הנחיות בנושא מתן גישה למפתחות החדרים

אנחנו מתייחסים במלוא הרצינות לבטיחות ולאבטחה. לכן גיבשנו את ההנחיות האלה – כדי לעזור לכם להגדיר וליישם נהלים שקובעים למי תינתן גישה למפתחות החדרים. כך תוכלו למזער את הסיכונים ולשמור על הביטחון של האורחות והאורחים ושל מקום האירוח שלכם.

מה יש במאמר הזה?

הנחיות בסיסיות בנושא מתן גישה למפתחות החדרים

בתור מנהלים, בעלים או חברי צוות במקום אירוח, אתם אחראים לדאוג לביטחון ולאבטחה של כל מי ששוהים ועובדים במקום האירוח הזה. במסגרת האחריות הזו אתם צריכים לדאוג להפחתת סיכונים שקשורים לביטחון, באמצעות ההנחיות האלה.

• רק עובדים מורשים ואורחים רשומים יכולים לקבל גישה לחדרים או ליחידות האירוח
• בביצוע הצ'ק-אין, הרישום צריך לכלול תמיד את שם המשפחה של האורח/ת ואת מספר החדר
• אל תמסרו מפתח לחדר או מספר חדר לאף אחד לפני שביקשתם אמצעי זיהוי מתאים ואישרתם את ההזמנה שלו
• אל תיתנו מפתח חדש או נוסף לאף אחד לפני שביקשתם אמצעי זיהוי מתאים וקיבלתם אישור מהאורחים והאורחות ששוהים בחדר, לתת לו גישה אליו
• בצעו השוואה בין המידע שאתם מקבלים ממי שרוצה גישה לחדר (אורחים רשומים או מבקרים) לבין המידע שמופיע בהזמנה שביצעו האורחים
• אם קיבלתם פרטים שונים מאלה שרשומים אצלכם, בקשו מהאורחים או מהמבקרים להציג תעודה מזהה עם תמונה, כמו דרכון או רישיון נהיגה
• אם אין למבקרים אפשרות להציג תעודה מזהה עם תמונה – או במקרה שהחוק המקומי לא דורש הצגת תעודה כזו או לא מאפשר לכם לבקש אותה – בקשו מהאורחים ששוהים כרגע בחדר לפגוש את המבקרים שלהם בלובי ולאשר את הזהות שלהם
• אל תמסרו מפתח למישהו שטוען שהאורחים מרשים לו להיכנס לחדר שלהם, אלא אם האורחים עצמם נתנו לכם הסכמה מפורשת לכך, בכתב או בעל פה

אם לא תוכלו לעמוד בדרישות המינימליות האלה, יכול להיות שנשעה או נסיר את מקום האירוח שלכם מהפלטפורמה שלנו.

נהלים נוספים למזעור סיכונים

בנוסף להנחיות הבסיסיות שציינו קודם, אנחנו ממליצים גם לקבוע נהלים לגבי גישה למפתחות החדרים, שהצוות יצטרך לפעול לפיהם. הנה כמה הצעות שכדאי ליישם:

• למנות חבר או חברת צוות לתפקיד ביטחון ואחריות, ולוודא שיקבלו הכשרה מתאימה שתאפשר להם לאכוף את ההנחיות שמפורטות למעלה
• לשמור את המפתחות בכספות דיגיטליות או תיבות עם קוד פתיחה ייחודי, או לוודא שעובדות ועובדי דלפק הקבלה נותנים לאורחים את המפתחות לחדר או ליחידת האירוח בצורה בטוחה
• לשנות את קוד הפתיחה של התיבה לשמירת המפתח או של דלת הכניסה בכל פעם שאורחים עושים צ'ק-אאוט מהחדר הרלוונטי
• להזכיר לאורחים ולאורחות לא להשאיר מפתחות במקומות ציבוריים ללא השגחה
• אם אפשר, להשקיע במנעולים חכמים כדי שהבחירה למי לתת גישה לחדר תהיה בשליטתכם, וכדי לעזור לאורחים ולאורחות שאיבדו את המפתח שלהם או ננעלו בחוץ
• אם אתם משתמשים במנעול חכם שמגיע עם אפליקציה, חשוב להקפיד להגדיר קוד כניסה חדש אחרי כל צ'ק-אאוט
• לוודא שהצוות מודע לנהלים שקשורים למפתחות החדרים ושהוא קיבל הכשרה בנושא

למידע נוסף על הסטנדרטים שלנו בתחום הבטיחות, קראו את הערכים והקווים המנחים שלנו.