איך להגדיר תבניות, אפשרויות מענה אוטומטי והתראות על הודעות

עודכן לפני 3 חודשים | זמן קריאה: 6 דקות
שמירה

אתם יכולים להגדיר תבניות הודעה ואפשרויות מענה אוטומטי ולאפשר קבלת התראות על הודעות באקסטרא-נט או באפליקציית Pulse, כדי לחסוך זמן ולמסור מידע חשוב לאורחות ולאורחים שלכם.

רק חשבונות משתמש באקסטרא-נט עם הרשאות אדמין יכולים להוסיף או לערוך תבנית. אם אתם צריכים לבצע פעולות מהסוג הזה, שדורשות הרשאת אדמין, עיינו במידע הנוסף כדי לדעת איך לנהל את הרשאות הגישה שלכם. 

למידע נוסף


מה יש במאמר הזה?


הגדרה ותזמון של תבניות

תבניות מאפשרות לכם לשתף מידע חשוב עם אורחים ואורחות באופן אוטומטי.

אתם יכולים להגדיר שליחת הודעות מוכנות בכל אחד מהשלבים המרכזיים האלה בתהליך ההזמנה והשהייה:

  • כשאורחים ואורחות מזמינים את השהייה
  • 3 ימים לפני ההגעה
  • שבוע לפני ההגעה
  • ביום ההגעה
  • יום אחד לפני ההגעה
  • יום אחד לפני העזיבה

אתם יכולים להתאים אישית את התבניות, על ידי הוספה של סימנים מיוחדים שיכניסו להודעה באופן אוטומטי את שם האורח או האורחת, זמני הצ’ק-אין, שם מקום האירוח ועוד.  אתם יכולים להוסיף גם תשובות מותאמות אישית ולצרף תמונות כדי לתת להם מידע נוסף. כדי להגדיר תבניות הודעה:

  1. נכנסים לאקסטרא-נט או לאפליקציית Pulse
  2. לוחצים על לשונית מקום אירוח באקסטרא-נט או על עוד באפליקציית Pulse, ואז בוחרים הגדרות הודעות
  3. בוחרים בלשונית תבניות הודעה ואז לוחצים על כפתור יצירת תבנית חדשה
  4. כותבים את ההודעה שתהיה בתבנית – כדי להקל על התהליך, יצרנו תיבות מידע שמולאו מראש שיציגו את פרטי ההזמנה באופן אוטומטי
  5. מאשרים את השפה – אפשר לבחור שפה נוספת לתבניות וגם לצרף תמונות
  6. לוחצים על המשך
  7. ממלאים את שם התבנית ובוחרים את נושא התבנית
  8. לוחצים על שמירת תבנית כדי לסיים

אתם יכולים לעדכן או להסיר תבניות בלשונית 'תבניות הודעה'.

כדי לתזמן שליחה של הודעה מוכנה מתבנית:

  1. נכנסים לאקסטרא-נט או לאפליקציית Pulse
  2. לוחצים על לשונית מקום אירוח ואז על הגדרות הודעות
  3. עוברים ללשונית מתזמן תבניות הטקסט ולוחצים על הכפתור תזמון שליחת תבנית
  4. בוחרים מתי רוצים לשלוח תבנית, ואז בוחרים בתבנית שרוצים לשלוח מתוך התפריט שנפתח (תופיע גם תצוגה מקדימה של ההודעה)
  5. לוחצים על הוספה לתזמון כדי לסיים

אתם תמיד יכולים לעקוב ולראות אילו תבניות הודעה נשלחו לאורחות ולאורחים, כי הן מוצגות אוטומטיות בתיבת הדואר הנכנס שלכם – גם באקסטרא-נט וגם באפליקציית Pulse.

