Hai ricevuto una doppia prenotazione? Ecco tutto quello che devi sapere.

Se hai ricevuto una doppia prenotazione, ecco cosa devi fare:

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overbookings flow chart

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Le doppie prenotazioni (dette anche overbooking) purtroppo possono succedere, ecco perché vogliamo spiegarti cosa fare quando capitano e come evitare che si ripetano in futuro. Ti aiuteremo anche a identificare le possibili cause e che impatto possono avere sulla tua attività e sui tuoi ospiti.

Quando si verifica una doppia prenotazione, ti chiediamo di risolvere la situazione per l'ospite il prima possibile, secondo le seguenti tempistiche:

  • Se l'arrivo dell'ospite è previsto nelle 24 ore successive alla prenotazione, bisognerebbe porre rimedio nel giro di 30 minuti.
  • Se l'arrivo dell'ospite è previsto da 1 a 7 giorni dopo la prenotazione, bisognerebbe porre rimedio nel giro di 2 ore.
  • Se l'arrivo dell'ospite è previsto dopo più di una settimana, bisognerebbe porre rimedio nel giro di 24 ore.

È tua responsabilità anche la copertura di eventuali costi che l'ospite dovrà affrontare per via della doppia prenotazione. Per saperne di più, leggi le info sui costi di una doppia prenotazione.


Che cos'è una doppia prenotazione?

L'overbooking si verifica quando vengono effettuate prenotazioni multiple per lo stesso alloggio, per la stessa notte. Secondo una nostra ricerca, il 25% dei nostri partner riceve una doppia prenotazione durante il primo anno sul nostro sito, quindi ti consigliamo di dare un'occhiata ai nostri consigli per sapere cosa fare qualora dovesse capitarti in futuro.


Prenotazione immediata

Per evitare le doppie prenotazioni, è importante ricordarsi che quando un cliente prenota un soggiorno nella tua struttura su Booking.com, la prenotazione è confermata immediatamente e non ti viene richiesto di accettarla o rifiutarla. Questo sistema è pensato per offrire un'esperienza semplice di prenotazione agli ospiti e per fare in modo che prenotino proprio la tua struttura. Infatti, il 30% circa dei nostri partner riceve la prima prenotazione il giorno stesso in cui va online per la prima volta su Booking.com.

Articolo correlato: Posso cancellare una prenotazione?


Quali sono le cause delle doppie prenotazioni?

È importante fare molta attenzione nella fase di configurazione iniziale della tua struttura, poiché eventuali errori possono causare una doppia prenotazione. Ecco le cause più frequenti:
  • Mancata sincronizzazione della disponibilità tra i vari canali

    Una doppia prenotazione può verificarsi quando un cliente prenota uno dei tuoi alloggi tramite Booking.com e lo stesso alloggio è ancora disponibile per la stessa notte su altre piattaforme. Può succedere che un altro ospite prenoti quello stesso alloggio su una di queste piattaforme, e che quindi tu riceva due volte la stessa prenotazione. Per saperne di più, leggi il nostro articolo su come esportare o importare un calendario.
  • Configurazione errata del calendario

    Un'altra possibile cause delle doppie prenotazioni è l'errata configurazione della disponibilità sul nostro sito. Per esempio, se indichi che hai due unità disponibili ma in realtà ne hai soltanto una, entrambe potrebbero essere prenotate. Per assicurarti che questo non accada, controlla bene sia la disponibilità che le condizioni prima di rendere prenotabile la tua struttura. Trovi queste impostazioni qui.

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Come posso evitare una doppia prenotazione ?

Esistono diversi modi per prevenire gli overbooking.

