Impostare i template, le risposte automatiche e le notifiche dei messaggi

Aggiornato 1 anno fa | 6 min. di lettura
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Puoi configurare template di messaggi, risposte automatiche e abilitare le notifiche dei messaggi nell’extranet o su Pulse per risparmiare tempo e fornire informazioni importanti ai tuoi ospiti.


In questo articolo:


Impostare e pianificare l’invio dei template

I template ti permettono di condividere automaticamente informazioni importanti con gli ospiti.

Puoi configurarli per una qualunque delle fasi chiave del processo di prenotazione:

  • Quando un ospite effettua una prenotazione
  • Tre giorni prima dell’arrivo
  • Una settimana prima dell’arrivo
  • Il giorno dell'arrivo
  • Il giorno prima dell’arrivo
  • Il giorno prima della partenza

Puoi personalizzare i template aggiungendo delle variabili per il nome dell’ospite, l’orario di check-in, il nome della struttura e altro ancora.  È inoltre possibile aggiungere risposte personalizzate e immagini in allegato per fornire ulteriori informazioni. Ecco come configurare i template messaggi:

  1. Accedi all’extranet o a Pulse
  2. Clicca su Struttura nell'extranet o su Altro nell'app Pulse e seleziona Preferenze messaggi
  3. Seleziona Template messaggi e clicca sul pulsante Crea un nuovo template.
  4. Scrivi il tuo template: per semplificarti le cose, abbiamo previsto dei campi pre-compilati che inseriscono automaticamente i dettagli della prenotazione
  5. Conferma la lingua: puoi scegliere una lingua aggiuntiva per il template e allegare delle immagini
  6. Clicca su Continua
  7. Inserisci il nome del template e scegli un argomento
  8. Clicca su Salva template per terminare

È possibile aggiornare o rimuovere i template nella sezione Template messaggi.

Video: Come impostare i template messaggi

Per pianificare l’invio di un template, segui questa procedura:

  1. Accedi all’extranet o a Pulse
  2. Vai alla sezione Struttura e clicca su Preferenze messaggi
  3. Vai alla sezione Pianifica i tuoi template e clicca sul pulsante Pianifica un template
  4. Seleziona quando vuoi inviare il template, quindi scegli quale template vuoi inviare dal menù a tendina. Vedrai anche un'anteprima del messaggio
  5. Clicca su Aggiungi per terminare

Video: Come impostare l’invio automatico dei template messaggi

Puoi sempre tenere traccia di quali template sono stati inviati, perché verranno visualizzati automaticamente nella tua casella Messaggi sia nell’extranet che su Pulse.

Importante: Assicurati di utilizzare lo stesso nome per raggruppare template in lingue diverse. Questo ci permette di inviare all’ospite il messaggio nella sua lingua preferita. Usiamo la lingua predefinita quando un modello non è disponibile nella lingua preferita dell'ospite. Ti consigliamo di utilizzare l'inglese come lingua predefinita, a meno che la maggior parte dei tuoi ospiti parli una lingua diversa.


Creare risposte automatiche con i template

Le risposte automatiche sono risposte standard che puoi impostare per rispondere alle domande più frequenti su parcheggio, check-in e check-out, tipologie di letto, ecc. Possono farti risparmiare tempo e creare un’esperienza migliore per gli ospiti.

Le risposte automatiche sono suddivise in risposte che rientrano nelle tue condizioni o che sono al di fuori di esse. Nel primo caso, una risposta automatica che accetta la richiesta viene inviata quando questa rientra nelle tue condizioni di prenotazione. Nel secondo caso invece, è possibile associare risposte automatiche a template messaggi e altre condizioni per rispondere alle richieste che non rientrano nelle tue abituali condizioni.

Per impostare le risposte automatiche, segui questa procedura:

  1. Accedi all’extranet o a Pulse
  2. Vai alla sezione Struttura e clicca su Preferenze messaggi
  3. Vai a Risposte automatiche e seleziona le Impostazioni relative all'argomento
  4. Seleziona la casella accanto all'argomento per cui vuoi abilitare una risposta automatica
  5. Scegli la risposta che preferisci
  6. Clicca su Seleziona messaggio per includere un template nella risposta automatica (puoi anche creare un nuovo template)
  7. Clicca su Salva per completare

Quando viene inviata una risposta automatica agli ospiti, questi la riceveranno come e-mail e come messaggio sulla chat di Booking Assistant. Puoi controllare le interazioni degli ospiti con i messaggi automatici nella tua casella Messaggi dell’extranet o su Pulse e inviare un altro messaggio in qualsiasi momento. Puoi anche pianificare l’invio di template agli ospiti per condividere le informazioni nei momenti che preferisci.


Impostare le notifiche dei messaggi

Puoi personalizzare i tipi di notifiche che ricevi da noi per gestire meglio le tue prenotazioni. Ad esempio, possiamo inviarti un SMS per le prenotazioni last minute, un'e-mail sugli arrivi e avvisarti quando ricevi un nuovo messaggio nella tua casella Messaggi.

Per controllare le impostazioni di notifica, segui questa procedura:

  1. Accedi all’extranet o a Pulse
  2. Clicca su Impostazioni e seleziona Impostazioni notifiche
  3. Seleziona o No per il tipo di notifiche che desideri ricevere. Quando selezioni “Sì”, comparirà un menù a tendina che consente di specificare quando e come ricevere questa notifica
  4. Clicca su Salva per completare

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