y a 4 mois | Lectura: 5 min
Enregistrer

Nous proposons une procédure guidée d’une durée de 60 à 90 jours pour le remboursement des cartes de crédit virtuelles (CCV). Cette procédure a été conçue pour vous permettre de suivre vos transactions en toute clarté et transparence, et pour vous laisser un délai suffisant pour procéder aux remboursements et éviter toute rétrofacturation.


Que contient cet article ?


Quand devez-vous effectuer un remboursement sur une CCV ?

Si vous avez débité une CCV, vous pouvez être amené(e) à effectuer un remboursement dans 2 situations :

  1. La réservation a été modifiée ou annulée, ou le client ne s’est pas présenté, et vous avez accepté de supprimer les frais correspondants.
  2. La réservation a été annulée dans le cadre d’une situation de force majeure. Dans ce cas, les clients ne devront pas se voir facturer de frais pour les séjours qu’ils n’auront pas pu honorer. Booking.com supprimera la commission pour ces réservations.

Dans ces 2 situations, nous nous occuperons de restituer l’argent au client et vous devrez effectuer un remboursement sur la CCV associée à la réservation.


Effectuer un remboursement sur une CCV

Vous pouvez effectuer un remboursement sur la CCV de la même manière que sur n'importe quelle autre carte de crédit. Il existe 2 façons de le faire dans l’extranet.

Dans l’onglet Comptabilité :

  1. Connectez-vous à l’extranet.
  2. Cliquez sur Comptabilité, puis sur Gestion des cartes virtuelles.
  3. Cliquez sur Cartes virtuelles nécessitant un remboursement pour voir toutes les CCV sur lesquelles vous devez effectuer un remboursement ainsi que la raison, le délai et le montant de ce dernier.
  4. Cliquez sur Voir les détails de la carte et effectuez le remboursement à l’aide de votre terminal de paiement.

Dans l’onglet Réservations :

  1. Connectez-vous à l’extranet.
  2. Cliquez sur Réservations, puis sélectionnez le numéro d’une réservation pour accéder à ses détails.
  3. Cliquez sur Voir les détails de la carte et saisissez les coordonnées de la CCV afin d’effectuer le remboursement via votre terminal de paiement.

Vous pouvez effectuer un remboursement sur une CCV même après sa date d’expiration. Pour cela, il vous suffit d’indiquer le mois en cours comme date d’expiration. Nous rembourserons le montant correspondant à votre client.


Que faire si vous rencontrez des difficultés pour effectuer un remboursement sur une CCV ?

Si vous n’arrivez pas à effectuer un remboursement sur une CCV, vous devrez peut-être contacter le prestataire de paiement pour identifier et résoudre le problème. La procédure de remboursement peut également différer en fonction de votre terminal de paiement. Nous vous recommandons de contacter votre banque ou institution financière pour obtenir de l’aide.

Voici quelques situations courantes qui pourraient entraîner des problèmes :

  1. Votre terminal de paiement est bloqué. Cela peut s’expliquer principalement par ces cas de figure :
  • Vous avez déjà débité la CCV par le passé. Chaque CCV peut être utilisée une seule fois, après quoi les informations relatives aux transactions ne sont plus accessibles via votre terminal de paiement.
  • Le montant que vous essayez de rembourser est supérieur au solde disponible sur la CCV.
  • Votre prestataire de paiement ne vous permet pas d’effectuer de remboursement sur des CCV.
  1. Une erreur inconnue s’est produite sur votre terminal de paiement.
  • Si cela se produit et que votre prestataire de paiement ne peut pas vous aider, veuillez réessayer plus tard dans la journée ou le lendemain.
  1. Vous ne disposez pas de fonds suffisants actuellement.
  • Vous disposez d’un délai de grâce de 60 à 90 jours pour effectuer un remboursement sur une CCV. Veuillez vous assurer de disposer de fonds suffisants sur votre compte avant la date limite pour éviter une rétrofacturation.

Si vous n’effectuez pas de remboursement sur une CCV dans le délai imparti, nous relancerons une rétrofacturation pour récupérer les fonds perdus.


