Cosa devi sapere sulle doppie prenotazioni

Updated 3 mesi fa | 5 min. di lettura
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Ecco cosa devi fare se hai ricevuto una doppia prenotazione:

 

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Overbooking flow chart

 

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Le doppie prenotazioni (dette anche overbooking) purtroppo possono verificarsi, quindi vogliamo spiegarti cosa fare in tal caso e come evitare che si ripetano in futuro. Ti aiuteremo anche a capire le possibili cause e che impatto possono avere sulla tua attività e sui tuoi ospiti.

Quando si verifica una doppia prenotazione, ti chiediamo di risolvere la situazione per l'ospite il prima possibile, secondo le seguenti tempistiche:

  • Se l'arrivo dell'ospite è previsto nelle 24 ore successive, cerca di porre rimedio nel giro di 30 minuti.
  • Se l'arrivo dell'ospite è previsto tra 1-7 giorni, cerca di porre rimedio nel giro di 2 ore.
  • Se l'arrivo dell'ospite è previsto tra più di una settimana, cerca di porre rimedio nel giro di 24 ore.

È tua responsabilità anche la copertura di eventuali costi che l'ospite dovrà affrontare per via della doppia prenotazione. Per saperne di più, leggi le info sui costi di una doppia prenotazione.


Cosa si intende per doppia prenotazione?

L'overbooking si verifica quando vengono effettuate più prenotazioni per lo stesso alloggio e per la stessa notte. Secondo una nostra ricerca, il 25% dei nostri partner riceve una doppia prenotazione durante il primo anno sul nostro sito, quindi ti consigliamo di dare un'occhiata ai nostri consigli per sapere cosa fare qualora dovesse capitarti.


Prenotazione immediata

Per evitare le doppie prenotazioni, è importante ricordare che quando un cliente prenota un soggiorno nella tua struttura su Booking.com, la prenotazione è confermata immediatamente e non ti viene chiesto di accettarla o rifiutarla. Questo sistema è pensato per offrire un'esperienza semplice di prenotazione ai clienti e per fare in modo che prenotino proprio la tua struttura. Infatti, circa il 30% dei nostri partner riceve la prima prenotazione il giorno stesso in cui va online per la prima volta su Booking.com.

Articolo correlato: Posso cancellare una prenotazione?


Perché si verificano le doppie prenotazioni?

È importante fare molta attenzione nella fase di configurazione iniziale della tua struttura, poiché eventuali errori possono causare doppie prenotazioni. Ecco le cause più frequenti:
  • Mancata sincronizzazione della disponibilità tra i vari canali

    Una doppia prenotazione può verificarsi se un cliente prenota uno dei tuoi alloggi tramite Booking.com e lo stesso alloggio è ancora disponibile per la stessa notte su altre piattaforme. Può succedere che un altro ospite prenoti quello stesso alloggio su una di queste piattaforme, e che quindi tu riceva due volte la stessa prenotazione. Per saperne di più, leggi il nostro articolo su come esportare o importare un calendario.
  • Configurazione errata del calendario

    Un'altra possibile causa delle doppie prenotazioni è l'errata configurazione della disponibilità sul nostro sito. Per esempio, se indichi che hai due unità disponibili ma in realtà ne hai soltanto una, entrambe potrebbero essere prenotate. Per assicurarti che questo non accada, controlla bene sia la disponibilità che le condizioni prima di rendere prenotabile la tua struttura. Trovi queste impostazioni qui.

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Come posso evitare le prenotazioni doppie?

Esistono diversi modi per prevenire gli overbooking.

