Condizioni per la cancellazione, il deposito cauzionale e il pagamento anticipato

Chiarezza per i tuoi ospiti, pagamenti garantiti per te

Le cancellazioni sono inevitabili nel settore dell'ospitalità. Anche i clienti più organizzati possono avere degli imprevisti e quindi richiedere la cancellazione di una prenotazione. Quando questo succede, è importante che i clienti sappiano cosa aspettarti e che tu non perda i tuoi guadagni.

Per assicurarti che i tuoi clienti sappiano quanto pagheranno e quando, ti consigliamo di impostare delle condizioni per la cancellazione, il deposito cauzionale e il pagamento anticipato che rispecchino le esigenze della tua struttura. In questo modo, non solo i tuoi ospiti non avranno sorprese, ma tu non perderai opportunità di guadagno.

Impostare le tue condizioni nell'extranet non è mai stato così facile. Tutti i principali scenari relativi alla cancellazione e al pagamento sono coperti: per configurare le condizioni che preferisci non devi fare altro che rispondere ad alcune domande.

Che tipo di condizioni ci sono?

  • Condizioni di cancellazione 

Fai sapere ai tuoi ospiti se possono cancellare gratuitamente e fino a quando. In generale, ti consigliamo di permettere ai tuoi clienti di cancellare gratuitamente fino a uno o due giorni prima del check-in. In alternativa, puoi impostare delle condizioni non rimborsabili, in base alle quali i clienti non riavranno indietro quanto hanno pagato, se decidono di cancellare. 

 

  • Condizioni per il deposito cauzionale e il pagamento anticipato.

Fai sapere ai tuoi ospiti se devono pagare prima dell'arrivo e, in caso positivo, quanto e quando. 

Condizioni per il deposito cauzionale e il pagamento anticipato

Insieme alle condizioni di cancellazione puoi configurare:

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Il deposito cauzionale

I clienti pagano una determinata somma subito dopo la prenotazione, di solito tramite bonifico bancario. Questa somma sarà rimborsata se cancellano durante il periodo previsto per la cancellazione gratuita. Tuttavia, se cancellano dopo quel periodo, non riavranno indietro la somma pagata e la tua struttura sarà coperta dalla cancellazione.

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Il pagamento anticipato

Durante il processo di prenotazione, il cliente può usare la carta di credito per pagare una parte della prenotazione, di solito la prima notte. Il pagamento anticipato viene di solito richiesto per le prenotazioni non rimborsabili o parzialmente rimborsabili. In questo modo, se il cliente cancella, non avrà indietro il pagamento anticipato.

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La pre-autorizzazione

Per verificare che la carta di un ospite sia valida, puoi trattenere sulla stessa una determinata somma, con l'opzione di addebitarla in un secondo momento. Puoi trattenere questa somma a garanzia di una mancata presentazione oppure rilasciarla immediatamente sulla carta dell'ospite.

I vantaggi delle condizioni per la cancellazione e il pagamento anticipato

Guadagno garantito

La tua struttura è coperta in caso di cancellazione.

Meno cancellazioni

Se i clienti hanno un'idea chiara di quello che succede se cancellano, saranno meno inclini a farlo.

Aspettative chiare per i clienti

Con condizioni chiare, riduci il rischio di sorprese che possono influenzare negativamente l'esperienza dei tuoi clienti. 

Come funziona - riepilogo

Puoi verificare le tue condizioni nell'extranet, andando al tab Struttura e poi alla sezione Condizioni.

Alla voce Condizioni di cancellazione puoi scegliere tra condizioni completamente flessibili o personalizzabili e puoi anche applicare condizioni diverse a diverse tipologie di alloggio. 

- Con condizioni completamente flessibili i tuoi clienti pagano solo durante il soggiorno e possono cancellare gratuitamente durante un periodo di tempo (a tua scelta) precedente al check-in.

- Con condizioni personalizzate puoi scegliere quanto a lungo prima del check-in i clienti possono cancellare gratuitamente e quanto pagheranno se cancellano dopo quel momento. Puoi anche impostare un pagamento anticipato prima del check-in e definire come e quando vuoi ricevere il pagamento. Inoltre, puoi applicare condizioni diverse a diverse tipologie di alloggio. 

- Nelle preferenze sulla pre-autorizzazione puoi mostrare ai tuoi clienti se pre-autorizzerai la loro carta di credito o no, per quale somma e quando. Anche la pre-autorizzazione può essere applicata a specifiche tipologie di condizioni. 

- Con un deposito cauzionale puoi assicurarti una copertura finanziaria se un cliente cancella la prenotazione. Se l'ospite soggiorna, puoi restituire il deposito cauzionale o dedurlo dal prezzo totale della prenotazione. I depositi vengono generalmente pagati tramite bonifico bancario, quindi sono uno strumento particolarmente utile se non hai modo di addebitare le carte di credito.