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Communiquer des informations sur l'enregistrement aux clients

Mis à jour il y a 9 mois
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Nous savons qu’il est important de pouvoir communiquer avec les clients avant leur arrivée. Que ce soit parce que vous ne pouvez pas les rencontrer en personne, parce que vous devez partager certaines informations avec eux à l'avance, ou pour bien d'autres raisons, vous devez avoir la possibilité de contacter vos clients avant leur séjour.

Si vous souhaitez indiquer aux clients comment récupérer les clés, vous pouvez consulter notre article portant sur la fonctionnalité de remise des clés. Sinon, vous disposez de 2 options pour communiquer avec les clients à l'avance. Il est préférable de les contacter rapidement après la réservation, car il est possible qu’ils soient en voyage ou n’aient pas accès à leurs e-mails dans les jours précédant leur arrivée dans votre établissement.


Que contient cet article ?

Contacter les clients depuis la page de réservation

Contacter les clients via les modèles de messages


Contacter les clients depuis la page de réservation

  1. Connectez-vous à votre extranet et cliquez sur l'onglet Réservations.
  2. Cliquez sur le nom du client ou sur le numéro de sa réservation.
  3. Sur la page Détails de la réservation, descendez jusqu’à la rubrique Conversation avec le client.
  4. Saisissez votre message dans le champ de texte, cliquez sur Modèles pour sélectionner l’un de vos modèles de messages, puis cliquez sur Envoyer.
  5. Si vous préférez appeler le client, cliquez sur Afficher le numéro de téléphone pour consulter ses coordonnées.

Contacter les clients via les modèles de messages

Les modèles de message sont des réponses prédéfinies que vous pouvez envoyer rapidement afin de vous éviter d'avoir à taper plusieurs fois le même message pour différents clients. Pour créer un nouveau modèle ou pour mettre à jour un modèle existant, suivez ces étapes :

  1. Connectez-vous à l’extranet et cliquez sur l'onglet Établissement.
  2. Cliquez sur Préférences des messages puis sur Modèles de messages.
  3. Pour créer un nouveau modèle, cliquez sur Créer un nouveau modèle et rédigez votre message dans le champ qui apparaît. Vous pouvez également ajouter des blocs qui se rempliront automatiquement avec des informations concernant le client, comme son nom ou sa date d’arrivée.
  4. Sélectionnez la langue dans laquelle vous avez rédigé le message, joignez éventuellement des images pertinentes, puis cliquez sur Continuer.
  5. Donnez un nom à votre modèle et sélectionnez le sujet auquel il se rapporte, puis cliquez sur Enregistrer le modèle.
  6. Pour mettre à jour un modèle existant, sélectionnez-le dans la liste des modèles, modifiez le message, puis cliquez sur Enregistrer le modèle.

Une fois que vous avez configuré votre modèle, suivez ces étapes pour envoyer un modèle de message à un client :

  1. Connectez-vous à l’extranet.
  2. Cliquez sur Boîte de réception puis sur Messages des clients.
  3. Sélectionnez le message auquel vous souhaitez répondre.
  4. Cliquez sur Modèles et sélectionnez le modèle que vous souhaitez utiliser.
  5. Apportez d’éventuelles modifications au modèle de message, puis cliquez sur Envoyer.

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