  • Se non riesci a monitorare tutte le prenotazioni dal computer, ti consigliamo di scaricare la nostra app Pulse sul tuo dispositivo mobile. Ti consente di gestire le prenotazioni e modificare la disponibilità in qualsiasi momento, ovunque ti trovi.
  • Se lavori con noi da poco, controlla che il calendario sia aggiornato prima di andare online sul nostro sito, perché le prenotazioni sono immediate.
  • Quando ricevi una prenotazione, assicurati che la disponibilità sia aggiornata su tutte le piattaforme, così non si verificheranno doppie prenotazioni.
  • Se usi iCal, la sincronizzazione delle prenotazioni non avviene in tempo reale, quindi è importante effettuarla manualmente. Se hai iCal, assicurati anche di configurare una connessione a due vie e di aggiornare i calendari prima di aprire alle vendite.
  • Se usi un channel manager, la sincronizzazione dovrebbe avvenire in tempo reale, e il rischio di doppie prenotazioni è molto basso. Tuttavia, eventuali inconvenienti tecnici possono causare ritardi nella sincronizzazione, quindi è sempre bene controllare. Scopri di più su come garantire che l’extranet e il channel manager siano sincronizzati.

Cosa faccio se ricevo una doppia prenotazione?

Se ti rendi conto di avere una doppia prenotazione, è importante agire tempestivamente per evitare che il cliente rimanga senza una sistemazione.

Hai altri alloggi disponibili con standard uguali o migliori?

Sì: per far sì che il tuoi ospiti abbiano un'esperienza positiva nella tua struttura, idealmente potresti accoglierli in una delle tue altre camere senza costi aggiuntivi. Ti chiediamo inoltre di fornire loro tutti i servizi inclusi nella loro prenotazione originale. Se per esempio hanno prenotato una camera con balcone, cerca di fare in modo che il balcone sia presente anche nella nuova camera.

Le doppie prenotazioni devono essere segnalate all'Assistenza Clienti. Trovi i recapiti locali nella casella “Messaggi” dell’extranet.

No: per garantire un'esperienza positiva all'ospite, è tua responsabilità trovare una sistemazione sostitutiva dello stesso standard (o superiore), facendoti carico degli eventuali costi aggiuntivi. Ti consigliamo anche di organizzare il trasporto per raggiungere la sistemazione sostitutiva, per evitare di dover rimborsare eventuali costi all'ospite in seguito. Se hai bisogno di trasferire l'ospite, ricorda di contattare l'Assistenza Clienti per informarla dell’accaduto, così potrà contattare a sua volta l'ospite. Dovrai fornire queste informazioni:

  • Il nome completo dell'ospite
  • I dettagli della nuova sistemazione
  • La tipologia di alloggio presso la nuova sistemazione
  • Qualsiasi informazione utile (per es. i costi che l'ospite potrebbe dover pagare all'arrivo).

E se non riesco a trovare una sistemazione nelle vicinanze?

Chiama l'Assistenza Clienti: faremo del nostro meglio per trovare la sistemazione migliore allo stesso prezzo. Se non ci riusciremo, gli eventuali costi aggiuntivi sostenuti dal cliente saranno inclusi nella fattura a tuo carico (per es. le differenze di prezzo).


Costi di una doppia prenotazione

Dovrò pagare comunque la commissione?

Se la tua struttura è online su Booking.com da meno di 30 giorni, o se hai ricevuto meno di quattro doppie prenotazioni nel giro di 12 mesi, non dovrai pagare commissioni. In caso contrario, ti sarà addebitata la commissione per la prenotazione in questione.

Sono previsti altri costi a mio carico?

Dipende da cosa riesci a offrire all'ospite. Se disponi di un'altra camera o di un altro appartamento della stessa categoria (con servizi uguali o migliori), non dovrai farti carico di costi aggiuntivi. Ma se non hai un'alternativa migliore da offrire, allora dovrai provvedere a trovare una sistemazione alternativa.

Ecco alcuni costi che potresti dover coprire (ma possono variare a seconda del caso):

  • Il costo della nuova sistemazione
  • I costi di trasferimento (per es. eventuali costi per il trasporto verso la nuova sistemazione)

Se vuoi informarci di casi particolari, puoi contattarci tramite la casella “Messaggi” o chiamando il numero locale dell’Assistenza Clienti.

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