キャンセル、デポジット、前払いに関するポリシーについて
ゲストに明瞭な情報を提供し、収益を確保しましょう
キャンセルは、ホスピタリティ業界では避けられないことです。ゲストが入念に旅行の計画を立てても、想定外の出来事によって予約の変更が生じる場合があります。その場合、貴施設が収益を失わないようにすることと同じくらい重要なのが、ゲストが前もって正しい情報を把握できるようにすることです。
いつ、いくら請求されるのかをゲストにきちんと把握しておいてもらうため、弊社では、キャンセル、デポジット、前払いについて貴施設のビジネスに最も合ったポリシーを設定することをおすすめしています。そうすることで、ゲストにとって予想外の状況が発生することなく、貴施設の収益の損失も回避することができます。
管理画面でのポリシー設定はこれまで以上に簡単になりました。キャンセルと支払いに関連する主なシナリオがすべてカバーされているため、いくつかの主要な質問に答えるだけでご希望のポリシーを設定できます。
ポリシーの種類
ポリシーの種類にはどのようなものがありますか？
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キャンセルポリシー
予約を無料でキャンセルできるかどうか、またその場合は期限がいつまでなのかをゲストに知らせましょう。弊社では、通常、チェックインの1～2日前まではゲストが無料でキャンセルできるようにすることをおすすめしています。あるいは、ゲストがキャンセルした場合はゲストへの返金がない、返金不可のポリシーを選択していただくことも可能です。
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デポジット・前払いに関するポリシー
チェックイン前までに請求されるかどうか、また請求がある場合はその金額とタイミングをゲストに知らせましょう。
デポジット・前払いに関するポリシー
キャンセルポリシーに加えて、以下の項目を設定していただけます。
デポジット
ゲストが一定の金額を（通常は銀行振込経由で）前払いします。（フレキシブルな）無料キャンセル期間内にキャンセルすると返金されますが、それ以降にキャンセルした場合はデポジットの返金はありません。そうすることで、ゲストがキャンセルした場合でも貴施設は損失を回避できます。
前払い
ゲストは、予約手続き中に予約料金の一部（多くの場合、1泊目のみの宿泊料金）をカードで支払います。前払いは通常、一部返金可または返金不可の予約が対象となります。 そのため、ゲストがキャンセルした場合、当該金額のゲストへの返金はありません。
事前承認
ゲストが使用するカードの有効性を確認するため、後日全額請求することを念頭に、貴施設で一定の金額を確保します。この金額は、ゲストがノーショー（無断不泊）の場合の保証として留保することも、即時にゲストに返金することもできます。
キャンセル＆前払いポリシーの設定によって生まれる貴施設へのメリット
収益の確保
キャンセル率の減少
ゲストの期待値の管理
ゲストがキャンセルしても、貴施設の損失を回避できるようになります。
ゲストの期待値が予め明確であれば、キャンセルの確率が低くなります。
ポリシーで明確に示しておくことで、ゲストの体験に悪影響を及ぼしかねない予想外の事態を避けることができます。
収益の確保
キャンセル率の減少
ゲストがキャンセルしても、貴施設の損失を回避できるようになります。
ゲストの期待値が予め明確であれば、キャンセルの確率が低くなります。
ゲストの期待値の管理
ポリシーで明確に示しておくことで、ゲストの体験に悪影響を及ぼしかねない予想外の事態を避けることができます。
収益の確保
ゲストがキャンセルしても、貴施設の損失を回避できるようになります。
キャンセル率の減少
ゲストの期待値が予め明確であれば、キャンセルの確率が低くなります。
ゲストの期待値の管理
ポリシーで明確に示しておくことで、ゲストの体験に悪影響を及ぼしかねない予想外の事態を避けることができます。
仕組みの概要
管理画面で貴施設のポリシーを確認するには、「宿泊施設」タブをクリックし、「ポリシー」を選択します。
- 「キャンセルポリシー」では、完全フレキシブルなポリシーあるいはカスタマイズ可能なポリシーからご選択いただけます。または、客室タイプごとに異なるポリシーを適用していただくことも可能です。
- 完全フレキシブルなポリシーでは、ゲストは貴施設に滞在した場合のみ料金を支払い、貴施設が設定したチェックインまでの期間内であれば無料でキャンセルできます。
- カスタマイズ可能なポリシーでは、チェックイン前にゲストが無料でキャンセルできる期間と、その期限以降にゲストがキャンセルした場合に請求される金額を貴施設で設定していただけます。また、チェックイン前の前払いを設定し、その支払いを受け取る方法とタイミングを決めていただくことも可能です。さらに、客室タイプごとに異なるポリシーを適用していただけます。
- 事前承認の設定では、貴施設でカードへの事前承認を行うかどうか、また行う場合はそのタイミングと金額をゲストに表示することができます。事前承認は、特定の種類のポリシーにも適用できます。
- デポジットを設定すると、ゲストが予約をキャンセルした場合でも貴施設に金銭的な損失がないようにすることができます。ゲストが滞在した場合は、その金額をあとでゲストに返金するか、予約の合計料金から差し引くことができます。デポジットは通常、銀行振込経由で支払われるため、貴施設がクレジットカードに請求できない場合に特に便利です。