Quand et comment effectuer un remboursement sur une carte de crédit virtuelle (CCV) ?

Mis à jour il y a 2 mois

Notre procédure de remboursement des cartes de crédit virtuelles prévoit une fenêtre de traitement de 60 à 90 jours, de façon à ce que vous disposiez de tout le temps nécessaire pour intégrer ce remboursement à vos opérations. Cette procédure a été pensée pour vous offrir le plus de clarté et de transparence possible. Son principal atout ? Elle vous laisse un délai suffisant pour respecter votre obligation de remboursement et éviter tout contestation du paiement auprès de la société émettrice de la carte (rétrofacturation).

Quand dois-je effectuer un remboursement sur une carte de crédit virtuelle (CCV) ?

Si vous avez débité une carte de crédit virtuelle, vous pouvez être amené(e) à effectuer un remboursement dans 2 situations :

  1. La réservation a été modifiée ou annulée, ou le client ne s’est pas présenté, et vous avez accepté de supprimer les frais.
  2. La réservation a été annulée dans le cadre d’une situation de force majeure. Dans ce cas, les clients ne pourront pas se voir facturer de frais ou de dépenses pour les séjours qu’ils n’auront pas pu honorer. Booking.com supprimera la commission pour ces réservations.

Dans les deux cas, Booking.com s’occupera de rembourser le client. De votre côté, il vous faudra rembourser la carte de crédit virtuelle associée à la réservation en question.

Comment puis-je effectuer un remboursement sur une carte de crédit virtuelle (CCV) ?

Vous pouvez effectuer un remboursement sur une carte de crédit virtuelle comme vous le faites avec toutes les autres cartes de crédit.

Dans l’extranet, il existe 2 options pour accéder aux coordonnées des cartes de crédit virtuelles afin d’effectuer un remboursement :

  • Depuis l’onglet Comptabilité, cliquez sur Gestion des cartes virtuelles afin d’afficher la liste des cartes virtuelles sur lesquelles vous devez effectuer un remboursement. Pour chaque carte de crédit virtuelle, vous pourrez voir le motif du remboursement, la date avant laquelle il doit être effectué ainsi que son montant. Cliquez sur Voir les détails de la carte et effectuez le remboursement à l’aide de votre terminal de paiement.  
  • Depuis l’onglet Réservations, cliquez sur un numéro de réservation pour accéder aux détails de la réservation correspondante et pour effectuer le remboursement à l’aide de votre terminal de paiement.  

Remarque : les cartes de crédit virtuelles peuvent être créditées même après avoir expiré. Si la date d’expiration se situe dans le passé, vous pouvez saisir le mois actuel au lieu de la date d’expiration de la carte.

Les modalités de gestion des cartes de crédit virtuelles peuvent varier selon le type de terminal de paiement que vous utilisez. Si vous n’arrivez pas à créditer la carte de crédit virtuelle, nous vous conseillons de contacter votre banque ou votre institution financière.

Que faire si je n’arrive pas à effectuer un remboursement sur une carte de crédit virtuelle (CCV) ?

Si vous n’arrivez pas à effectuer un remboursement sur une carte de crédit virtuelle, vous devez contacter le prestataire de paiement pour identifier et résoudre le problème.

Important : si vous n’effectuez pas le remboursement dans les délais, nous devrons initier une procédure de rétrofacturation afin de récupérer le montant correspondant.

Si vous ne parvenez pas à effectuer un remboursement sur une carte virtuelle, c’est peut-être pour l’une des raisons suivantes :  

  1. Votre terminal de paiement est bloqué

    Cela peut s’expliquer principalement par ces cas de figure :

    • Vous avez débité la carte de crédit virtuelle et les informations relatives à la transaction ne sont plus accessibles depuis votre terminal de paiement
    • Vous avez atteint la limite du solde pour rembourser la carte de crédit virtuelle
    • Votre fournisseur ne vous permet pas de rembourser les cartes de crédit virtuelles
  2. Vous avez rencontré une erreur inconnue sur votre terminal de paiement

    Si vous avez des problèmes avec le remboursement d’une carte de crédit virtuelle et que votre prestataire de paiement n'est pas en mesure de vous aider, veuillez réessayer un peu plus tard ou le jour suivant.

  3. Vous ne disposez pas de fonds suffisants à ce moment précis

    Vous bénéficierez d’un délai supplémentaire pour rembourser la carte virtuelle. Veuillez vous assurer d'avoir les fonds nécessaires au remboursement de la carte de crédit virtuelle avant la date limite afin d'éviter une rétrofacturation. 

Que se passe-t-il si je refuse d’effectuer un remboursement sur la carte de crédit virtuelle (CCV) ?

