Condividere le informazioni sul check-in con gli ospiti

Aggiornato 2 months fa
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Capiamo bene quanto sia importante poter comunicare con i tuoi ospiti prima del loro arrivo. Magari non potrai incontrarli di persona, o hai bisogno di dare loro certe informazioni in anticipo. Per qualsiasi esigenza, devi avere la possibilità di comunicare con loro prima dell’arrivo.

Se desideri contattare un particolare ospite per la consegna delle chiavi, puoi leggere questo articolo su come organizzare il ritiro delle chiavi. Altrimenti, hai due opzioni per comunicare con loro in anticipo. È meglio mettersi in contatto il prima possibile, dato che i tuoi ospiti potrebbero essere in viaggio o avere un accesso limitato all’e-mail a ridosso della data di check-in.


In questo articolo scoprirai:

Come contattare gli ospiti dalla pagina della prenotazione

Come contattare i tuoi ospiti usando i template (messaggi standard)


Come contattare gli ospiti dalla pagina della prenotazione

  1. Vai alla sezione Prenotazioni dell’extranet.
  2. Clicca sul nome dell’ospite o sul numero di prenotazione.
  3. Nella pagina dei Dati della prenotazione, scorri giù fino alla sezione Conversazione con l'ospite.
  4. Scrivi il tuo messaggio nel campo di testo, clicca su Template per selezionare uno dei messaggi preimpostati e infine clicca su Invia.
  5. Se preferisci chiamare, puoi visualizzare il numero di telefono del cliente cliccando su Mostra numero di telefono.

Come contattare i tuoi ospiti usando i template (messaggi standard)

I template sono risposte preimpostate che puoi inviare rapidamente per risparmiarti il tempo di dover scrivere più volte lo stesso messaggio. Per creare un nuovo template o aggiornarne uno esistente, segui questi passaggi:

  1. Accedi all’extranet e vai alla sezione Struttura.
  2. Clicca su Preferenze messaggi e poi su Template messaggi.
  3. Per creare un nuovo messaggio preimpostato, clicca su Crea un nuovo template e scrivi il messaggio nel campo di testo che apparirà. Puoi anche aggiungere elementi che verranno poi compilati automaticamente con i dati dell’ospite, per esempio il nome o la data di check-in.
  4. Seleziona la lingua in cui hai scritto il messaggio, allega eventuali immagini e clicca su Continua.
  5. Assegna un nome al template e seleziona l'argomento a cui si riferisce, quindi clicca su Salva template.
  6. Per aggiornare un template già esistente, selezionalo dall'elenco di quelli presenti, fai le tue modifiche e poi clicca su Salva template.

Dopo aver creato il template, segui questi passaggi per inviarlo a un ospite:

  1. Accedi all’extranet.
  2. Clicca su Messaggi e poi su Messaggi degli ospiti.
  3. Seleziona il messaggio a cui vuoi rispondere.
  4. Clicca su Template e scegli quello che vuoi utilizzare.
  5. Se necessario fai modifiche e poi clicca su Invia.

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