Come aggiungere nuovi utenti al tuo account extranet

Per semplificare la gestione degli account extranet della tua struttura, è possibile creare più account con diritti di accesso diversi per ciascuno dei membri del tuo team.

Solo gli utenti “amministratori” possono farlo. Si tratta di utenti che hai nominato o che abbiamo identificato come i più adatti per creare e gestire gli account di accesso.

In questo articolo:

Creare gli account di accesso all’extranet

Per creare un nuovo account di accesso per la tua struttura, l'utente amministratore può seguire la procedura riportata qui sotto.

Se la persona che vuoi invitare non dispone di un account extranet o ha solo un account principale:

1. Accedi all’extranet
2. Clicca su Impostazioni e poi su Crea e gestisci utenti
3. Clicca su Aggiungi un utente
4. Compila i campi Nome e E-mail per il nuovo utente che vuoi invitare
5. Clicca su Prossimo step: imposta i diritti di accesso
6. Seleziona i diritti di accesso che vuoi assegnare all'account del nuovo utente, quindi clicca su Manda l'invito

Il nuovo utente riceverà un invito via e-mail e, cliccando sul link, potrà accettarlo e creare un nuovo account extranet. Se l’utente non riceve l’e-mail, puoi ripetere i passaggi precedenti per invitarlo di nuovo.

Una volta creato il nuovo account extranet, puoi utilizzare il nome utente e l'indirizzo e-mail per aggiungere questa persona alla tua struttura seguendo le istruzioni riportate di seguito.

Fino a quando il nuovo utente non avrà accettato l'invito, lo vedrai come in sospeso nell'elenco degli utenti nell’extranet. Se non risponde all'invito entro sette giorni, l’invito scadrà e l’utente scomparirà dall’elenco.

Se la persona che vuoi invitare dispone già di un account extranet:

1. Accedi all’extranet
2. Clicca su Impostazioni e poi su Crea e gestisci utenti
3. Clicca su Aggiungi un utente e quindi su Utente già esistente
4. Inserisci il nome utente e l'indirizzo e-mail della persona che vuoi invitare
5. Clicca su Visualizza diritti di accesso

Gestire gli account di accesso all’extranet

Per modificare i diritti di accesso, concedere i diritti di amministratore o rimuovere un utente dalla struttura, l'utente amministratore può seguire questa procedura:

1. Accedi all’extranet
2. Clicca su Impostazioni
3. Clicca su Crea e gestisci utenti e vedrai una panoramica di tutti gli utenti, i loro diritti e la loro ultima data di accesso
4. Clicca su Gestisci accanto all'account che vuoi modificare
5. Per modificare i diritti dell'utente, clicca su Modifica i diritti di accesso, seleziona i diritti che vuoi assegnare all’utente, quindi clicca su Aggiorna
6. Se vuoi trasformare l'utente in amministratore, clicca su Assegna i diritti di amministratoree poi su Ok, conferma
7. Se vuoi rimuovere un account dalla tua struttura, clicca su Rimuovi utente e quindi su Rimuovi [nome utente]

Modificare i diritti

Gli utenti amministratori possono concedere o rimuovere i diritti di accesso all’extranet di altri utenti. Per apportare modifiche ai dettagli non correlati all'accesso all’extranet, come l'indirizzo e-mail o il numero di telefono di un utente, contattaci tramite la casella Messaggi dell’extranet.

Segui la procedura indicata qui sopra per limitare l'accesso a queste sezioni dell’extranet:

• Calendario e disponibilità (anche Tariffe e Disponibilità)
• Casella Messaggi
• Contabilità
• Struttura (anche Info sulla struttura)
• Prenotazioni
• Impostazioni
• Promozioni

Tutte le modifiche apportate ai diritti di un utente verranno applicate a tutte le strutture a cui l’utente ha accesso.

Non è possibile creare diritti specifici per determinate strutture per il titolare di un account di gruppo. Tuttavia, puoi invitare l'utente a creare un nuovo account di accesso in modo da potergli concedere diritti specifici per la tua struttura.

Capire gli account principali 

Un account principale è collegato a un contratto di partnership tra noi e strutture specifiche.

Questo significa che non è possibile aggiungere una struttura a un account principale se la struttura non è coperta dal contratto.

Significa inoltre che non è possibile aggiungere altre strutture a un account principale o rimuoverle da questo, se non fanno parte del contratto. Inoltre, non è possibile modificare i diritti di amministratore per un account principale.

Verificare il tuo tipo di account

Puoi verificare se disponi di un account principale seguendo la procedura qui sotto:

1. Accedi all’extranet
2. Clicca su Impostazioni
3. Clicca su Crea e gestisci utenti
4. Cerca il tuo nome nell'elenco degli account

Se disponi di un account principale, vedrai scritto Account principale sotto al tuo nome.

Aggiungere una struttura al tuo account principale

Se la struttura che vuoi aggiungere non è ancora inserita sulla nostra piattaforma, devi prima aggiungerla seguendo le istruzioni che trovi in questo articolo.

Se la struttura che vuoi aggiungere fa parte della stessa entità giuridica di quella collegata al tuo account principale, contattaci tramite la casella Messaggi dell’extranete la aggiungeremo noi per te.

Se la struttura che vuoi aggiungere non fa parte della stessa entità giuridica, non puoi aggiungerla al tuo account principale. Dovrai creare un account non principale separato per questa struttura seguendo i passaggi nella sezione “Se la persona che vuoi invitare non dispone di un account extranet o ha solo un account principale” di questo articolo. Ricorda di scegliere un nome utente diverso da quello utilizzato per il tuo account principale.

Aggiungere un utente con un account principale alla tua struttura

Non è possibile aggiungere un utente con un account principale alla struttura se le strutture non fanno parte della stessa entità giuridica. Per accedere all’extranet della tua struttura, questo utente dovrà utilizzare un account separato non principale.

Se l'utente non dispone di un account non principale separato, può crearne uno seguendo la procedura descritta nella sezione “Se la persona che vuoi invitare non dispone di un account extranet o ha solo un account principale” di questo articolo. Ricordagli di scegliere un nome utente diverso da quello che usa per il suo account principale.

Se l'utente dispone anche di un account non principale, puoi aggiungerlo alla struttura seguendo la procedura descritta nella sezione “Se la persona che vuoi invitare dispone già di un account extranet” di questo articolo.

Creare e gestire i diritti di accesso all’extranet tramite Pulse

Non è possibile creare e gestire account e diritti di accesso all’extranet tramite Pulse. Puoi apportare queste modifiche solo dall'extranet, ma le vedrai riflesse anche in Pulse come segue: