Prenotazioni Smart Flex: Domande Frequenti

Le Prenotazioni Smart Flex si basano sui dati della domanda di Booking.com. Usiamo questi dati quotidianamente per capire quando e a chi offrire condizioni di cancellazione flessibili, in modo da avere le migliori possibilità di generare prenotazioni che hanno meno probabilità di essere cancellate. Per questo potresti non ricevere subito Prenotazioni Smart Flex dopo aver aderito al programma.

Ogni volta che ricevi una prenotazione Smart Flex, puoi trovarla cercando Smart Flex nella sezione Prenotazioni nell'extranet o sempre nella sezione Prenotazioni nell'app Pulse. Se utilizzi un channel manager o un software PMS, puoi riconoscere le prenotazioni Smart Flex controllando il campo delle condizioni di cancellazione o l'area commenti e note.

Una prenotazione Smart Flex funziona come qualsiasi altra prenotazione che ricevi. L'unica differenza è che una prenotazione Smart Flex comporta un periodo di cancellazione più lungo.

Abbiamo comunque aggiunto alcune informazioni nell'extranet per aiutarti a capire tutto ciò che riguarda le prenotazioni Smart Flex che ricevi. Per saperne di più, dai un'occhiata a questo video (puoi anche usare i sottotitoli nella tua lingua).

Importante: Ci assicureremo che tu riceva prenotazioni Smart Flex quando i nostri dati mostrano che è molto probabile che l'ospite soggiorni come previsto. Quando ricevi prenotazioni Smart Flex, controlla i dettagli aggiornati nella pagina dei Dati della prenotazione nell'extranet per assicurarti di essere a conoscenza delle condizioni di cancellazione aggiornate.

Puoi controllare le condizioni di cancellazione di una prenotazione Smart Flex nella pagina Prenotazioni dell'extranet. Clicca sul numero della prenotazione Smart Flex che ti interessa, quindi scorri verso il basso fino alla sezione Condizioni.

Se un ospite cancella una prenotazione Smart Flex durante il periodo di cancellazione Smart Flex, inizieremo subito a cercare un ospite sostitutivo, a condizione che la camera sia ancora aperta e prenotabile.

Per prima cosa proveremo a rivendere le notti cancellate tutte insieme. Se un nuovo ospite prenota solo alcune di quelle notti cancellate e non altre, continueremo a rivendere quelle rimanenti. Per aumentare la possibilità di trovare una prenotazione sostitutiva, consigliamo di rimuovere le restrizioni.

Mentre cerchiamo un ospite sostitutivo, potremmo migliorare il tuo ranking o utilizzare incentivi sui prezzi per rendere la tua struttura più attraente e incoraggiare i viaggiatori a prenotarla. In questo caso copriremo tutti gli eventuali costi previsti e gli sconti non saranno a tuo carico.

Se alla fine non riusciremo a trovare un ospite sostitutivo, ti rimborseremo in base alle tue condizioni di cancellazione originali.

Una volta trovato un ospite sostitutivo, vedrai la prenotazione di quell'ospite come una nuova prenotazione. Puoi considerarla come una qualsiasi altra prenotazione.

La prenotazione sostitutiva sarà anche collegata alla prenotazione Smart Flex originale. Nell'extranet potrai vedere il numero di prenotazione aggiornato nella pagina dei Dettagli della prenotazione Smart Flex cancellata. Se utilizzi un channel manager o un software PMS, sarai in grado di vedere le stesse informazioni nell'area commenti e note.

Se prevediamo il verificarsi di casi di Forza Maggiore, smetteremo di offrire la cancellazione gratuita agli utenti nell’ambito del programma Prenotazioni Smart Flex. In questo modo eviteremo nuove prenotazioni con una maggiore probabilità di essere cancellate. Ad esempio, se venisse annunciato un nuovo lockdown a causa della pandemia, smetteremo di offrire agli utenti la cancellazione gratuita nell’ambito del programma Prenotazioni Smart Flex. Tuttavia, in base ai termini e alle condizioni generali, non abbiamo la responsabilità di cercare un nuovo ospite nemmeno per le prenotazioni Smart Flex esistenti, se cancellate per cause di Forza Maggiore.

