Rimborsare le carte di credito virtuali (CCV)

Per i rimborsi sulle carte di credito virtuali (CCV) abbiamo una procedura guidata che va da 60 a 90 giorni. La procedura è stata ideata per darti chiarezza e trasparenza sul tuo flusso di cassa e il tempo necessario a elaborare i rimborsi senza incorrere in storni di addebito.

In questo articolo:

Quando devi rimborsare una CCV

Dovrai procedere al rimborso di una CCV se hai già addebitato degli importi e ti trovi in una di queste due situazioni:

1. Hai deciso di non addebitare le penali in caso di cancellazione, modifica o mancata presentazione.
2. La prenotazione è stata cancellata per cause di Forza Maggiore. In questi casi, l’ospite non deve pagare eventuali penali per il soggiorno che non è riuscito a effettuare e Booking.com non ti farà pagare le relative commissioni.

In entrambi i casi, rimborseremo l'ospite e tu dovrai rimborsare la CCV associata alla prenotazione.

Rimborsare una CCV

Puoi rimborsare una CCV come faresti con qualsiasi altra carta di credito. Ci sono due modi per farlo nell’extranet.

Dalla sezione Contabilità:

1. Accedi all’extranet
2. Clicca su Contabilità, poi su Gestione carte virtuali
3. Clicca su Carte virtuali da rimborsare per vedere tutte le CCV da rimborsare e il motivo, la scadenza e l'importo del rimborso
4. Scegli Vedi i dati della carta ed elabora il rimborso utilizzando il POS o il lettore delle carte di credito

Dalla sezione Prenotazioni.

1. Accedi all’extranet
2. Clicca su Prenotazioni, poi seleziona un numero di prenotazione per vederne i dettagli
3. Scegli Vedi i dati, inserisci i dettagli della CCV e procedi al rimborso utilizzando il POS o il lettore delle carte di credito

Le CCV possono essere rimborsate anche dopo che sono scadute: devi solo inserire il mese corrente come data di scadenza. Restituiremo l’importo al tuo ospite.

Cosa fare se hai problemi a rimborsare una CCV

Se hai problemi con il rimborso di una CCV, potrebbe essere necessario contattare il tuo fornitore di servizi di pagamento per scoprire cosa è andato storto e risolvere il problema. Il processo di rimborso può anche differire in base al fornitore del tuo POS o del tuo lettore di carte di credito. Ti consigliamo di contattare la tua banca o il tuo istituto di credito per ricevere assistenza.

Di seguito trovi un elenco di situazioni comuni che potrebbero causare problemi:

1. Il POS o il lettore di carte di credito sono bloccati I motivi principali che causano un blocco sono:

• Hai già addebitato la CCV in passato. Ogni CCV può essere utilizzata una sola volta, dopodiché le informazioni sulla transazione non sono più accessibili al tuo POS.
• L'importo che stai cercando di rimborsare è superiore al saldo disponibile sulla CCV.
• Il tuo fornitore di servizi di pagamento non ti consente di rimborsare le CCV.

1. Viene visualizzato un errore sconosciuto sul POS o sul lettore di carte di credito.

• Se succede questo e il tuo fornitore di servizi di pagamento non è in grado di fornirti informazioni utili, riprova più tardi o il giorno successivo.

1. Non hai abbastanza fondi al momento.

• Per rimborsare le CCV hai a disposizione un periodo compreso tra 60 e 90 giorni. Assicurati di avere fondi sufficienti sul tuo conto prima della data di scadenza, per evitare uno storno di addebito.

Se non rimborsi una CCV in tempo, faremo partire la procedura per lo storno di addebito per recuperare i fondi persi.

Contestare il rimborso di una CCV

È necessario rimborsare una CCV nei casi in cui una prenotazione è stata cancellata o modificata e abbiamo rimborsato l'ospite. Pertanto, l'importo che ti abbiamo pagato tramite CCV deve essere restituito per evitare uno storno di addebito. Se non sei d'accordo con un rimborso, puoi sempre contattare il tuo team di supporto locale per chiedere aiuto.

Cosa succede se hai rimborsato direttamente un ospite?

Il motivo per cui ti viene chiesto di rimborsare una CCV è che abbiamo già rimborsato l'ospite. Se hai provveduto tu a rimborsare l’ospite, chiedigli di restituirti l'importo, altrimenti riceverà un doppio rimborso. Dovrai comunque rimborsare la CCV per evitare uno storno di addebito.

Cosa succede se non rimborsi una CCV?

Ti invieremo dei promemoria per il rimborso della CCV nei due/tre mesi successivi al rimborso che abbiamo effettuato a un ospite. Se non rimborsi la CCV in tempo o non la rimborsi affatto, faremo partire la procedura di storno di addebito per recuperare i fondi che ci spettano.

Tieni presente che potresti anche perdere l’idoneità ad addebitare le CCV prima della data di check-in per le prenotazioni future.

Che cos’è lo storno di addebito?

È la situazione in cui un addebito su carta di credito o di debito viene stornato da una banca autorizzata. Questo processo viene messo in atto per risolvere le controversie tra commercianti e consumatori. 

Quando una banca approva una richiesta di storno di addebito, l'importo originale viene rimborsato al titolare della carta, in questo caso noi. Faremo partire la procedura di storno di addebito se abbiamo rimborsato un ospite, ma tu non hai rimborsato in tempo la CCV associata a quella prenotazione. Ti invieremo due promemoria via e-mail prima di richiedere uno storno di addebito.

Quali sono le tempistiche per le procedure di storno di addebito?

Dopo che abbiamo rimborsato l’ospite, riceverai un'e-mail con le istruzioni per rimborsare la CCV associata alla prenotazione. Per effettuare il rimborso hai un periodo compreso tra 60 e 90 giorni, durante il quale ti invieremo due e-mail di promemoria.

Ecco uno schema dei promemoria che riceverai:

• Giorno del rimborso dell'ospite: riceverai un'e-mail di conferma che l'ospite è stato rimborsato, insieme ai dettagli sul rimborso della CCV associata.
• Primo promemoria: il terzo giorno del mese successivo, ti invieremo un'e-mail di promemoria contenente tutti i dettagli necessari per elaborare i rimborsi. 
• Secondo promemoria: il 15° giorno del mese successivo all'invio del primo promemoria, ti invieremo un elenco dei rimborsi in sospeso con la richiesta di elaborarli per evitare storni di addebito. 
• Inizio della procedura di storno di addebito: il 30° giorno dello stesso mese, inoltreremo i dettagli dei rimborsi in sospeso alla società che ha emesso la carta di credito e al fornitore di servizi di pagamento per avviare la procedura di storno di addebito.

Ci sono costi extra collegati alla procedura di storno di addebito?

I fornitori di servizi di pagamento di solito addebitano una commissione per l'elaborazione di uno storno di addebito. L'importo varia a seconda delle tue configurazioni di pagamento. Per evitare di incorrere in questo addebito aggiuntivo, ti consigliamo di rimborsare le CCV entro la data di scadenza specificata.

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