クレジットノートの仕組み

Updated 3 ヶ月 前 | 読了目安:5分
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弊社では、弊社が発行した請求書の金額を修正する必要がある場合にクレジットノートを発行します。パートナー施設様が予約のステータスを取り扱う際に誤った操作を行われたり、弊社がコミッション料を誤って算出した際などがこちらの主なケースとなります。発行されたクレジットノートは、それ以降のコミッションの請求書のお支払いにご使用いただけます。例えば、ノーショーとして記録されたり、キャンセルされるべき予約がシステム上でそのように処理されていなかった場合、貴施設が弊社にクレジットノートをリクエストすることがあります。別の例としては、貴施設がゲストのキャンセル料を免除することに同意したにもかかわらず、当該予約について弊社がコミッションを請求してしまった場合などが挙げられます。

クレジットノートは、例外的な状況下でのみ発行されます。このことを念頭に置いていただき、管理画面の「予約」タブにある予約のステータスが常に正しいことをご確認いただくことが重要です。


本記事の内容


コミッションの誤りを報告し、クレジットノートをリクエストする

3ヶ月が経過していない予約については、管理画面上で貴施設ご自身でコミッションの誤りを報告し、クレジットノートをリクエストしていただけます。以下の手順をご参照ください。

  1. 管理画面にログインします。
  2. ファイナンス」タブをクリックし、「請求明細」を選択します。
  3. 請求書の期間を選択します。
  4. コミッションを誤りとして報告する予約を選択します。
  5. コミッション額を誤りとして報告」欄の下にあるチェックボックスにチェックを入れます。
  6. 備考」欄の上にある、「XX件を誤りとして報告」と書かれた青色のボタンをクリックします。
  7. 間違いがあったと思われる理由を選択します。
  8. 詳細を入力します。
  9. ゲストにより支払われた金額を入力します。
  10.  「次へ」をクリックします。
  11. 報告内容を確認し、「送信」をクリックします。

貴施設のご報告内容が承認され次第、弊社がクレジットノートを発行します。請求書のない予約についてコミッションの誤りを報告することはできませんのでご了承ください。


誤りを報告するツールを介さずにクレジットノートをリクエストする

予約の詳細に間違いがあったことに気づいたり、該当する予約にコミッションを誤りとして報告する選択肢が既にない場合には弊社までご連絡いただき、クレジットノートをリクエストしたい旨をお知らせください。その際には、ゲストのキャンセル料を免除したにもかかわらず、当該予約についてコミッションが請求されている、などとご説明を添えてください。


クレジットノートが承認されるタイミング

リクエストの処理には最大14営業日をいただいております。処理が完了次第、管理画面のメールボックス宛てに通知が送信されます。それまでは、進捗状況についてお問い合わせいただく必要はありません。


クレジットノートを受け取ったあとに貴施設が行うこと

貴施設への請求書を弊社にて修正する必要があることが確定した場合でも、弊社より新しい請求書をお送りすることはございませんのでご注意ください。その場合、元の請求書は引き続き有効となり、加えて弊社より別途クレジットノートを発行いたします。クレジットノートには、元の請求書から差し引かれるべき金額が記載されております。こちらの金額を貴施設にお支払いいただく必要はございません。

クレジットノートについて貴施設に行っていただくことは、クレジットノートの金額と元の請求書の金額の差によって異なります。

  • クレジットノートの金額と元の請求書の金額が同じ場合:弊社にて元の請求書の金額との相殺を自動的に行うため、貴施設に行っていただくことはございません。
  • クレジットノートの金額が、元の請求書の金額よりも低い場合:弊社にて自動的に元の請求書の金額からクレジットノートの金額を差し引くため、貴施設には残額をお支払いいただく必要がございます。
  • クレジットノートの金額が、元の請求書の金額よりも高い場合:弊社にて元の請求書の金額との相殺を自動的に行い、残りのクレジットノートの金額については、次回の請求書に適用させていただきます。貴施設に行っていただくことはございません。

クレジットノートには有効期限はございません。貴施設が弊社と提携している限り、ご使用いただくことが可能です。

その他にご不明点等がございましたら、請求書のお支払いに関する記事をご覧ください。

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