Configurer des modèles de messages, des réponses automatiques et des notifications

Vous pouvez configurer des modèles de messages ainsi que des réponses automatiques, et activer les notifications dans l’extranet ou sur l’appli Pulse. Cela vous fera gagner du temps et vous permettra de transmettre des informations importantes à vos clients.

Que contient cet article ?

Configurer et programmer des modèles de messages

Les modèles de messages vous permettent de partager automatiquement des informations importantes avec vos clients.

Vous pouvez les paramétrer pour toutes ces étapes clés du processus de réservation :

• Lorsqu’un client effectue une réservation
• 3 jours avant l’arrivée
• 1 semaine avant l’arrivée
• Le jour de l’arrivée
• La veille de l’arrivée
• La veille du départ

Vous pouvez personnaliser vos modèles de messages en y ajoutant des variables qui seront automatiquement remplacées par le nom du client, son heure d’arrivée, le nom de l’établissement, etc.  Si vous souhaitez apporter des informations complémentaires à votre message, vous pouvez également ajouter des réponses personnalisées et joindre des photos. Pour configurer des modèles de messages, suivez ces étapes :

1. Connectez-vous à l’extranet ou à l’appli Pulse.
2. Cliquez sur l’onglet Établissement de l’extranet ou sur Plus dans l’appli Pulse. Rendez-vous ensuite dans les Préférences des messages.
3. Ouvrez la rubrique Modèles de messages et cliquez sur le bouton Créer un nouveau modèle.
4. Rédigez votre message. Pour vous faciliter la tâche, nous avons créé des boutons préremplis qui seront automatiquement remplacés par les détails de la réservation.
5. Confirmez votre langue. Vous pouvez également ajouter une autre langue au modèle et y joindre des photos.
6. Cliquez sur Continuer.
7. Remplissez le champ Nom du message et choisissez un sujet.
8. Cliquez sur Enregistrer le modèle pour finaliser.

Vous pouvez modifier ou supprimer vos modèles dans la section « Modèles de messages ».

Vidéo : Comment configurer des modèles de messages ?

Pour programmer un modèle de message, suivez ces étapes :

1. Connectez-vous à l’extranet ou à l’appli Pulse.
2. Cliquez sur l’onglet Établissement et sélectionnez Préférences des messages.
3. Rendez-vous dans la rubrique Agenda des modèles de message et cliquez sur le bouton Sélectionner un modèle de message.
4. Choisissez ensuite le moment auquel vous souhaitez envoyer le message, puis sélectionnez le modèle à programmer dans le menu déroulant. Vous pourrez alors voir un aperçu de votre message.
5. Cliquez sur Ajouter à l’agenda pour finaliser.

Vidéo : Comment configurer l’envoi automatique des modèles de messages ?

Vous pourrez toujours consulter les modèles de messages qui ont été envoyés aux clients en vous rendant dans votre boîte de réception, que ce soit dans l’extranet ou sur l’appli Pulse.

Remarque : assurez-vous d’utiliser le même nom pour regrouper les modèles de messages avec des options de langues différentes. Cela nous permettra d’envoyer le message automatique dans la langue du client. Nous utilisons la langue par défaut lorsqu’un modèle de message n’est pas disponible dans la langue préférée du client. Nous vous conseillons donc de configurer l’anglais comme langue par défaut, à moins que la majorité de vos clients ne parlent une autre langue.

Créer des réponses automatiques avec des modèles de messages

Les réponses automatiques sont des réponses standard qui peuvent être paramétrées pour répondre aux questions les plus fréquemment posées par les clients (par ex. concernant le parking, l’arrivée et le départ, les types de lits, etc.). Elles vous permettent de gagner du temps et d’offrir une expérience optimale à vos clients.

Les réponses automatiques sont divisées en réponses qui figurent ou ne figurent pas dans vos conditions. Pour les réponses figurant dans vos conditions, une réponse automatique acceptant la demande du client est envoyée à ce dernier. Pour les réponses ne figurant pas dans vos conditions, vous pouvez ajouter une réponse automatique à un modèle de message ou à d’autres conditions.

Pour configurer des réponses automatiques, suivez ces étapes :

1. Connectez-vous à l’extranet ou à l’appli Pulse.
2. Cliquez sur l’onglet Établissement et sélectionnez Préférences des messages.
3. Cliquez sur l’onglet Réponses automatiques puis sur Paramètres, en face du thème qui vous intéresse.
4. Cochez la case pour activer les réponses automatiques.
5. Choisissez la réponse que vous voulez envoyer aux clients.
6. Cliquez sur Sélectionnez un modèle pour inclure un modèle de message à votre réponse automatique. Vous pouvez aussi créer un nouveau modèle.
7. Cliquez sur Enregistrer pour finaliser.

Lorsqu’une réponse automatique est envoyée aux clients, ces derniers reçoivent un e-mail ainsi qu’un message sur l’Assistant Booking. Vous pouvez consulter les messages automatiques échangés avec les clients dans la boîte de réception de votre extranet ou sur l’appli Pulse, et leur envoyer d’autres messages à tout moment. Vous pouvez également envoyer des messages programmés automatiquement à vos clients pour partager des informations avec eux, et ce, au moment de votre choix.

Configurer des notifications de messages

Vous pouvez personnaliser les types de notifications que vous recevez de notre part afin de mieux gérer vos réservations. Nous pouvons par exemple vous envoyer un SMS pour les réservations de dernière minute, un e-mail pour vous informer des arrivées et une notification lorsque vous recevez un nouveau message dans votre boîte de réception.

Pour gérer les paramètres de vos notifications, suivez ces étapes :

1. Connectez-vous à l’extranet ou à l’appli Pulse.
2. Cliquez sur Compte et sélectionnez Paramètres des notifications.
3. Sélectionnez Oui ou Non pour les types de notifications que vous souhaitez recevoir. Si vous cliquez sur « Oui », un menu déroulant apparaîtra. Vous pourrez alors indiquer à quel moment vous souhaitez recevoir cette notification et par quel biais.
4. Cliquez sur Enregistrer pour finaliser.