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Come e quando devo rimborsare una carta di credito virtuale (CCV)?

Aggiornato 10 mesi fa
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Ti guidiamo passo dopo passo nel processo di rimborso delle carte di credito virtuali, dandoti da 60 a 90 giorni di tempo per gestire le tue operazioni come meglio preferisci. Questo processo è pensato per essere chiaro e trasparente e, cosa ancora più importante, per darti un periodo di tempo sufficiente per gestire i rimborsi ed evitare richieste di storno degli addebiti.

Come e quando devo rimborsare una carta di credito virtuale (CCV)?

Dovrai procedere al rimborso su carta di credito virtuale se hai già addebitato degli importi e ti trovi in una di queste situazioni:

  1. Hai deciso di non addebitare le penali in caso di cancellazione, modifica o mancata presentazione.
  2. La prenotazione è stata cancellata per cause di Forza Maggiore. In questi casi, l’ospite non deve pagare eventuali penali per il soggiorno che non è riuscito a effettuare e Booking.com non ti farà pagare le relative commissioni.

In entrambe le situazioni, Booking.com restituirà le somme addebitate agli ospiti e tu dovrai procedere al rimborso sulla carta di credito virtuale collegata alla specifica prenotazione.

Come faccio a rimborsare una carta di credito virtuale (CCV)?

Puoi procedere al rimborso come faresti per qualsiasi altra carta di credito.

Nell’extranet è possibile accedere alla gestione delle carte di credito virtuali e ai rimborsi tramite due aree:

  • Dalla sezione Contabilità clicca su Gestione delle carte virtuali per vedere la lista delle carte virtuali da rimborsare. Per ogni carta di credito virtuale vedrai il motivo del rimborso, la data limite per effettuarlo e l’importo. Vai a Vedi i dati della carta e procedi al rimborso utilizzando il tuo POS o terminale per carte di credito.  
  • Nella sezione Prenotazioni, clicca sul numero di prenotazione per accedere ai dettagli della prenotazione, per poi procedere al rimborso tramite il POS o il terminale per carte di credito.  

Importante: le carte di credito virtuali possono essere rimborsate anche se sono scadute. Se la data di scadenza è già trascorsa, puoi usare il mese in corso come data di scadenza della carta.

La procedura da seguire può essere diversa a seconda del tuo POS o terminale per le carte di credito. Se stai riscontrando problemi nel rimborso di una carta di credito virtuale, ti consigliamo di contattare la tua banca o il tuo istituto finanziario.

Cosa devo fare se ho dei problemi a rimborsare una carta di credito virtuale (CCV)?

Se hai problemi a rimborsare una carta di credito virtuale, dovrai contattare il tuo fornitore di servizi di pagamento per scoprire cosa è andato storto e risolvere il problema.

Nota: se non rimborsi la carta di credito virtuale in tempo, dovremo avviare una procedura di storno dell’addebito per recuperare i fondi persi.

Ecco alcune situazioni comuni che potrebbero causare problemi nel rimborso delle carte virtuali:  

  1. Il POS o il terminale per le carte di credito sono bloccati.

    I motivi principali per cui questo potrebbe verificarsi sono:

    • Hai addebitato la carta di credito virtuale in passato e le informazioni per la transazione non sono più accessibili tramite il tuo POS
    • Hai raggiunto il limite di saldo per rimborsare la carta di credito virtuale
    • Il tuo fornitore di servizi di pagamento non ti consente di rimborsare carte di credito virtuali
  2. Viene visualizzato un errore sconosciuto sul POS o sul terminale per le carte di credito.

    Se hai problemi a rimborsare una carta di credito virtuale e il tuo fornitore di servizi di pagamento non è in grado di darti informazioni utili, riprova più tardi o il giorno successivo.

  3. Non hai abbastanza fondi al momento.

    È previsto un periodo di tolleranza per il rimborso della carta virtuale. Assicurati di avere fondi nel tuo conto per rimborsare la carta di credito virtuale prima di questa data per evitare uno storno dell’addebito. 

Cosa succede se non sono d’accordo sul rimborso di una carta di credito virtuale (CCV)?

Devi rimborsare la carta di credito virtuale perché la prenotazione è stata cancellata o modificata e Booking.com ha rimborsato l'ospite. Pertanto, i fondi della carta di credito virtuale devono essere restituiti a Booking.com per evitare uno storno dell’addebito. Se non sei d'accordo con la cancellazione o la modifica, puoi sempre contattare il tuo team di supporto locale.

