キャンセル、デポジット、前払いに関するポリシー

ゲストには分かりやすい情報を。貴施設には収益の確実性を。

施設運営者にとって、キャンセルの発生は避けて通れないもの。ゲストがどんなに入念に旅を計画しても想定外の事態は起こり得るものであり、それが宿泊予約に影響することもあります。そんなとき重要なのは、貴施設が収益を取りこぼさないことももちろんですが、ゲストがキャンセルした後何が起こるのかをはっきり把握できることです。

貴施設がいつどれだけのキャンセル料を請求するかをゲストに明確に伝えるためにも、貴施設に合ったキャンセル、デポジット及び前払いに関するポリシーを設定することをおすすめします。こうすることで、ゲストにとって予想外の支払いが発生することを防げるだけでなく、貴施設も不必要な機会損失を最小限に抑えることができます。

弊社の管理画面でポリシーを設定するのはとても簡単です。キャンセルや支払いに関する主要な部分は既にカバーされているので、画面上の質問項目に回答する形で貴施設に合ったポリシーにカスタマイズするだけで完了です。

ポリシーの種類

  • キャンセルポリシー:

キャンセル料が無料か、またその場合はいつまで無料なのかを設定します。弊社では、原則的にチェックイン1〜2日前まではキャンセル料を無料に設定することをおすすめしています。「返金不可」のポリシーを設定することもでき、その場合はゲストが予約をキャンセルした場合に一切の返金が発生しません。

 

  • デポジット / 前払いに関するポリシー:

チェックイン前に課金があるか、またその場合はどのタイミングでいくら課金するのかを設定します。

デポジット / 前払いに関するポリシー

キャンセルポリシーと合わせ、以下を設定できます:

 

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デポジット

通常銀行振込経由で、ゲストのチェックイン前に一定額を請求します。この振込額は、ゲストが無料キャンセル期間内で予約をキャンセルした場合には返金しますが、キャンセル期間を過ぎたキャンセルの場合には返金を行いません。

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前払い

予約手続き中に、ゲストのクレジットカードに宿泊料金の一部を課金します(主に最初の1泊分)。前払いは通常「一部返金可」または「返金不可」の予約に適用し、キャンセルが発生した場合には当該料金の返金を行いません。

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事前承認

ゲストのクレジットカードの有効性を確認するため、一定額を一時的に確保します(全額の請求はその後行います)。ノーショー(無断不泊)に備えて当該金額を保有したままにしておいたり、承認完了後すぐにゲストに返金することができます。

キャンセルや前払いに関するポリシーを設定するメリット

収益を確保

ゲストがキャンセルしたときでも一定の収益を確保できます。

キャンセル率を低減

ゲストに分かりやすく予約条件を提示することで、キャンセルの数を減らすことができます。

ゲストの期待値を適切に管理

明確なポリシーを設定しておくことで、ゲストにとって予想外な支払いの発生や、ゲストの宿泊体験への悪影響を減らすことができます。

ポリシーに関するまとめ

弊社管理画面の「宿泊施設」タブから「ポリシー」をクリックすると、ポリシーの設定内容を確認することができます。

「キャンセルポリシー」の項目で、ポリシーの柔軟性を選択したり、客室タイプ別にカスタマイズすることができます。  

- 「完全フレキシブルポリシー」を設定すると、ゲストの支払いは宿泊施設滞在時となり、またチェックイン前の貴施設が定めた期間内のキャンセルは無料となります。

- 「カスタムポリシー」では、チェックインの何日前までキャンセル料を無料にするか、またその期間が終わったらいくらのキャンセル料を請求するかを設定できます。チェックイン前の前払いの金額や受取方法、客室タイプによる個別のポリシーの設定なども行えます。

- 「事前承認」では、クレジットカードへの事前承認を行うかどうか、また行う場合はどのタイミングでいくらかなどを設定できます。事前承認は特定のポリシーのみに設定することも可能です。

- 「デポジット」を設けると、ゲストがキャンセルした場合にも一定の収益を確保できます。ゲストが実際に宿泊した場合には、滞在後に返金するか、宿泊料金から差し引くことで対応できます。デポジットは通常銀行振込で支払われるため、クレジットカード払いに対応していない場合には特に有用です。