4 conseils pour communiquer au mieux avec vos clients avant leur arrivée

Découvrez comment engager la conversation avec vos clients et donner une bonne première impression en leur envoyant un e-mail de bienvenue. Nous vous dévoilons ici comment répondre aux attentes de vos clients, leur transmettre des informations essentielles et leur offrir une expérience de qualité.

Vérifier mes paramètres de messagerie

1. Configurez un e-mail de bienvenue

Les clients ne réservent pas toujours pendant vos horaires de travail mais ce n’est pas une raison pour ne pas leur souhaiter la bienvenue. Pour contourner cela, vous pouvez facilement paramétrer un message de bienvenue automatique dans votre extranet.

Vos messages peuvent être aussi personnalisés que vous le voulez. De nombreux partenaires en profitent pour aider leurs clients à préparer leur visite en incluant les horaires d’arrivée, des instructions pour rejoindre l’établissement ou encore des informations sur le parking. Programmez votre modèle pour l’envoyer automatiquement à chaque nouvelle réservation.

2. Répondez rapidement aux messages des clients

Une réponse rapide a un impact non négligeable sur vos clients. Ils se sentent rassurés et pourraient même être incités à donner une meilleure note de commentaires qui encouragerait d’autres voyageurs à réserver.

Configurez donc des réponses automatiques pour répondre aux questions les plus fréquentes de vos clients : vous améliorerez leur expérience tout en gagnant du temps.

Quand une demande d’un client est traitée grâce aux réponses automatiques, celui-ci reçoit un e-mail ou un message via l’Assistant Booking lui indiquant que sa demande a été approuvée, refusée ou bien qu’elle est soumise à disponibilité. Vous pouvez inclure des modèles de messages à ces réponses pour ajouter des informations utiles.

Pour gérer votre établissement à tout moment, téléchargez l’application Pulse. Vous recevrez des notifications push et pourrez répondre à vos clients où que vous soyez.

3. Gagnez du temps grâce aux modèles de message

Nos partenaires nous confient souvent que la plupart des communications précédant le séjour des clients concernent les mêmes sujets, à savoir les tarifs du parking, la bagagerie ou encore les façons de rejoindre l’établissement.

En créant des modèles de messages pour les questions les plus fréquentes, vous pouvez gagner du temps et répondre à vos clients en quelques clics. Vous leur envoyez des réponses personnalisées et n’avez plus besoin de retaper à chaque fois le même texte.

Vous pouvez même inclure des images en pièce jointe pour fournir encore plus d'informations à vos clients. Une fois vos modèles créés, il vous suffit de choisir celui qu’il vous faut et de l’envoyer. Pour couronner le tout, vous pouvez personnaliser vos modèles dans l’extranet en ajoutant des champs à remplacer par le nom du client, l’heure d'arrivée ou encore le nom de votre établissement.

4. Gardez un œil sur votre score des réponses

Des études ont démontré que les clients aimaient recevoir des réponses rapides à leurs messages.

Pour vérifier que vous répondez à vos clients dans les plus brefs délais, consultez votre score des réponses affiché dans la section Messages des clients de l’onglet Boîte de réception de votre extranet.

En répondant à vos clients dès que possible, vous améliorez votre score des réponses ainsi que l’expérience générale de vos clients. Nous avons également remarqué que les partenaires affichant un score élevé recevaient généralement moins d’annulations et de meilleures notes de commentaires.