Tout ce que vous devez savoir sur la fonctionnalité « Demande de réservation »

Mis à jour il y a 3 mois | Temps de lecture : 4 min
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La fonctionnalité « Demande de réservation » vous offre un contrôle total en vous permettant de gérer vos demandes de réservation. Contrairement aux réservations instantanées via lesquelles les clients peuvent immédiatement réserver un hébergement, cette option exige que les clients envoient une demande de réservation, que vous pourrez accepter ou refuser. 

Cette fonctionnalité nécessite donc un temps de gestion plus important que celui accordé aux réservations instantanées, et peut ainsi entraîner moins de réservations et potentiellement moins de revenus.


Que contient cet article ?


Comment fonctionnent les demandes de réservation ?

Les clients peuvent voir les établissements utilisant la fonctionnalité « Demande de réservation » uniquement s’ils recherchent des séjours plus de 3 jours avant la date d’arrivée. Si un client souhaite effectuer une réservation de dernière minute, il verra uniquement les établissements proposant des réservations instantanées.

Voici comment les demandes de réservation fonctionnent :

  1. Les clients qui souhaitent séjourner dans votre établissement plus de 3 jours avant la date d’arrivée vous envoient une demande de réservation.
  2. Vous recevez une notification de demande de réservation et disposez de 24 heures pour accepter ou refuser la réservation.
  3. Si vous acceptez la demande, le client disposera de 24 heures pour finaliser sa réservation et confirmer son séjour. S’il ne finalise pas sa réservation dans le délai imparti, la demande expirera et aucune réservation ne sera effectuée.

Vous ne pourrez pas communiquer directement avec le client avant que la réservation soit confirmée. Vous pourrez cependant répondre aux questions fréquentes dans la section Questions et réponses relatives à l’établissement de votre extranet.


Comment fonctionnent la tarification et les paiements ?

Tarification

Le tarif indiqué lors de l’envoi d’une demande de réservation est le prix que le client réglerait s’il venait à réserver immédiatement. Ce tarif peut être différent de celui que le client paiera lorsqu’il confirmera sa réservation. 

Le tarif peut varier si :

  • Vous lancez une promotion.
  • Vous modifiez le tarif de vos hébergements.

Si le tarif change après l’envoi de la demande de réservation, le client sera informé du nouveau prix une fois que vous aurez accepté la demande. Si le nouveau tarif lui convient, il pourra poursuivre et confirmer sa réservation. Si le nouveau tarif ne lui convient pas, il pourra rechercher un nouvel hébergement. Aucune pénalité ne sera infligée au client s’il ne finalise pas la réservation après avoir eu connaissance du nouveau tarif.

Paiement

Le client ne peut confirmer une réservation que si vous acceptez sa demande. Il ne pourra cependant régler le montant dû qu’après avoir confirmé la réservation. Le moment du paiement dépend de la manière dont votre établissement gère les paiements des clients.


Configurer la fonctionnalité « Demande de réservation »

Vous pouvez configurer la fonctionnalité « Demande de réservation » lors de l’inscription de votre établissement sur notre plateforme. Voici comment faire :

  1. Sur la page Comment recevez-vous vos réservations ?, sélectionnez Tous les clients doivent envoyer une demande de réservation. Si vous préférez opter pour les réservations instantanées, choisissez Tous les clients peuvent réserver instantanément.
  2. Suivez les instructions pour finaliser la configuration de votre établissement. 

Vous pourrez commencer à recevoir des demandes de réservation dès que votre établissement sera en ligne sur notre plateforme. 

Vous pourrez passer des demandes de réservation aux réservations instantanées (et vice versa) à tout moment en suivant ces étapes :

  1. Connectez-vous à l’extranet.
  2. Ouvrez l’onglet Établissement et sélectionnez Conditions.
  3. Descendez jusqu’à la section Autres conditions, puis cliquez sur Modifier dans la rubrique Comment recevez-vous vos réservations ?
  4. Pour activer les réservations instantanées, répondez Tous les clients peuvent réserver instantanément à la question Comment les clients peuvent-ils réserver votre établissement ?. Pour activer les demandes de réservation, sélectionnez Tous les clients doivent envoyer une demande de réservation.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Gérer les demandes de réservation

Vous pouvez accepter ou refuser les demandes de réservation de plusieurs manières.

Via votre boîte de réception

Pour accepter ou refuser une demande de réservation via une notification par e-mail, suivez ces étapes :

  1. Connectez-vous à votre boîte de réception et ouvrez l’e-mail vous informant d’une nouvelle demande de réservation.
  2. Cliquez sur le bouton Accepter ou refuser la demande. La page Détails de la demande s’affichera alors dans l’extranet.
  3. Sous Détails de la demande de réservation, cliquez sur Accepter ou sur Refuser.

 

Via l’extranet

Pour accepter ou refuser une demande de réservation directement via l’extranet, suivez ces étapes :

  1. Connectez-vous à l’extranet.
  2. Ouvrez l’onglet Réservations et sélectionnez Demandes de réservation.
  3. Sous Statut, vous verrez les réservations en attente d’une réponse. Cliquez sur le lien apparaissant sous Clients.
  4. Sous Détails de la demande de réservation, cliquez sur Accepter ou sur Refuser pour accepter ou refuser une demande.

