4 tips komunikasi lancar sebelum kedatangan tamu

Pelajari cara memulai percakapan dengan tamu hotel dan membuat kesan pertama yang baik dengan email sebelum mereka datang. Kami mengumpulkan beberapa tips tentang cara berbicara untuk menetapkan ekspektasi, berbagi informasi penting, dan memberikan pengalaman terbaik yang konsisten.

Periksa pengaturan pengiriman pesan

1. Menyiapkan email sambutan

Tamu tidak selalu melakukan pemesanan selama jam kerja Anda. Namun, Anda tetap dapat memberi sambutan hangat dengan menyiapkan pesan selamat datang di ekstranet.

Anda dapat membuat pesan sederhana atau personal sesuai dengan keinginan. Banyak mitra ingin membantu tamu merencanakan kunjungan mereka dengan memasukkan informasi tentang waktu check-in, petunjuk properti, dan parkir. Plus, jika Anda mengatur template terjadwal, pesan Anda dapat secara otomatis dikirim setiap kali reservasi baru dibuat.

2. Cepat membalas pesan tamu

Tamu senang dengan jawaban yang cepat karena membuat mereka nyaman, dan dapat menyebabkan mereka menulis skor ulasan lebih tinggi.

Buat pengalaman terbaik untuk tamu dan hemat waktu Anda dengan mengatur balasan otomatis untuk menjawab pertanyaan umum mereka.

Ketika permintaan diproses menggunakan balasan otomatis, tamu Anda menerima email (atau pesan melalui chatbot Booking Assistant) yang mengonfirmasi apakah permintaan mereka disetujui, ditolak, atau tergantung ketersediaan yang ada. Dengan jawaban ini, Anda dapat menyertakan template pesan untuk memberikan informasi tambahan tentang apa pun yang mungkin diperlukan.

Jika Anda ingin mengelola properti saat bepergian, Anda dapat mengunduh aplikasi Pulse untuk menerima notifikasi push dan membalas tamu kapan pun, di mana saja.

3. Hemat waktu dengan template

Mitra memberi tahu kami bahwa sebagian besar komunikasi tamu sebelum menginap seputar topik yang sama, seperti biaya parkir, penyimpanan bagasi, cara mencapai properti, dll.

Jika Anda mengatur template pesan untuk pertanyaan umum, Anda dapat menghemat waktu dengan membalas tamu hanya dalam beberapa klik dibandingkan menulis hal yang sama berulang kali.

Anda dapat menyertakan lampiran gambar untuk memberi tamu informasi tambahan. Setelah menyiapkan template, Anda hanya perlu memilih pesan dan tekan ‘Kirim’. Anda juga dapat membuat template personal di ekstranet dengan menambahkan informasi sementara untuk nama tamu, waktu check-in, nama properti, dan lainnya.

4. Lacak Skor Balasan Anda

Berdasarkan riset, tamu sangat menghargai balasan cepat atas permintaan dan pesan mereka.

Untuk membantu memastikan Anda membalas tamu tepat waktu, kami menampilkan Skor Balasan di bawah bagian ‘Pesan tamu’ di tab 'Inbox' ekstranet.

Anda akan meningkatkan Skor Balasan serta pengalaman menginap tamu jika Anda segera membalas pesan. Mitra dengan skor tinggi cenderung memiliki tingkat pembatalan yang lebih rendah dan skor ulasan yang lebih tinggi.