Se un ospite cancella entro il periodo previsto dalle condizioni originali di cancellazione gratuita, il periodo di cancellazione gratuito aggiuntivo offerto dal programma Prenotazioni Smart Flex non si applica. La cancellazione viene quindi trattata come qualsiasi altra cancellazione che potresti ricevere. La stessa procedura si applica alle tue normali prenotazioni, e Booking.com non ha alcuna responsabilità di cercare un nuovo ospite.

Di solito tramite Smart Flex troviamo ospiti che non cancellano la prenotazione, per cui in questi casi non è richiesta alcuna azione da parte tua. Tuttavia, se una prenotazione Smart Flex viene cancellata, è necessario assicurarsi che l’alloggio coinvolto rimanga aperto e prenotabile senza restrizioni (come per esempio la durata minima del soggiorno). Questo ci aiuta ad aumentare le nostre possibilità di trovare un ospite sostitutivo. Se queste indicazioni non vengono seguite e se non riusciamo a trovare un ospite sostitutivo a causa di tali limitazioni, non potremo risarcirti per questa prenotazione.

Puoi trovare istruzioni chiare sulla gestione delle prenotazioni Smart Flex qui (Sezione 2).

Per permetterci di trovare un ospite sostitutivo, consideriamo le notti singolarmente. Se la camera è ancora aperta e prenotabile, per prima cosa proveremo a rivendere le notti cancellate tutte insieme. Se l’ospite sostitutivo prenota solo una porzione delle notti cancellate, continueremo a rivendere quelle rimanenti. In tal caso, rimuovere eventuali restrizioni attive sulla durata minima del soggiorno aumenterà la possibilità di trovare un ospite sostitutivo.

Se riscuoti il pagamento utilizzando carte di credito virtuali o tramite bonifico bancario, la procedura è quella solita. Puoi vedere i dettagli del pagamento nella pagina dei Dettagli della prenotazione nell'extranet.

Se riscuoti il pagamento addebitando la carta di credito dell'ospite, dovrai verificare la carta non appena scade il periodo di cancellazione. Se è valida e se i dettagli della prenotazione non cambiano, puoi addebitare la carta durante il check-in o il check-out come faresti normalmente. Se non è valida, segnalalo il prima possibile e inizieremo a cercare di nuovo un ospite sostitutivo.

Ricorda che addebiteremo la commissione su tutte le prenotazioni che ti procurano un guadagno, proprio come faremmo normalmente.

Puoi vedere i dettagli del pagamento per le prenotazioni Smart Flex nella pagina dei Dettagli della prenotazione nell'extranet. Nella sezione di riepilogo delle camere Smart Flex puoi scoprire quando effettuare l’addebito e a chi.

Se un ospite cancella la prenotazione durante il periodo di cancellazione gratuita previsto da Smart Flex, dovrai mantenere l’alloggio aperto e prenotabile senza restrizioni. Se lo fai ma non riusciamo a trovare un ospite sostitutivo, ti rimborseremo in base alle condizioni di cancellazione originali che hai impostato. 

Se normalmente ricevi pagamenti utilizzando carte di credito virtuali (CCV), dopo la data di soggiorno della prenotazione cancellata attiveremo una carta virtuale per questo pagamento. Puoi visualizzare i dettagli della CCV nella pagina dei Dati della prenotazione nell'extranet e nel tuo channel manager o PMS.

Se normalmente ricevi i pagamenti tramite bonifico bancario, useremo lo stesso metodo anche per questo pagamento. Lo riceverai in base al tuo normale calendario dei pagamenti.

Puoi addebitare una CCV per una prenotazione Smart Flex come fai per le altre prenotazioni. Per sapere di più su come addebitare una CCV, dai un’occhiata a questo articolo.

Devi verificare la carta di credito di ogni ospite come fai sempre, alla scadenza del periodo di cancellazione. Se non è valida, segnalalo il prima possibile. 