Contester un remboursement à effectuer sur une CCV

Vous devrez effectuer un remboursement sur une CCV en cas d’annulation ou de modification d’une réservation, si nous avons remboursé le client de notre côté. Le montant que nous vous avons versé sur une CCV doit alors être remboursé pour éviter une rétrofacturation. Si vous souhaitez contester un remboursement, vous pouvez contacter votre équipe d’assistance locale afin d’obtenir de l’aide.


Que se passe-t-il si vous avez remboursé un client directement ?

Si l’on vous demande d’effectuer un remboursement sur une CCV, cela signifie que nous avons déjà remboursé le client de notre côté. Si vous avez remboursé un client vous-même, veuillez lui demander de vous restituer le montant en question. Dans le cas contraire, cette personne sera remboursée 2 fois. Vous devez quand même effectuer un remboursement sur la CCV afin d’éviter une rétrofacturation.


Que se passe-t-il si vous n’effectuez pas un remboursement sur une CCV ?

Nous vous enverrons des rappels pour vous demander d’effectuer un remboursement sur une CCV dans un délai de 2 à 3 mois suivant le remboursement que nous aurons effectué auprès du client. Si vous n’effectuez pas le remboursement dans le délai imparti, nous lancerons une procédure de rétrofacturation afin de récupérer les fonds qui nous sont dus.

Vous pouvez également perdre votre droit de débiter des CCV avant la date d’arrivée pour de futures réservations.


Qu’est-ce que la rétrofacturation ?

Il s’agit d’une procédure qui permet à une banque habilitée d’annuler un débit de carte de crédit ou de débit. Cette procédure est utilisée pour résoudre les différends entre les vendeurs et les consommateurs. 

Lorsqu’une banque accepte une demande de rétrofacturation, elle rembourse le montant d’origine au titulaire de la carte (en l’occurrence, notre société). Nous lancerons une procédure de rétrofacturation si nous avons remboursé un client, mais que vous ne nous avez pas restitué le montant correspondant sur la CCV associée à la réservation dans le délai imparti. Avant de lancer toute procédure de rétrofacturation, nous vous enverrons 2 rappels de remboursement par e-mail.


Quel est le calendrier des rétrofacturations ?

Après avoir remboursé un client, nous vous envoyons un e-mail vous indiquant la marche à suivre pour effectuer un remboursement sur la CCV associée à la réservation en question. Vous disposez alors d’un délai de 60 à 90 jours pour effectuer le remboursement. Nous vous enverrons 2 e-mails de rappel pendant cette période.

Voici une liste des communications que vous recevrez :

  • Le jour du remboursement du client : vous recevrez un e-mail confirmant que le client a été remboursé, ainsi que des informations sur le remboursement de la CCV associée.
  • Premier rappel : le 3e jour du mois suivant, nous vous enverrons un e-mail de rappel contenant tous les détails nécessaires pour traiter ces remboursements. 
  • Deuxième rappel : le 15e jour du mois suivant le 1er rappel, nous vous enverrons un dernier récapitulatif des remboursements en attente et vous demanderons de les traiter au plus vite afin d’éviter une rétrofacturation. 
  • Début de la procédure de rétrofacturation : le 30e jour de ce même mois, nous transmettrons les détails des remboursements en attente à la société émettrice de notre carte de crédit et nous entamerons la procédure de rétrofacturation.

Frais supplémentaires entraînés par la rétrofacturation

Les prestataires de services de paiement facturent généralement des frais pour couvrir les coûts de traitement d’une rétrofacturation. Le montant de ceux-ci varie en fonction de la configuration de vos paiements. Afin d’éviter ces frais supplémentaires, nous vous recommandons d’effectuer les remboursements nécessaires sur les CCV dans les délais impartis.


Plus d’informations sur les CCV et les Paiements

Tout ce que vous devez savoir sur les cartes de crédit virtuelles 

Frais réduits et dates d’activation anticipées pour les cartes de crédit virtuelles

Comment fonctionnent les Paiements en ligne ? 

Consultez notre FAQ sur les paiements

Avez-vous trouvé cet article utile ?