שימו לב:

חשוב לוודא שאתם משתמשים באותו שם לקבוצה של תבניות זהות שכתובות בכמה שפות. זה יעזור לנו להתאים בין השפה שהאורחים מעדיפים ובין ההודעה האוטומטית שהם מקבלים. כשאין תבנית שכתובה בשפה המועדפת על האורחים, אנחנו משתמשים בשפת ברירת המחדל. אנחנו ממליצים להשתמש באנגלית כשפת ברירת המחדל, אלא אם רוב האורחות והאורחים שלכם דוברים שפה אחרת.


יצירת אפשרויות מענה אוטומטי באמצעות תבניות

אפשרויות מענה אוטומטי הן תשובות סטנדרטיות שאתם יכולים להגדיר כדי לענות לשאלות נפוצות בנושאים כמו חנייה, צ’ק-אין וצ'ק-אאוט, סוגי מיטות ועוד. הן יכולות לחסוך לכם זמן וליצור חוויה טובה יותר לאורחות ולאורחים שלכם.

אפשרויות מענה אוטומטי מחולקות לתשובות משני סוגים: 'במסגרת המדיניות שלכם', ו'לא כלול במדיניות שלכם'. מענה מהסוג הראשון הוא הודעה אוטומטית שנשלחת לאורחות ולאורחים שלכם, על כך שהבקשה שלהם – שהייתה במסגרת מדיניות ההזמנות שלכם – התקבלה. כדי לענות לבקשות מהסוג השני, אתם יכולים להגדיר מענה אוטומטי עם תבניות הודעה ותנאים נוספים, שיישלחו לאורחות ולאורחים שפנו אליכם עם בקשות שלא כלולות במדיניות הרגילה שלכם.

כדי להגדיר אפשרויות מענה אוטומטי:

  1. נכנסים לאקסטרא-נט או לאפליקציית Pulse
  2. לוחצים על לשונית מקום אירוח ואז על הגדרות הודעות
  3. עוברים ללשונית מענה אוטומטי ולוחצים על הגדרות ליד הנושא הרלוונטי
  4. מסמנים את התיבה תחת הנושא שלגביו רוצים להפעיל את המענה האוטומטי
  5. בוחרים את התשובה הרצויה
  6. לוחצים על בחרו תבנית כדי להשתמש בתבנית הודעה במענה האוטומטי – אפשר גם ליצור תבנית חדשה
  7. לוחצים על שמירה כדי לסיים

כשמענה אוטומטי נשלח לאורחות ולאורחים, הם יקבלו אותו באימייל ויקבלו גם הודעה בצ'אט של Booking Assistant. אתם יכולים לבדוק את האינטראקציה של האורחים והאורחות עם ההודעות האוטומטיות בתיבת הדואר הנכנס שלכם באקסטרא-נט או באפליקציית Pulse, ולשלוח להם הודעות נוספות מתי שתרצו. אתם יכולים גם לשלוח תבניות מתוזמנות לאורחות ואורחים באופן אוטומטי, כדי לשתף איתם מידע בכל זמן שתבחרו.


הגדרת התראות על הודעות

אתם יכולים להתאים אישית את סוגי ההתראות שאתם מקבלים מאיתנו כדי לנהל את ההזמנות שלכם טוב יותר. למשל, אנחנו יכולים לשלוח לכם הודעת טקסט על הזמנות של הרגע האחרון, או אימיילים על הגעות, ולשלוח לכם התראות כשיש לכם הודעה חדשה בתיבת הדואר הנכנס.

כדי לנהל את הגדרות ההתראות שלכם:

  1. נכנסים לאקסטרא-נט או לאפליקציית Pulse
  2. לוחצים על חשבון ובוחרים באפשרות הגדרות ההתראות
  3. מסמנים כן או לא בסוגי ההתראות שרוצים לקבל כשלוחצים על 'כן', יופיע תפריט נפתח שבו אפשר לפרט מתי ואיך רוצים לקבל את ההתראות האלה
  4. לוחצים על שמירה כדי לסיים

המאמר הזה עזר לכם?