Conditions d’annulation, d’acompte et de prépaiement

Des informations claires pour vos clients. Des revenus garantis pour vous.

Les annulations sont un problème récurrent dans le secteur hôtelier. En effet, des événements inattendus peuvent toujours survenir même si vos clients ont bien planifié leur voyage. Lorsque vous vous trouvez dans une telle situation, il est non seulement important que vos clients sachent à quoi s’attendre, mais aussi que vous puissiez sécuriser vos revenus.

Pour informer vos clients du moment où vous allez les facturer ainsi que du montant à régler, nous vous conseillons de mettre en place des conditions d’annulation, d’acompte et de prépaiement adaptées à votre établissement. Cela leur évitera des mauvaises surprises et vous garantira des revenus.

Vous pouvez maintenant configurer plus facilement vos conditions dans l’extranet en répondant simplement à quelques questions. Celles-ci abordent tous les principaux scénarios d’annulation et de paiement que vous pouvez rencontrer.

Quelles conditions pouvez-vous configurer ?

  • Conditions d'annulation

Elles permettent aux clients de savoir s’ils peuvent annuler gratuitement leur réservation et si oui, jusqu’à quel moment. Nous vous conseillons généralement d’autoriser les annulations gratuites jusqu’à 1 à 2 jours avant l’arrivée prévue du client. Cependant, vous pouvez également choisir de mettre en place des conditions d’annulation non remboursables.

  • Conditions d'acompte et de prépaiement

Informez vos clients du montant des frais qui pourra éventuellement s’appliquer avant leur arrivée et du moment où celui-ci sera à régler.

Conditions d'acompte et de prépaiement

En plus de vos conditions d’annulation, vous pouvez configurer  :

 

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Un acompte

Les clients payent une certaine somme avant leur arrivée, généralement par virement bancaire. Celle-ci leur sera restituée s’ils annulent pendant la période (flexible) d’annulation gratuite. Cependant, s’ils annulent passé ce délai, le montant de leur dépôt de garantie ne leur sera pas remboursé, ce qui signifie que vous ne perdrez pas ces revenus.

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Un prépaiement

Lors du processus de réservation, les clients règlent une partie de la réservation (souvent le montant de la première nuitée) avec leur carte bancaire. Les prépaiements sont généralement applicables aux réservations non remboursables ou partiellement remboursables. Par conséquent, si les clients annulent, ce montant ne leur sera pas remboursé.

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Une préautorisation

Vous bloquez une certaine somme pour vérifier que la carte utilisée par le client est valide et pour vous assurer que vous pourrez la débiter du montant total plus tard. Vous pouvez choisir de restituer cette somme immédiatement au client ou de la conserver en guise de garantie au cas où le client n’honorerait pas sa réservation.

Quels sont les avantages des conditions d’annulation et de prépaiement ?

Garantissez vos revenus

Assurez-vous une rentrée d’argent en cas d’annulation.

Réduisez vos annulations

Lorsque les clients savent à quoi s’attendre, ils ont tendance à moins annuler.

Gérez les attentes des clients

Donnez des informations claires à vos clients ce qui leur permettra d’éviter les mauvaises surprises pouvant nuire à leur séjour.

Fonctionnement des conditions – résumé

Consultez vos conditions dans votre extranet en allant dans l’onglet Établissement, puis en cliquant sur Conditions.

Dans la rubrique Conditions d’annulation, vous pouvez choisir d’utiliser des conditions entièrement flexibles ou personnalisées, ou même d’appliquer des conditions différentes suivant les types d’hébergements.

- Grâce aux conditions entièrement flexibles, vos clients ne payent que s’ils séjournent dans votre établissement et ils peuvent annuler gratuitement avant l’enregistrement, lors d’une période que vous aurez configurée.

- Les conditions personnalisées vous permettent de fixer un délai d’annulation gratuite avant l’arrivée des clients et de choisir le montant qu’ils seront facturés s’ils choisissent d’annuler après cette période. Vous pourrez également configurer un prépaiement avant l’enregistrement et définir quand et comment vous souhaitez recevoir ce versement. Pour finir, il vous sera possible d’appliquer des conditions différentes en fonction des types d’hébergements.

- En ajoutant des préférences de préautorisation, vous signalez à vos clients si vous préautorisez ou non leur carte, et vous les informez du moment de la préautorisation ainsi que du montant retenu. Les préautorisations peuvent également être activées pour des types de conditions spécifiques.

- En demandant un acompte, vous vous assurez une rentrée d’argent en cas d’annulation. Si le client honore sa réservation vous pourrez ensuite le rembourser ou déduire l’acompte du montant total de la réservation. Les acomptes sont généralement réglés via virement bancaire, ce qui est très pratique lorsque vous n’êtes pas en mesure de débiter des cartes de crédit.