Si Booking.com rembourse un client suite à l’annulation ou la modification de sa réservation, vous devez rembourser la carte de crédit virtuelle correspondante afin d'éviter une rétrofacturation. Si vous n'êtes pas d'accord avec l'annulation ou la modification de la réservation, vous pouvez contacter votre équipe d’assistance locale.

Qu’en est-il si j’ai remboursé le client directement ?

S’il vous est demandé de rembourser la carte de crédit virtuelle, cela signifie que Booking.com a déjà remboursé le client. Vous devrez donc rembourser la carte virtuelle afin d'éviter une rétrofacturation. Si vous avez déjà remboursé le client vous-même, il vous faudra lui demander de vous renvoyer le montant correspondant car il aura été remboursé 2 fois. 

Que se passe-t-il si je n’effectue pas de remboursement sur la carte de crédit virtuelle (CCV) ?

Si vous devez effectuer un remboursement sur une carte de crédit virtuelle, nous vous le rappellerons. Vous recevrez ces rappels sur une période de 2 à 3 mois, une fois que nous aurons remboursé le client. 

Nous vous demandons de bien vouloir créditer la carte de crédit virtuelle concernée au cours de cette même période. Si vous ne le faites pas, nous devrons initier une procédure de rétrofacturation afin de récupérer les fonds.

Qu’est-ce que la rétrofacturation ?

La rétrofacturation est une procédure autorisée par une banque qui permet le remboursement de fonds débités sur une carte de crédit. Cette procédure est utilisée par les banques pour résoudre les différends entre les vendeurs et les consommateurs. 

Lorsqu’une banque accepte une demande de rétrofacturation, elle rembourse le montant d’origine au titulaire de la carte (ici, Booking.com). 

Nous pouvons initier une procédure de rétrofacturation auprès de notre banque si nous avons déjà remboursé le client au nom de notre partenaire, et que ce dernier n’a pas crédité la carte de crédit virtuelle associée à la réservation en question. Avant de procéder à toute rétrofacturation, nous vous enverrons 2 rappels de remboursement par e-mail. 

Quelle est la chronologie des rétrofacturations ?

Quand Booking.com rembourse l’un de vos clients, nous vous envoyons un e-mail vous indiquant la marche à suivre pour créditer la carte de crédit virtuelle associée à cette réservation. Au cours des 2 à 3 mois suivants, vous recevrez des e-mails de rappel.

Que se passe-t-il lorsqu’un client est remboursé ? 

  • Jour du remboursement du client : Le jour où nous remboursons le client, nous vous envoyons un e-mail confirmant le remboursement. Il vous faut alors, de votre côté, créditer la carte de crédit virtuelle associée à cette réservation.
  • Premier rappel : Si vous n’avez pas pu créditer la carte de crédit virtuelle avant le 3e jour du mois suivant, nous vous enverrons un e-mail de rappel détaillant la procédure à suivre pour effectuer ce remboursement. 
  • Second rappel : Le 15e jour du mois suivant, nous vous enverrons un dernier récapitulatif des remboursements en attente. Vous devrez les traiter au plus vite afin d’éviter une rétrofacturation. 
  • Début de la procédure de rétrofacturation : Le 30e jour de ce même mois, nous transmettrons les détails des remboursements en attente à la société émettrice de notre carte de crédit et nous entamerons la procédure de rétrofacturation.

Nous espérons qu’en vous fournissant cette procédure détaillée et transparente s’étalant sur une durée de 60 à 90 jours, vous disposerez de tout le temps nécessaire pour intégrer les remboursements à vos opérations. 

La rétrofacturation entraîne-t-elle des frais supplémentaires ?

Lorsque nous remboursons un client ayant réglé son séjour en ligne, vous devez créditer la carte de crédit virtuelle associée à cette réservation dans un délai spécifique. Si le remboursement n’est pas effectué dans le temps imparti, Booking.com devra initier une procédure de rétrofacturation afin de récupérer les fonds, car nous aurons déjà remboursé le client en votre nom.

Afin de couvrir les coûts générés par la rétrofacturation, les prestataires de services de paiement facturent généralement des frais. Ceux-ci varient en fonction de la configuration de vos paiements. Pour les éviter, nous vous conseillons de rembourser les cartes de crédit virtuelles dans les délais prévus. Nous vous enverrons des rappels indiquant la date limite de remboursement. 

Vous voulez en savoir plus sur nos cartes de crédit virtuelles ou sur les Paiements en ligne ?

Découvrez le fonctionnement des Paiements en ligne, lisez notre FAQ sur les paiements ou apprenez-en plus sur le débit des cartes de crédit virtuelles.  

 

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