Se è necessario addebitare l’importo della prenotazione sulla carta di credito dell’ospite, avrai accesso ai dati della carta alla scadenza del periodo di cancellazione Smart Flex. Ti consigliamo di verificarla subito. Se non è valida, devi cancellare la prenotazione e contrassegnarla come non valida. Se non lo fai entro 48 ore, potresti correre il rischio che venga trovata una sostituzione parziale o che non venga trovata del tutto. Per saperne di più su come indicare le carte di credito come non valide, dai un'occhiata a questo articolo.

Quando ricevi una prenotazione Smart Flex, puoi identificarla guardando il campo delle condizioni di cancellazione nel tuo channel manager o PMS. Se non disponi di un campo relativo alle condizioni di cancellazione, cerca invece le parole Prenotazione Smart Flex nell'area commenti e note.

Includeremo informazioni sulle prenotazioni Smart Flex nei messaggi di conferma, modifica e cancellazione che ti invieremo come al solito. Tutti questi messaggi conterranno le parole prenotazione Smart Flex, in modo che tu possa riconoscerli facilmente.

Per assicurarti di vedere sempre i dettagli completi di ogni prenotazione, ti consigliamo inoltre di controllare regolarmente la pagina Prenotazioni nell'extranet.

In questo caso, invieremo un messaggio relativo alla cancellazione al tuo channel manager o PMS. Per vedere i dettagli, cerca la dicitura Prenotazione Smart Flex nella descrizione della camera o nell'area commenti e note nel tuo channel manager o PMS.

Inizieremo subito a cercare un ospite sostitutivo, a condizione che l’alloggio sia ancora aperto e prenotabile. Per prima cosa proveremo a rivendere le notti cancellate tutte insieme. Se un nuovo ospite prenota solo alcune delle notti cancellate e non altre, continueremo a rivendere quelle rimanenti. È necessario assicurarsi che tutte le restrizioni, come la durata minima del soggiorno, vengano rimosse per aumentare le possibilità di trovare un ospite sostitutivo. Una volta trovato un ospite sostitutivo, vedrai la prenotazione di quell'ospite come una nuova prenotazione. I dettagli della prenotazione conterranno le parole Prenotazione Smart Flex.

Se non riusciamo a trovare un ospite sostitutivo, anche se gli alloggi sono aperti e prenotabili senza restrizioni, ti risarciremo in base alle condizioni di cancellazione originali che hai impostato.

Se l'ospite paga la prenotazione con carta di credito, una volta terminato il periodo di cancellazione Smart Flex, ti invieremo un messaggio di modifica per chiederti di controllare e convalidare i dettagli della carta di credito.

Se riscuoti il pagamento utilizzando carte di credito virtuali o tramite bonifico bancario, la procedura è quella solita.

Puoi farlo nello stesso modo in cui fai per le altre prenotazioni. Per saperne di più, vai alla sezione “Channel Manager: carta di credito” di questa pagina.

Per partecipare al programma, accedi all’extranet, clicca su Opportunità e poi su Programma Prenotazioni Smart Flex.

Se la tua struttura non si trova nella Francia continentale, nella Guyana francese, a Mayotte, in Martinica, nella Guadalupa, a Saint Pierre e Miquelon o a Réunion, parteciperai automaticamente al programma Prenotazioni Smart Flex.

Ci rendiamo conto che al momento questo programma potrebbe non rivelarsi efficace per la tua struttura. Se preferisci non partecipare, hai due opzioni:

Se vuoi interrompere temporaneamente l'utilizzo delle Prenotazioni Smart Flex, puoi disattivare il programma per un massimo di tre mesi. Al termine del periodo di sospensione, ti iscriveremo di nuovo automaticamente.

Se invece vuoi interrompere per più di tre mesi, puoi disattivare il programma a tempo indeterminato.

Per uscire dal programma temporaneamente o in maniera permanente, accedi all'extranet, clicca su Opportunità e quindi su Programma Prenotazioni Smart Flex. Clicca su lascia il programma in fondo alla pagina, seleziona Per sempre o il numero di mesi per cui vuoi sospenderlo e poi clicca su Salva.

Nota: se disattivi i Pagamenti tramite Booking.com, ti rimuoveremo anche dal programma Prenotazioni Smart Flex. Se in seguito riattivi i Pagamenti tramite Booking.com, ti iscriveremo di nuovo e automaticamente al programma Prenotazioni Smart Flex.