Semua yang perlu Anda ketahui tentang double booking

‘Double booking’, atau dikenal juga sebagai ‘overbooking’, kadang memang bisa terjadi. Namun, ada beberapa hal yang bisa Anda lakukan untuk menghindarinya. Artikel ini akan membantu Anda memahami penyebab double booking, serta cara untuk mencegah atau menanganinya.

Isi artikel ini

Apa itu double booking?

‘Double booking’ adalah istilah yang dipakai ketika ada lebih dari satu reservasi yang dibuat untuk kamar atau unit yang sama pada malam yang sama. Jika dua tamu yang berbeda memesan kamar atau unit yang sama, hal ini akan menimbulkan masalah bagi mereka dan properti Anda. 

Kebanyakan isu terkait double booking muncul dari pengaturan awal properti. Faktanya, 25% mitra kami akan mengalami double booking pada tahun pertamanya di platform kami. Jadi, meski Anda belum pernah mengalami masalah ini, tidak ada salahnya untuk mempelajari cara menanganinya.

Berikut adalah dua penyebab yang paling umum dari double booking:

• Ketersediaan di beberapa channel tidak sinkron
  Seorang traveler memesan melalui platform kami, tetapi kamar atau unitnya masih tersedia di platform lain, atau sebaliknya. Artinya, kamar atau unit ini masih bisa dipesan meski sebetulnya sudah tidak lagi tersedia. Hal ini bisa dihindari dengan mudah jika Anda mengekspor atau mengimpor kalender lalu menyinkronkannya di semua channel Anda.
• Pengaturan kalender yang salah
  Jika ketersediaan Anda tidak akurat atau belum diperbarui, kemungkinan besar double booking akan terjadi. Kami sarankan Anda untuk selalu memeriksa ulang ketersediaan dan kebijakan sebelum membuka properti Anda untuk pemesanan.

Bagaimana cara menghindari double booking?

Ada beberapa cara untuk mencegah double booking:

• Pastikan ketersediaan Anda sudah benar dan sudah diperbarui sebelum membuat properti Anda buka dan dapat dipesan
• Ketika Anda menerima pemesanan di platform mana pun, perbarui ketersediaannya di semua platform
• Sinkronkan kalender Anda secara otomatis dengan channel manager
• Jika Anda tidak bisa menggunakan channel manager, sinkronkan kalender Anda secara manual dan rutin 
• Unduh app mobile Pulse kami untuk mengelola pemesanan Anda kapan saja dan dari mana saja

Ingat bahwa ketika tamu memesan akomodasi di platform kami, reservasinya langsung kami konfirmasi dan Anda tidak akan dapat menolak reservasi tersebut. Itulah sebabnya Anda harus selalu memperbarui ketersediaan.

Bagaimana cara mengatasi double booking?

Jika terjadi double booking, yang terpenting adalah bertindak cepat agar tamu Anda tetap punya tempat untuk menginap. Ada beberapa cara untuk menangani masalah ini, tergantung dari apa yang tersedia. 

Dalam situasi apa pun, Anda harus menghubungi Customer Service agar kami tahu apa yang terjadi dan dapat membantu Anda jika ada kendala lebih lanjut.

Anda punya kamar atau unit lain yang tersedia

Solusi terbaik adalah dengan mengakomodasi pemesan di kamar atau unit lain yang standarnya sama atau lebih baik, tanpa biaya tambahan. Selain itu, usahakan untuk memberikan mereka semua fasilitas yang sama dengan yang mereka pesan, misalnya balkon atau kamar mandi pribadi.

Jangan lupa hubungi Customer Service untuk menandai reservasi tersebut sebagai double booking.

Anda tidak punya kamar atau unit lain yang tersedia

Jika Anda tidak punya kamar atau unit lain yang tersedia, Anda bertanggung jawab untuk mencarikan tamu akomodasi lain yang standarnya sama atau lebih tinggi, dan menanggung biayanya. Sebaiknya Anda juga mengatur transportasi ke akomodasi baru, atau Anda mungkin akan terpaksa mengganti biayanya nanti. 

Jika Anda harus merelokasi tamu, hubungi dan beri tahu Customer Service kami. Kami akan memerlukan:

• Nama lengkap tamu
• Detail tempat relokasi
• Tipe kamar atau unit di lokasi baru
• Detail berguna lainnya, mis. biaya tambahan

Kami merekomendasikan batas waktu berikut ini saat menyelesaikan masalah double booking:

• Jika tamu akan tiba dalam 24 jam, coba selesaikan masalah ini dalam 30 menit
• Jika tamu akan tiba dalam 1-7 hari, coba selesaikan masalah ini dalam 2 jam
• Jika tamu akan tiba dalam lebih dari 7 hari, coba selesaikan masalah ini dalam 24 jam

Bagaimana jika saya tidak bisa menemukan akomodasi yang dekat?

Hubungi Customer Service dan kami akan mengupayakan alternatif terbaik dengan harga yang sama. Jika kami tidak bisa menemukannya, Anda akan ditagih segala biaya tambahannya, misalnya untuk kamar yang lebih mahal atau biaya transportasi tamu.

Berapa biaya dari double booking?

Kami tidak akan menagih komisi untuk double booking jika:

• Properti Anda baru bergabung di platform kami kurang dari 30 hari
• Anda tidak punya lebih dari 4 double booking dalam 12 bulan

Di luar ketentuan ini, Anda akan ditagih komisi untuk reservasinya.

Biaya tambahan

Biaya bisa berbeda tergantung kasus, tetapi, jika Anda tidak punya kamar atau unit lain yang tersedia, Anda harus menanggung biaya dari akomodasi yang baru. Anda mungkin juga harus membayar relokasi tamu.

Jika ada pertanyaan atau Anda perlu bantuan, hubungi kami melalui Inbox di ekstranet.