 

Via l’appli Pulse

Pour accepter ou refuser une demande de réservation directement via l’appli Pulse, suivez ces étapes :

  1. Connectez-vous à l’appli Pulse.
  2. Ouvrez l’onglet Accueil et sélectionnez une demande en attente, ou appuyez sur Réservations et sélectionnez Demandes de réservation pour trouver la liste complète des réservations.
  3. Appuyez sur une demande en attente.
  4. Consultez les Détails de la demande de réservation et sélectionnez Accepter ou Refuser pour accepter ou refuser la demande.

Avant de refuser une demande de réservation, assurez-vous de consulter nos conditions de non-discrimination. Remarque : refuser de nombreuses demandes peut avoir un impact négatif sur l’expérience des clients avec votre établissement.


Questions fréquentes

 

To accept or decline booking requests directly via the extranet, follow these instructions:

  1. Log in to the extranet.
  2. Go to the Reservations tab and select Booking requests.
  3. Under Status, you’ll see reservations with a pending response – click on the link under Guests.
  4. In the Booking request details, click on Accept or Decline to accept or decline a request.

 

To accept or decline booking requests directly via the Pulse app:

  1. Log in to the Pulse app.
  2. Select a pending request from the Home tab or go to Bookings and select Booking requests to find the full list of bookings.
  3. Click on a request with a pending status.
  4. Review the Booking request details and click on Accept or Decline to accept or decline a request.

 

Here’s how to accept or decline booking requests via email notification:

  1. Log in to your email inbox and open the email notifying you about a new booking request.
  2. Click on the Accept or decline request button to open the Request details page of the extranet.
  3. Under Booking request details, select Accept or Decline.

Before declining a booking request, make sure you review our Non-discrimination Policy. Declining a lot of requests can negatively impact how guests experience your property.

  • Le déploiement de cette fonctionnalité est actuellement limité. Seulement certains types d’établissements situés dans les pays suivants peuvent en bénéficier :

    • Italie
    • Royaume-Uni 
    • France
    • Espagne 
    • Allemagne
    • Australie 
    • États-Unis

    Si votre établissement est éligible, vous verrez l’option « Demande de réservation » lors du processus d’inscription ou sur la page « Conditions » de votre extranet.

  • Nous vous enverrons un e-mail si : 

    • Vous avez reçu une nouvelle demande de réservation
    • Une demande de réservation a expiré avant que vous l’ayez acceptée ou refusée
    • Une demande de réservation a expiré avant que le client ait confirmé la réservation
    • Vous avez trop de demandes de réservation en attente

    Nous vous enverrons une notification push si :

    • Vous avez reçu une nouvelle demande de réservation
    • Une demande de réservation est sur le point d’expirer
    • Vous avez trop de demandes de réservation en attente

    Si vous utilisez l’appli Pulse, assurez-vous d’avoir activé vos notifications.

  • Pour vous aider à choisir la demande de réservation qui vous convient le mieux, nous ne bloquons pas automatiquement la disponibilité dans votre calendrier lorsqu’un voyageur envoie une demande de réservation. Cela signifie que vous pouvez parfois recevoir des demandes de réservation avec des dates de séjour qui se chevauchent partiellement ou totalement. Dans ce cas, vous pouvez choisir la réservation que vous souhaitez accepter et celle que vous souhaitez refuser via l’extranet ou l’appli Pulse.

  • La fonctionnalité « Demande de réservation » sera bientôt déployée aux partenaires qui utilisent des Channel Managers et des systèmes de gestion d’établissement. Vérifiez auprès de votre Channel Manager ou de votre système de gestion d'établissement pour savoir si cette option est disponible pour votre établissement.

  • La discrimination est un sujet que nous prenons très au sérieux. Nous vous demandons donc de bien consulter et suivre nos règles de non-discrimination avant de prendre votre décision et de refuser une demande de réservation.

  • Nous vous recommandons d’accepter ou de refuser une demande de réservation dans les plus brefs délais après sa réception, afin d’offrir une expérience client optimale. Même si vous refusez leur demande, les clients apprécieront votre réponse rapide et auront une opinion plus positive de vous et de votre établissement. Ne pas répondre à une demande de réservation peut également entraîner une accumulation de demandes en attente, que vous devrez dans tous les cas gérer, ainsi qu’une diminution des réservations et potentiellement des revenus.

  • Si vous n’y répondez pas sous 24 heures, nous vous informerons que la demande a expiré et qu’elle a été automatiquement refusée. Passé ce délai, vous ne pourrez plus rien faire concernant cette demande de réservation spécifique. Le client recevra alors un e-mail l’informant que vous n’avez pas répondu à sa demande. Il pourra soit vous envoyer une nouvelle demande de réservation soit choisir un autre établissement. Quelques demandes expirées ne devraient pas avoir un grand impact sur votre activité. Cependant, un trop grand nombre de demandes expirées peut générer une déception de la part des clients, moins de réservations et potentiellement moins de revenus.

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