Melakukan refund kartu kredit virtual (VCC)

Diperbarui 4 bulan yang lalu | Waktu baca: 5 min
Simpan

Kami menawarkan proses refund terpadu selama 60 sampai 90 hari untuk kartu kredit virtual (VCC). Proses ini dirancang untuk memberikan kejelasan dan transparansi atas aliran kas Anda sekaligus memberikan Anda waktu yang cukup untuk melakukan refund demi menghindari chargeback.


Isi artikel ini


Kapan Anda perlu melakukan refund VCC

Anda harus melakukan refund VCC jika Anda sudah menarik dananya dalam salah satu dari dua situasi berikut:

  1. Anda telah setuju untuk menghapus biaya yang berlaku jika sebuah reservasi dibatalkan, diubah, atau no-show.
  2. Sebuah reservasi dibatalkan karena Force Majeure/Keadaan Kahar. Dalam kasus-kasus tersebut, para tamu seharusnya tidak dikenai biaya untuk masa inap yang tidak dapat dipenuhi, dan kami akan menghapus semua komisi yang berkaitan dengan reservasi tersebut.

Dalam kedua kasus ini, kami akan mengembalikan uang tamu dan Anda perlu melakukan refund ke VCC yang sama yang terkait dengan reservasi tersebut.


Melakukan refund VCC

Anda bisa melakukan refund VCC dengan cara yang sama seperti refund kartu kredit lain. Ada dua cara untuk melakukan ini di ekstranet.

Lewat tab Keuangan:

  1. Login ke ekstranet
  2. Klik Keuangan lalu klik Pengelolaan kartu virtual
  3. Klik Kartu virtual untuk di-refund untuk melihat semua VCC yang perlu di-refund berserta alasan, batas waktu, dan nominalnya
  4. Pilih Lihat detail kartu dan mulai proses refund melalui POS atau mesin kartu kredit Anda.

Lewat tab Reservasi :

  1. Login ke ekstranet
  2. Klik Reservasi, kemudian pilih nomor pemesanan untuk mengakses detailnya
  3. Pilih Lihat detail kartu dan masukkan detail VCC untuk melakukan proses refund menggunakan POS atau mesin kartu kredit Anda

VCC dapat di-refund sekalipun masa berlakunya sudah habis – Anda hanya perlu memasukkan bulan ini sebagai tanggal kedaluwarsanya. Kami akan mengembalikan uangnya ke tamu Anda.


Apa yang harus dilakukan jika refund VCC bermasalah?

Jika mengalami masalah dengan refund VCC, hubungi Penyedia Layanan Pembayaran (PSP) Anda untuk menyelesaikan masalahnya. Proses refund mungkin akan berbeda sesuai dengan sistem POS atau mesin kartu kredit Anda. Kami menyarankan Anda untuk menghubungi bank atau lembaga keuangan Anda untuk meminta bantuan.

Berikut adalah beberapa situasi umum yang mungkin menyebabkan masalah:

  1. Mesin POS atau mesin kartu kredit Anda diblokir. Alasan utama pemblokiran adalah:
  • Anda sudah menagih VCC tersebut sebelumnya. Tiap VCC hanya dapat digunakan satu kali. Setelah itu, informasi transaksi tidak lagi dapat diakses oleh mesin POS Anda.
  • Nominal yang Anda refund lebih besar dari saldo yang tersedia di VCC.
  • Penyedia tidak mengizinkan Anda melakukan refund VCC.
  1. Terjadi kesalahan yang tidak diketahui sebabnya pada mesin POS/kartu kredit.
  • Jika hal ini terjadi dan PSP Anda tidak dapat memberikan informasi yang membantu, silakan coba lagi nanti atau di hari berikutnya.
  1. Dana Anda tidak cukup saat ini.
  • Anda memiliki masa tenggang selama 60 sampai 90 hari untuk melakukan refund VCC. Pastikan ada dana yang cukup di rekening Anda sebelum tanggal jatuh tempo untuk menghindari chargeback.

Jika Anda terlambat melakukan refund VCC, kami akan mengenakan chargeback untuk mengembalikan dana yang hilang.


