4 consigli per un'efficace comunicazione con gli ospiti prima del soggiorno

Scopri come avviare una conversazione efficace con i clienti e fare una buona impressione inviando un'e-mail prima dell'arrivo. Vogliamo darti qualche suggerimento su come comunicare con gli ospiti per creare le giuste aspettative, condividere le informazioni fondamentali e offrire sempre una buona esperienza.

Controlla le tue impostazioni relative ai messaggi

1. Crea un'e-mail di benvenuto

Poiché non tutti gli ospiti prenotano durante i tuoi orari di lavoro, puoi approfittare della possibilità di impostare un messaggio di benvenuto nell'extranet per accogliere i tuoi clienti nel migliore dei modi.

Puoi semplificare o personalizzare il messaggio come preferisci. Per esempio, molti partner includono informazioni sull'orario di check-in, su come raggiungere la struttura e sul parcheggio. Puoi anche programmare un template automatico, così il tuo messaggio sarà inviato automaticamente tutte le volte in cui ricevi una nuova prenotazione.

2. Rispondi in modo tempestivo ai messaggi degli ospiti

Fornire ai clienti una risposta veloce è fondamentale. Li rassicura e può persino indurli a lasciare un punteggio recensioni più alto, convincendo quindi anche altri utenti a prenotare la tua struttura.

Per risparmiare tempo e garantire ai tuoi ospiti un'ottima esperienza, imposta delle risposte automatiche alle loro domande più frequenti.

Quando mandi una risposta automatica a alla richiesta di un ospite, quest'ultimo riceve un'e-mail (o un messaggio tramite il chatbot Booking Assistant) nella quale viene specificato se la richiesta è approvata, rifiutata o soggetta a disponibilità. Qualunque sia la risposta, puoi includere un template con altre eventuali informazioni che pensi sia importante fornire.

Se vuoi gestire la tua struttura ovunque ti trovi, scarica la nostra app Pulse: riceverai notifiche push e potrai rispondere agli ospiti sempre e ovunque tu sia.

3. Risparmia tempo grazie ai messaggi automatici

Sappiamo dai nostri partner che le comunicazioni con i clienti prima del soggiorno riguardano prevalentemente argomenti come il costo del parcheggio, il deposito bagagli e come raggiungere la struttura.

Impostando messaggi automatici (o template) per le domande più frequenti, risparmi tempo e rispondi in modo personalizzato in pochi, semplici click, invece di dover scrivere sempre la stessa cosa.

Puoi anche allegare al template delle immagini per fornire maggiori informazioni al cliente. Dopo aver impostato i tuoi messaggi automatici, devi solo selezionare quello che ti serve e cliccare su Invia. Per rendere ancora più semplice questa operazione, puoi anche personalizzare i template aggiungendo dei placeholder nel campo relativo al nome dell'ospite, all'orario di check-in, al nome della struttura e tanto altro.

4. Controlla il tuo Punteggio Risposte

Diverse ricerche ci confermano che agli ospiti piace ricevere risposte tempestive alle richieste e ai messaggi che inviano.

Per aiutarti a garantire un servizio veloce, ti mostriamo il tuo Punteggio Risposte sotto la voce Conversazioni con gli ospiti, nella sezione Messaggi dell'extranet.

Rispondi ai clienti il prima possibile, così da migliorare il tuo Punteggio Risposte e l'esperienza degli ospiti. Tra l'altro, abbiamo notato che i partner con punteggio maggiore tendono ad avere una percentuale di cancellazioni minore e un punteggio recensioni più alto.