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クレジットノートの仕組み

更新: 8 ヶ月 前 | 読了目安:5分
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弊社では、弊社が発行した請求書の金額を修正する必要がある場合にクレジットノートを発行します。請求額の誤りは、予約ステータスに応じて正しい処理が行われていない場合や、コミッション額の計算に間違いがあった場合などに発生しえます。発行されたクレジットノートは、それ以降のコミッションの請求書のお支払いにご使用いただけます。例えば、ノーショーとして記録されたり、キャンセルされるべき予約がシステム上でそのように処理されていなかった場合、貴施設が弊社にクレジットノートをリクエストすることがあります。別の例としては、貴施設がゲストのキャンセル料を免除することに同意したにもかかわらず、当該予約について弊社がコミッションを請求してしまった場合などが挙げられます。

クレジットノートは、例外的な状況下でのみ発行されます。このことを念頭に置いていただき、管理画面の「予約」タブにある予約のステータスが常に正しいことをご確認いただくことが重要です。


本記事の内容


誤った金額が請求されないようにするには

クレジットノートをリクエストしていただき、その後発行されるまでには幾分かお時間を頂戴します。予約の処理に関する基本事項についてご留意いただくことで、誤った金額が請求されることを未然に防ぐことにつながります。

  • 規定の時間内に変更を記録する
    正しい予約情報に基づいて弊社がコミッション請求書を作成できるよう、予約内容に変更があった場合は、チェックアウト日から48時間以内にその旨を管理画面で記録する必要があります。これには、ノーショー(無断不泊)やキャンセルの記録が含まれます。尚、ノーショーを記録し忘れると、ゲストはクチコミを投稿することができる状態のままとなります。この場合、クチコミが投稿されると、当該のクチコミが滞在を完了したことの証拠とみなされるためご注意ください。ノーショーおよびキャンセルの記録方法に関する詳細は、こちらの記事をご覧ください。

    これらの変更の記録は、弊社の一般取引条件(GDT)に従い、パートナー施設様の単独の責任となります。チェックアウト日から48時間以内に変更が記録されていない場合、当初の予約内容に基づくコミッション全額が請求されます。管理画面上でこれらの変更を記録できない場合は、弊社カスタマーサービスまでお問い合わせください。
     
  • 無効クレジットカードとして記録する
    ゲストのクレジットカードに対して請求処理を行っていない返金不可や一部返金不可の予約がある場合、当該カードを無効として記録していただく必要があります。記録していただいていない場合は、当該の予約についてコミッションが請求されることになります。

    クレジットカードを無効として記録する方法は、以下の通りです。
  1. 管理画面にログインします。
  2. 予約」をクリックします。
  3. 宿泊者名または予約番号をクリックして、「無効クレジットカードとして記録」を選択します。

コミッションの請求額を誤りとして報告し、クレジットノートをリクエストする方法

3ヶ月が経過していない予約については、管理画面上で貴施設ご自身でコミッションの誤りを報告し、クレジットノートをリクエストしていただけます。以下の手順をご参照ください。

  1. 管理画面にログインします。
  2. ファイナンス」タブをクリックし、請求明細」を選択します。
  3. 請求書の期間を選択します。
  4. コミッションを誤りとして報告する予約を選択します。
  5. コミッション額を誤りとして報告」欄の下にあるチェックボックスにチェックを入れます。
  6. 備考」欄の上にある、「XX件を誤りとして報告」と書かれた青色のボタンをクリックします。
  7. 間違いがあったと思われる理由を選択します。
  8. 詳細を入力します。
  9. ゲストにより支払われた金額を入力します。
  10.  「次へ」をクリックします。
  11. 報告内容を確認し、「送信」をクリックします。

貴施設のご報告内容が承認され、請求額を修正する必要があると弊社が確認した際には、クレジットノートを発行いたします。この場合、新しい請求書は発行されず、元の請求書は引き続き有効となりますが、弊社よりクレジットノートを発行することで金額を修正いたします。クレジットノートには、元の請求書から差し引かれるべき金額が記載されております。こちらの金額を貴施設にお支払いいただく必要はございません。請求書のない予約についてコミッションの誤りを報告することはできませんのでご了承ください。

貴施設のご報告内容が承認されなかった場合は、管理画面のメールボックスにその旨のご連絡が届きます。

リクエストの処理には最大14営業日をいただいております。処理が完了次第、管理画面のメールボックス宛てに通知が送信されます。それまでは、進捗状況についてお問い合わせいただく必要はありません。


免除した料金に対するコミッションを誤りとして報告する方法

ゲストが予約をキャンセルし、キャンセル料が発生する場合、貴施設はキャンセル料を免除することができます。免除した場合、貴施設はコミッションを支払う必要はありません。バーチャルクレジットカード(VCC)やBooking.comペイメントで既に決済が行われていた場合は、請求書が発行されるまでお待ちいただく必要があります。発行後、管理画面より当該請求額を誤りとしてご報告いただけます。手順は以下の通りとなります。

  1. 管理画面にログインします。
  2. メールボックス」をクリックし、「Booking.comからのメッセージ」を選択します。
  3. お問い合わせ」をクリックします。
  4. ファイナンス(請求書、支払い)」をクリックし、「請求額の誤りの報告」をトピックとして選択します。
  5. 弊社のお問い合わせ先」をクリックして、「メッセージ」を選択します。
  6. お問い合わせ内容の欄に、報告したい予約の予約番号を入力します。
  7. 返金またはチャージバックを証明するもの(銀行が発行したもの)を、PDF形式のファイルまたはスクリーンショットとして添付します。
  8. メッセージを送信」をクリックします。

クレジットノートを受け取ったあとに貴施設が行うこと

貴施設がクレジットノートを受け取られた後に何をすべきかは、当該クレジットノートの金額と元の請求書の金額の差によって異なります。

  • クレジットノートの金額と元の請求書の金額が同じ場合:弊社にて元の請求書の金額との相殺を自動的に行うため、貴施設に行っていただくことはございません。
  • クレジットノートの金額が、元の請求書の金額よりも低い場合:弊社にて自動的に元の請求書の金額からクレジットノートの金額を差し引くため、貴施設には残額をお支払いいただく必要がございます。
  • クレジットノートの金額が、元の請求書の金額よりも高い場合:弊社にて元の請求書の金額との相殺を自動的に行い、残りのクレジットノートの金額については、次回の請求書に適用させていただきます。貴施設に行っていただくことはございません。

クレジットノートには有効期限はございません。貴施設が弊社と提携している限り、ご使用いただくことが可能です。

その他にご不明点等がございましたら、請求書のお支払いに関する記事をご覧ください。

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