ダブルブッキングの防止&対処方法

万が一ダブルブッキングが発生してしまった場合は、以下の流れで対処しましょう。

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overbookings flow chart

目次:


ダブルブッキング(オーバーブッキング)の発生を未然に防ぐ方法や、万が一発生してしまった場合の対処方法をご案内します。また、ダブルブッキングの原因や、ダブルブッキングが貴施設とゲストに及ぼす影響についてもご説明します。

ダブルブッキングが発生してしまった場合は、なるべく早急に解決していただくようお願いいたします。解決までの所要時間については、以下が目安となります。

  • ゲストが24時間以内に到着予定の場合、30分以内の解決を目指しましょう。
  • ゲストが1~7日以内に到着予定の場合、2時間以内の解決を目指しましょう。
  • ゲストが7日後以降に到着予定の場合、24時間以内の解決を目指しましょう。

また、ダブルブッキングに伴ってゲストが被った費用などは貴施設が負担することとなります。詳しくは「ダブルブッキングに伴う費用」をご参照ください。


ダブルブッキングとは

ダブルブッキングとは、1つの客室について同時に複数の予約が入ってしまっている状態をいいます。弊社が行った調査によると、25%のパートナー施設様は掲載を開始してから1年以内にダブルブッキングを経験しています。これまでダブルブッキングが発生したことのない施設様も、今後万が一発生してしまった場合にスムーズに対応できるよう、ぜひご一読ください。


予約の即確定

ダブルブッキングを防ぐ上では、ゲストがBooking.com経由で予約を行った場合、その予約は貴施設の承諾を待たずして即確定するという点を念頭に置いておくことが大切です。こうした仕組みによってゲストは手軽に予約が行えるため、貴施設にも予約が入る可能性が高まります。実際、パートナー施設様の約30%がBooking.comで予約の受付を開始した当日に予約を受けています。

関連記事:予約をキャンセルすることはできますか?


ダブルブッキングの原因

初期設定の段階の誤りは、ダブルブッキングの原因となることがあるため注意が必要です。以下の2点がダブルブッキングの主な原因となります。
  • 空室状況が同期されていない

    特定の客室がBooking.com経由で予約されたのにもかかわらず、同じ日程について別のプラットフォームで販売され続けた場合、ダブルブッキングが発生する可能性があります。つまり、その別のプラットフォーム経由で同じ客室・日程の予約があった場合、ダブルブッキングとなります。詳しくは、カレンダーのエクスポート / インポートを行う方法に関するこちらの記事をご覧ください。
  • カレンダーの設定に誤りがある

    ダブルブッキングの原因としてもう一つ考えられるのが、空室状況が正しく設定されていないということです。例えば、本来空室が1室しかないところ2室として登録してしまった場合、両方の客室が予約された場合、ダブルブッキングとなってしまいます。こうした問題を防ぐためには、予約受付を開始する前に空室状況やポリシーの設定を十分にご確認ください。設定はこちらから行えます。

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ダブルブッキングの防ぎ方

ダブルブッキングを未然に防ぐ方法はたくさんあります。

  • 常にパソコンから予約を管理するのが難しい場合は、お使いのモバイル端末にPulseアプリをダウンロードすることをお勧めします。Pulseアプリを使えば、予約の管理や空室状況の変更をいつでもどこからでも行えます。
  • 弊社サイトに新しく登録したパートナー施設様におかれましては、掲載を開始する前に必ずカレンダーが最新の状態にあることをご確認ください。いったん掲載を開始すると、いつでも予約が入る可能性があります。
  • 予約が入った際には、ご利用のすべてのプラットフォームで空室状況を更新し、ダブルブッキングを防ぎましょう。
  • iCalを使用している場合、予約情報はリアルタイムで同期しないため、必ず手動でカレンダーを同期することが重要です。iCalをお持ちの場合は、必ず予約受付を開始する前に2WAY連携を設定して、カレンダーを更新してください。
  • 一元管理システムをご利用の場合、空室状況はリアルタイムで同期されるため、ダブルブッキングのリスクは大幅に削減されます。ただし、技術的な問題によって同期のタイミングが遅れてしまう場合もあるので、必ず確認を行いましょう。iCalと一元管理システムの違いについては、こちらの記事をご覧ください。

ダブルブッキングの対処方法

ダブルブッキングが判明した場合は早急に対応し、一刻でも早くゲストの宿泊先を確保することが重要になります。

ゲストが泊まれる同等クラス以上の客室がほかにありますか?

ある場合: 同等クラス以上の客室がほかにある場合、ゲストにはその客室に追加料金なしで泊まっていただくことがベストな対処方法です。その際、ゲストが当初予約していた客室に含まれる施設・設備がすべて備わっている客室を提供していただくよう、お願いいたします。例えば、ゲストがバルコニー付きの客室を予約していた場合は、バルコニー付きの客室を提供してください。

予約をダブルブッキングとして記録するには、カスタマーサービスまでお問い合わせください。現地カスタマーサービスのお問い合わせ番号は管理画面のメールボックスで確認できます。

ない場合: 同等クラス以上の客室を確保できない場合、貴施設の費用負担で同等クラス以上の代替施設を確保する必要があります。また、後日の請求や払戻しを防ぐために、代替施設への移動も同時に手配することをお勧めします。ゲストを代替施設に移す場合は、弊社からもゲストに連絡ができるよう、必ず弊社カスタマーサービスまでお知らせください。その際、以下の情報をご提供ください。

  • 代替施設の詳細
  • ゲストが泊まる客室タイプ
  • その他の情報(例:ゲストが代替施設への到着時に支払いを求められる可能性がある追加料金など)

近くに代替施設がない場合

弊社カスタマーサービスがサポートいたしますので、お問い合わせください。弊社スタッフが同じ料金で泊まれる代替施設を見つけられるよう、最善を尽くします。万が一同じ料金で泊まれる代替施設が見つからない場合、差額については貴施設の負担となります。


ダブルブッキングに伴う費用

ダブルブッキングに伴うコミッション

Booking.comでの掲載を開始してから30日が経過していない場合、または過去12ヶ月間に発生したダブルブッキングが4件未満の場合、コミッションは発生しません。ただし、上記条件のいずれも満たしていない場合はコミッションが発生します。

ダブルブッキングに伴うその他の費用

その他の費用が発生するかどうかは、ゲストの最終的な宿泊先によって異なります。同等クラス以上の設備・アメニティが備わる同等クラスの客室やアパートメントを貴施設にて提供できた場合、追加費用は発生しません。それ以外の場合は、代替施設を手配する必要があります。

代替施設を手配した場合、以下のような追加費用が発生する場合があります(状況によって異なります)。

  • 代替施設の宿泊料金
  • 宿泊施設の変更に伴う費用(例:代替施設への移動に伴う費用)

弊社に知らせておきたい事情や状況がある場合は、いつでもメールボックスからご連絡いただくか、弊社カスタマーサービスまでお問い合わせください。