Woman working on laptop

אוטומציה במקום האירוח הביתי – לייעל תהליכים, להפחית זמן עבודה ולמקסם הכנסות

 | שמירה
ג'יימס קופלנד, בעלים של מקום אירוח ביתי, משתף טיפים על אוטומציה של משימות והדרך שבה היא תחסוך לכם זמן יקר שתוכלו להקדיש לפיתוח העסק.

כשרק פתחתי את מקום האירוח הביתי, האתגר הגדול ביותר שלי, והדבר המשמעותי ביותר שלמדתי מאז, היה עד כמה חשוב להפוך משימות לכמה שיותר אוטומטיות. זה היה קריטי להצלחה שלי בסופו של דבר, ואני רוצה לחלוק כמה טיפים שיעזרו לכם להרחיב ולפתח את העסק באמצעות אוטומציה.

החשיבות של אוטומציה

מבחינתי, אוטומציה משמעה יצירת שיטות עבודה ומערכות שיבצעו באופן אוטומטי משימות, שאחרת היו דורשות הרבה זמן ומאמץ. זה כולל גם את העבודות הקטנות והפשוטות וגם את המשימות הגדולות והמהותיות ביותר בעסק. חשוב להבין מה אפשר להפוך לאוטומטי, כדי להרוויח בחזרה את הזמן ואת הכסף. במקרה שלי, בזכות אוטומציה של כמה תהליכים מרכזיים, הצלחתי להרוויח בחזרה מספיק זמן כדי להתרחב ולנהל עוד מקומות אירוח.

תוכנת ניהול ערוצים וסנכרון יומנים

כשרק פתחתי את מקום האירוח הביתי, לא ידעתי שאפשר להשתמש בתוכנה לניהול ערוצים או לסנכרן בין היומנים השונים. כן ידעתי שאני חייב לשנות משהו, כי כמות העבודה הידנית שהייתה לי לקחה המון זמן. זה גם גרם לעסק שלי להיראות פחות מקצועי, כי קיבלתי הזמנות כפולות. הייתה תחושה של בלגן שלם.

היום אני משתמש בפלטפורמה לניהול ערוצים, שמסתנכרנת בצורה חלקה מאוד עם Booking.com ושאר הפלטפורמות שאני עובד איתן. אני יכול להיכנס לכלי ניהול אחד ולנהל את כל ההזמנות שלי. אני לא צריך להמשיך לעבור כל הזמן בין תוכנות, כי כל הנתונים נמשכים למקום אחד מממשקי ה-API השונים. 

מנהל הערוצים מאוד יעיל בסנכרון יומנים ובניהול הזמנות, והוא גם ממש עוזר לי לארגן את לוח הזמנים של עובדי ועובדות הניקיון. הם יכולים להיכנס לכלי הניהול שלהם ולראות בקלות מתי אורחים מגיעים ומתי הם עושים צ'ק-אאוט. לפני כן, נהגתי לשלוח להם צילומי מסך של ההזמנות דרך ה-WhatsApp, מה שלקח לי המון זמן! 

צ'ק אין אוטומטי

אחד הפתרונות המשמעותיים ביותר שיישמתי הוא אוטומציה של תהליך הצ'ק-אין. אני גר במרחק של כמעט שעה ממקום האירוח. נניח שיש לי בממוצע 10 אורחים בחודש. אם הייתי נוסע אל מקום האירוח ובחזרה כדי לקבל את האורחים ולעשות להם צ'ק-אין בעצמי, זה היה לוקח לי 20 שעות נסיעה. ואם ניקח בחשבון מחיר של 0.5 פני למייל (1.6 ק"מ) ומרחק של 80 מייל (כ-129 ק"מ), מדובר בהוצאה של בערך 360 ליש"ט בחודש על נסיעות. במקום זאת, התקנתי ידית חכמה לדלת ושילבתי את זה עם תבניות ההודעה האוטומטיות של Booking.com. כך, ביום הצ'ק-אין, האורחות והאורחים מקבלים הודעה אוטומטית עם קוד והסברים איך להשתמש במנעול החכם ולפתוח את הדלת. 

אני ממש ממליץ לעבור לצ'ק אין אוטומטי, כי זה חוסך הרבה זמן, כסף וטרחה. אפשר להתקין מערכת כזו ולהיות פיזית בכל מקום אחר בעולם. מוקדם יותר השנה טיילתי בתאילנד וניהלתי את העסק משם בראש שקט לחלוטין, כי הכל התבצע באופן אוטומטי.

The benefits of automating your holiday rental business

 

תבניות הודעה של Booking.com

אני שולח ארבע הודעות לאורחים שלי: אישור הזמנה, הודעה ביום הצ'ק-אין עם פרטי המנעול החכם, הודעה באמצע השהייה כדי לבדוק שהכל בסדר, והודעה בצ'ק-אאוט שמודה להם על השהייה ומעודדת אותם להשאיר חוות דעת. כל התהליך הזה נעשה אוטומטית באמצעות תבניות ההודעה של Booking.com, שאפשר להתאים לכל אורח ואורחת באופן אוטומטי כדי להוסיף נגיעה אישית.