Mengajukan keberatan refund VCC

Anda harus melakukan refund VCC apabila sebuah reservasi dibatalkan atau diubah, dan kami telah memberikan refund kepada tamu. Oleh karena itu, jumlah yang kami bayarkan kepada Anda dengan VCC harus dikembalikan untuk menghindari chargeback. Jika Anda tidak setuju untuk melakukan refund, silakan hubungi tim dukungan lokal untuk meminta bantuan.


Bagaimana jika Anda telah memberikan refund kepada tamu secara langsung?

Alasan Anda diminta untuk refund VCC adalah karena kami sudah memberikan refund ke tamu. Jika Anda sudah memberikan refund kepada tamu, harap minta mereka mengembalikan jumlah tersebut kepada Anda, atau mereka akan mendapat refund ganda. Anda masih harus mengembalikan dana VCC tersebut kepada kami untuk menghindari chargeback.


Apa yang terjadi jika Anda tidak melakukan refund VCC?

Kami akan mengirimkan pengingat refund VCC selama dua sampai tiga bulan setelah kami memberikan refund kepada tamu. Keterlambatan atau kurangnya nominal refund dapat memaksa kami mengenakan chargeback untuk menutupi dana yang terutang.

Anda mungkin akan kehilangan hak penagihan VCC untuk pemesanan mendatang sebelum tanggal check-in.


Apa itu chargeback?

Chargeback dikenakan jika tagihan kartu kredit atau debit dikembalikan oleh bank yang berwenang. Proses ini dibuat untuk menyelesaikan sengketa antara pedagang dan konsumen. 

Setelah bank menyetujui permintaan chargeback, mereka akan memberi refund sesuai nominal awal kepada pemegang kartu – dalam kasus ini, kepada kami. Kami akan menginisiasi chargeback jika kami sudah memberikan refund kepada tamu, tetapi Anda terlambat memberikan refund VCC dari reservasi terkait kepada kami. Kami akan mengirimkan dua email pengingat sebelum memproses chargeback.


Berapa lama batas waktu chargeback?

Setelah Booking.com memberikan refund kepada tamu, Anda akan menerima email berisi instruksi pengiriman refund ke kartu kredit virtual yang digunakan untuk reservasi tamu tersebut. Kami memberikan Anda batas waktu 60 sampai 90 hari untuk memproses refund dan kami akan mengirimkan dua email pengingat selama periode itu.

Berikut adalah perincian dari apa yang akan Anda terima:

  • Hari refund tamu : Anda akan menerima email yang mengonfirmasi bahwa tamu telah mendapat refund, serta detail pengiriman refund ke VCC terkait.
  • Pengingat pertama: pada hari ketiga bulan selanjutnya, kami akan mengirimkan email pengingat berisi semua detail yang Anda butuhkan untuk memproses refund tersebut. 
  • Pengingat kedua: Pada tanggal 15 di bulan setelah kami mengirimkan pengingat pertama, kami akan mengirimkan ringkasan refund yang belum dilunasi beserta permintaan untuk memprosesnya demi menghindari chargeback. 
  • Awal proses chargeback: Pada tanggal 30 di bulan yang sama, kami akan memberikan detail dari refund yang belum dibayarkan ke perusahaan kartu kredit dan PSP kami untuk memulai proses chargeback.

Biaya tambahan lain terkait chargeback

Penyedia Layanan Pembayaran (PSP) umumnya mengenakan biaya pemrosesan chargeback. Jumlahnya bervariasi tergantung pengaturan pembayaran Anda. Untuk menghindari pengenaan biaya tambahan, kami menyarankan Anda untuk memberi refund VCC sesuai tanggal yang ditentukan.


Informasi lebih lanjut tentang VCC dan Pembayaran

Semua yang perlu Anda ketahui mengenai kartu kredit virtual 

Penghematan biaya dan tanggal aktivasi lebih awal untuk kartu kredit virtual

Cara kerja Pembayaran Online 

Baca Pertanyaan Umum tentang Pembayaran kami

Apakah artikel ini bermanfaat?