  • Se non riesci a monitorare tutte le prenotazioni dal computer, ti consigliamo di scaricare l'app Pulse sul tuo dispositivo mobile, tramite cui potrai gestire le prenotazioni e modificare la disponibilità in qualsiasi momento, ovunque ti trovi.
  • Lavori da poco con noi? Allora controlla che il calendario sia aggiornato prima di andare online sul nostro sito, perché le prenotazioni sono immediate.
  • Se usi iCal, la sincronizzazione delle prenotazioni non avviene in tempo reale, quindi è importante effettuarla manualmente. Se hai iCal, assicurati di configurare una connessione a due vie e di aggiornare i calendari prima di aprire alle vendite.
  • Se usi un channel manager, la sincronizzazione dovrebbe avvenire in tempo reale, e il rischio di doppie prenotazioni è molto basso. Se tuttavia dovessero verificarsi inconvenienti tecnici che causano ritardi nei tempi di sincronizzazione, è sempre bene fare un controllo. Scopri di più sulle differenze tra iCal e i channel managerin questo articolo.

Cosa faccio se ricevo una doppia prenotazione?

Se ti rendi conto di avere una doppia prenotazione, è preferibile agire tempestivamente per evitare che il cliente rimanga senza una sistemazione.

Hai altri alloggi dello stesso standard o migliore?

Sì: Per far sì che il tuoi ospiti abbiano un'esperienza positiva nella tua struttura, idealmente potresti accoglierli in uno dei tuoi altri alloggi senza costi aggiuntivi. Inoltre, dovresti fornire loro tutti i servizi inclusi nella loro prenotazione originale. Per esempio, se hanno prenotato una camera con balcone, possibilmente cerca di fare in modo che lo trovino anche nella nuova sistemazione.

Per segnalare una doppia prenotazione è necessario contattare l'Assistenza Clienti al numero locale che trovi nella casella messaggi dell'extranet.

No: Per garantire un'esperienza positiva all'ospite, è tua responsabilità trovare una sistemazione sostitutiva dello stesso standard (o superiore), facendoti carico degli eventuali costi aggiuntivi. Ti consigliamo anche di organizzare il trasporto per raggiungere la sistemazione alternativa, per evitare di dover rimborsare eventuali costi all'ospite in seguito. Se hai bisogno di trasferire l'ospite, ricorda di contattare l'Assistenza Clienti per informarla di quanto accaduto, in modo che possa contattare a sua volta l'ospite. Ecco le info necessarie:

  • Il nome completo dell'ospite.
  • I dettagli della nuova sistemazione.
  • La tipologia di alloggio presso la nuova sistemazione.
  • Qualsiasi informazione utile (per es. i costi che l'ospite potrebbe dover pagare all'arrivo).

E se non riesci a trovare una sistemazione nelle vicinanze?

Chiama l'Assistenza Clienti: faremo del nostro meglio per trovare la sistemazione migliore allo stesso prezzo. Se non ci riusciremo, purtroppo gli eventuali costi aggiuntivi affrontati dal cliente saranno inclusi nella fattura a tuo carico (per es. le differenze di prezzo).


Costi di una doppia prenotazione

Pagherò la commissione?

Se la tua struttura è online su Booking.com da meno di 30 giorni, o se hai ricevuto meno di 4 doppie prenotazioni nel giro di 12 mesi, non dovrai pagare commissioni. In caso contrario, ti sarà addebitata la commissione per la prenotazione in questione.

Sono previsti altri costi a mio carico?

Dipende da cosa riesci a offrire all'ospite. Se disponi di un'altra camera o di un altro appartamento della stessa categoria (con servizi uguali o migliori), non dovrai farti carico di costi aggiuntivi. Ma se non hai un'alternativa migliore da offrire, allora dovrai provvedere a trovare un alloggio alternativo.

Ecco alcuni costi che potresti dover coprire (ma possono variare a seconda del caso):

  • Il costo della nuova sistemazione
  • I costi di trasferimento (per es. eventuali costi per il trasporto verso la nuova sistemazione).

Puoi sempre comunicarci circostanze particolari tramite la casella messaggi, oppure chiamando il numero locale dell'Assistenza Clienti.