אני בהחלט ממליץ על תבניות ההודעה לכל מי שיש להם מקום אירוח ביתי. אם יש לכם עשרה אורחים בחודש, ונניח שבממוצע לוקח לכם שתי דקות לכתוב כל אחת מארבע ההודעות האלה, אתם חוסכים בערך 80 דקות בחודש. זה אולי לא נשמע הרבה, אבל זה יכול להצטבר במהירות לכמות די משמעותית. ואם אתם משתמשים בנוסף לזה בתוכנה לניהול ערוצים, תהיה לכם גם תיבת דואר אחת שדרכה תענו לאורחים, מה שהופך את כל התהליך למהיר יותר וקל יותר.

תוספים (פלאג-אין) לתמחור ולהנחות

אוטומציה נוספת שאני ממליץ עליה היא שימוש בתוספים (פלאג-אין) לתמחור. תוכלו להשתמש במוצרי התמחור השונים של Booking.com, שקובעים הנחות אוטומטית לקהל היעד שלכם. לדוגמה, אפשר להגדיר הנחה של 10% לאנשים שמשתמשים במכשיר נייד – זה ממש שימושי. 

אני גם משתמש בתוכנה לניהול הכנסות של צד שלישי שמסתנכרנת עם Booking.com והופכת את כל החוויה שלי כמארח לפשוטה הרבה יותר. אני לא צריך להזין ידנית מחיר נמוך יותר לתקופות שמחוץ לעונה או מחיר גבוה יותר לעונת השיא – הנתונים נמשכים אוטומטית מתוכנת ניהול הערוצים שלי, שמתקשרת עם Booking.com ועם הפלטפורמות האחרות שלי. מבחינתי, זה יתרון עצום שיש לי מערכת תמחור אוטומטית, כי אם לא הייתי מתאים את התעריפים לתקופה בצורה נכונה הייתי מפספס הרבה רווחים. 

ניהול מקום האירוח מכל מקום עם אפליקציית Pulse

אפליקציית Pulse של Booking.com היא עוד דרך מצוינת לחסוך זמן, אבל גם הרבה יותר מזה. Pulse היא אפליקציה נהדרת כי אני יכול לטפל בצ'ק-אין של האורחים דרך המכשיר הנייד ולנהל את מקום האירוח תוך כדי תנועה. יש בה גם את מרכז ההזדמנויות שמיידע אותי מה אני יכול לעשות כדי לשפר ביצועים. ככה נחשפתי לתוכנית הנאמנות Genius, שמאפשרת לי להציע הנחות ללקוחות חוזרים שפתחו חשבון ב-Booking.com. הבנתי שאם אציע הנחות לאורחי Genius ברמה 3, אגדיל את כמות ההזמנות שלי בערך ב-117%. לא היה לי ספק מה אני צריך לעשות. אפליקציית Pulse היא דרך טובה מאוד להכיר הזדמנויות חדשות לפיתוח העסק, והיא גם עוזרת לבצע פעולות שונות מכל מקום בפשטות ובמהירות כמו הוספת תמונות מעודכנות, ניהול הזמנות או עריכת עמוד מקום האירוח.

רוצים להצליח לצמוח? אוטומציה היא המפתח

העצה האחרונה שלי למארחים ולמארחות היא לנצל כל הזדמנות להפוך משימות לאוטומטיות. זה באמת עושה הבדל עצום, במיוחד אם אתם מנהלים כמה מקומות אירוח ביתיים. אוטומציה חוסכת המון זמן ומקלה על ניהול מקומות אירוח במספר פלטפורמות שונות. זה קריטי אם אתם רוצים לייצר כמה שיותר ביקוש ולמקסם את ההכנסות. לדוגמה, רשמתי את מקום האירוח הביתי ב-Booking.com, ותוך שלושה חודשים ההכנסה שלי (ברוטו) הייתה 7,467 ליש"ט על פני כמה פלטפורמות – מה שמראה כמה חשוב לגוון את הפלטפורמות והערוצים שמשתמשים בהם. 

 

Person typing on laptop
דרך פשוטה יותר להצמיח את העסק

אנחנו משתפים פעולה עם יותר מ-600 ספקי קישוריות אמינים, שיכולים לעזור לכם להפוך את התפעול היומיומי לפשוט יותר ולגרום לעסק שלכם לצמוח. בואו להכיר עוד יתרונות של השותפות שלכם עם Booking.com. 

לפרטים נוספים

מה דעתכם על העמוד הזה?

Topics
השורה התחתונה
  • תוכנת ניהול ערוצים יכולה לחסוך זמן עבודה כשזה מגיע לסנכרון יומן ההזמנות בין כמה פלטפורמות שונות
  • שירות צ'ק-אין אוטומטי יכול לעזור לכם להעניק חוויית אירוח משודרגת, ואולי גם לחסוך זמן, מאמץ והוצאות באופן משמעותי
  • אפשר לשפר את חוויית האירוח ולחסוך שעות של עבודה באמצעות שליחה של הודעות אוטומטיות עם תבניות ההודעה שמציעה Booking.com
  • אפליקציית Pulse של Booking.com מאפשרת גם לערוך את עמוד מקום האירוח וגם לנהל את ההזמנות תוך כדי תנועה, והכל בצורה מהירה וקלה