ゲストにチェックイン情報を伝えるには、どうしたらいいですか？

チェックイン時にゲストと直接顔を合わせることができないから、事前に伝えておく必要のある情報があるからなど、到着日前にゲストに連絡を取っておきたい場合があります。

鍵の受け渡しに関してゲストに連絡したい場合は、こちらの記事をご確認ください。それ以外の場合は、事前にゲストに連絡する手段として2つの選択肢があります。チェックイン日が近づくと、ゲストが既に移動中だったり、メールを頻繁に確認しなくなるなどの可能性があるため、連絡はできるだけ早めに行いましょう。

本記事の内容

「予約」ページからゲストに連絡する

メッセージの定型文を利用してゲストに連絡する

「予約」ページからゲストに連絡する

1. 管理画面にログインし、「予約」をクリックします。
2. 連絡したい宿泊者の名前または予約番号をクリックします。
3. 「予約情報」ページで「ゲストとのメッセージ」までスクロールします。
4. テキストボックスにメッセージを入力し、「定型文」から該当するメッセージを選択したら「送信」をクリックします。
5. ゲストに電話をかけたい場合は、「電話番号を表示」をクリックすると連絡先番号を確認できます。

メッセージの定型文を利用してゲストに連絡する

メッセージの定型文を使って回答を予め準備しておけば、複数のゲストに対し同じメッセージを繰り返し入力する必要がなくなり、素早く対応ができるようになります。新しい定型文を作成する、または既存の定型文を更新するには以下の手順に沿って操作してください。

1. 管理画面にログインし、「宿泊施設」タブをクリックします。
2. 「メッセージ機能の設定」から「メッセージの定型文」を選択します。
3. 新しい定型文を作成するには、「新しい定型文を作成」をクリックし、表示されたテキストボックスにメッセージを入力してください。宿泊者名やチェックイン日などにはプレースホルダーを使用すれば、送信時に自動的に当該情報が入力されます。
4. メッセージを入力した言語を選択し、必要があれば画像を添付して「続ける」をクリックします。
5. 定型文に名前をつけ、関連性のあるトピックを選択したら「定型文を保存」をクリックします。
6. 既存の定型文を更新するには、定型文の一覧から該当するものを選択し、内容を編集したあと「定型文を保存」をクリックします。

定型文を設定したら、次の手順に沿ってゲストに送信してください。

1. 管理画面にログインします。
2. 「メールボックス」をクリックし、「ゲストからのメッセージ」をクリックします。
3. 返信したいメッセージを選択します。
4. 「定型文」をクリックし、使用したい定型文を選択します。
5. 必要な編集を加えたあと、「送信」をクリックします。