Cosa succede se ho rimborsato direttamente l'ospite?

Il motivo per cui ti viene chiesto di rimborsare la carta di credito virtuale è che Booking.com ha già rimborsato l'ospite. Sarà comunque necessario rimborsare la carta virtuale per evitare lo storno dell’addebito. Se hai già rimborsato l'ospite, richiedi questi fondi al cliente, che altrimenti riceverà un doppio rimborso. 

Cosa succede se non rimborso una carta di credito virtuale (CCV)?

Se devi rimborsare una carta di credito virtuale, ti invieremo dei promemoria. Li riceverai durante i 2-3 mesi successivi alla data in cui abbiamo rimborsato l’ospite. 

Ti chiediamo di procedere al rimborso sulla carta di credito virtuale nei tempi previsti. In caso contrario, dovremo avviare la procedura di storno dell’addebito per recuperare i fondi.

Tieni presente che, se non rimborsi una CCV in tempo o per intero, per le prenotazioni future potremmo dover eliminare per te la possibilità di addebitare le carte di credito virtuali prima della data di check-in.

Che cos’è lo storno dell’addebito?

Per storno dell’addebito si intende la restituzione sulla carta di credito di importi già addebitati, autorizzata dalla banca. Questa procedura è effettuata dalla banca per aiutare a risolvere le contestazioni tra venditori e clienti. 

Una volta approvata la procedura di storno dell’addebito, la banca restituisce la somma originale addebitata al titolare della carta di credito, in questo caso a Booking.com. 

Se abbiamo già rimborsato l’ospite per conto tuo, ma tu non hai ancora versato gli importi dovuti sulla carta di credito virtuale collegata alla prenotazione, potremmo decidere di avviare la procedura di storno dell’addebito. Ti invieremo 2 e-mail di promemoria prima di avviare la procedura di storno. 

Quali sono le tempistiche per le procedure di storno dell’addebito?

Una volta che Booking.com ha rimborsato l’ospite, tu riceverai un’e-mail con le istruzioni per restituire le somme dovute sulla carta di credito virtuale collegata alla prenotazione. Continuerai a ricevere eventuali e-mail di promemoria per 2/3 mesi.

Ecco cosa succede quando un ospite viene rimborsato: 

  • Giorno in cui avviene il rimborso: Quando l’ospite viene rimborsato, riceverai un’e-mail di conferma. A quel punto devi effettuare il rimborso sulla carta virtuale collegata alla prenotazione.
  • Primo promemoria: Se non hai ancora rimborsato le somme dovute sulla carta di credito virtuale entro il 3° giorno del mese successivo, ti invieremo un’e-mail di promemoria che contiene tutti i dettagli per avviare il processo di rimborso. 
  • Secondo promemoria: Il 15 del mese successivo, ti invieremo una panoramica generale dei rimborsi ancora in sospeso e ti chiederemo di provvedere il prima possibile per evitare eventuali richieste di storni dell’addebito. 
  • Avvio della procedura di storno dell’addebito: Il 30 dello stesso mese, comunicheremo i dati relativi ai rimborsi in sospeso al provider delle nostre carte di credito per avviare la procedura di storno.

Speriamo che, offrendoti una procedura trasparente e da 60 a 90 giorni per il rimborso, tu abbia tutto il tempo che ti serve per gestire le tue operazioni. 

Ci sono costi extra collegati alla procedura di storno?

Quando un ospite che ha pagato online viene rimborsato, ti chiediamo di versare l’importo dovuto sulla carta di credito virtuale collegata alla prenotazione, entro un determinato periodo di tempo. Se ciò non avviene, Booking.com deve avviare la procedure di storno dell’addebito per recuperare i fondi, visto che abbiamo già rimborsato l’ospite per tuo conto.

Per coprire i costi di storno dell’addebito, i provider dei servizi di pagamento di solito applicano un costo extra. L’importo può variare in base alle impostazioni dei tuoi pagamenti. Per evitare questi costi extra, ti consigliamo di rimborsare gli importi dovuti sulle carte di credito virtuali nei tempi previsti. Ti invieremo dei promemoria per indicarti la data limite per avviare le procedure di rimborso. 

Vuoi sapere di più sulle carte di credito virtuali o sui Pagamenti Online?

Leggi come funzionano i pagamenti online, le nostre domande frequenti sui pagamenti e come addebitare le carte di credito virtuali.  

 

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