バーチャルクレジットカード（VCC）への返金について

バーチャルクレジットカード（VCC）への返金については60～90日間の期間を設けており、この期間にわたって弊社から随時ご案内を差し上げています。本手続きは貴施設のキャッシュフローに関して明確さと透明性を確保することを目的としており、またチャージバックを防ぐために返金を行う十分な期間が設けられています。

本記事の内容

VCCに返金を行う必要があるケースについて

すでにVCCに課金済みで、以下の2つの状況のうちいずれかに該当する場合は、返金を行っていただく必要があります。

1. 予約のキャンセル、予約内容の変更、ノーショー（無断不泊）があった際に、適用される料金の免除に貴施設が同意されている。
2. 予約が、Force Majeure event（不可抗力事象）が原因でキャンセルされている。このような場合、滞在できない分のいかなる費用や手数料もゲストが負担するべきではなく、弊社はこうした予約のコミッションをすべて免除いたします。

いずれの場合も、弊社がゲストに返金を行い、貴施設は当該予約に紐づいたVCCに対して返金を行う必要があります。

VCCへの返金方法

VCCへの返金は、他のあらゆるクレジットカードに対して返金するときと同じ方法で行えます。管理画面では、以下の2種類の方法をご利用いただけます。

「ファイナンス」タブから：

1. 管理画面にログインします
2. 「ファイナンス」タブの「バーチャルクレジットカードの管理」をクリックします
3. 「返金が必要なバーチャルクレジットカード」をクリックすると、返金しなければならないVCCの一覧とともに返金の理由と期限、金額を確認できます
4. 「カード情報を見る」をクリックし、POS端末またはクレジットカード端末より返金手続きを行います

「予約」タブから：

1. 管理画面にログインします
2. 「予約」をクリックし、予約番号を選択して予約情報を表示します
3. 「カード情報を見る」を選択し、POS端末またはクレジットカード端末にVCC情報を入力して返金手続きを行います

VCCへの返金は、有効期限が過ぎたあとでも行えます。その場合、返金を行う時点での月を有効期限として入力してください。ゲストには、弊社から返金を行います。

VCCへの返金で問題が発生した場合の対処法

VCCへの返金の際に問題が発生したら、場合によっては決済代行会社に連絡して原因を確認し、問題を解消していただく必要があります。また、返金手続きはPOS端末やクレジットカード端末によって異なる場合もあります。お困りの場合はご利用の銀行または金融機関にお問い合わせいただくことをお勧めします。

問題が発生するケースとしてよくある例は以下の通りです。

1. ご利用のPOS端末またはクレジットカード端末が使用不可となっている場合。主な原因としては以下が挙げられます。

• 既に当該VCCに課金を行ったことがあるため。各VCCは1度しか使用できず、その後はPOS端末から取引情報にアクセスすることができなくなります。
• 返金しようとしている金額が、当該VCCに元々設定されていた金額よりも高いため。
• ご利用の決済サービス提供会社がVCCへの返金を許可していないため。

1. 不明なPOS端末 / クレジットカード端末のエラーが発生している場合。

• このようなエラーが発生し、ご利用の決済サービス提供会社に確認しても解決しない場合は、翌日または後日に再度お試しください。

1. 口座の残高が不足している場合。

• VCCへの返金期間は、60～90日間設けられています。チャージバックを防ぐため、期日までに口座に十分な残高を確保してください。

期限内にVCCに返金が行われなかった場合、不足分を回収するため、チャージバック手続きを行わせていただきます。

VCCへの返金について誤りがあると思われる場合

予約のキャンセルや予約内容の変更があり、弊社からゲストに返金を行った場合、貴施設にてVCCに返金を行っていただく必要があります。弊社がVCCを通して貴施設にお支払いした金額を返金していただくことで、チャージバックを防ぐことができます。返金について誤りがあると思われる場合は、いつでも現地サポートチームまでお問い合わせください。

ゲストに直接返金を行った場合

貴施設にVCCへの返金が求められている場合、既に弊社からゲストに返金済みであるということを意味します。既に貴施設にてゲストに返金された場合、ゲストへの返金が重複してしまうことになるため、お手数ですが当該金額を再び貴施設に払い戻すようお伝えください。そのうえで、チャージバックを防ぐためにVCCに返金を行ってください。

VCCに返金を行わなかった場合

弊社がゲストに返金を行ってから2～3ヶ月間にわたって、VCCへの返金をお願いするリマインダーを随時お送りします。期限内に返金が行われない場合、または全額の返金が行われない場合、不足分を回収するためにチャージバック手続きを行わせていただきます。

また、その場合、貴施設は今後の予約についてチェックイン日の前にVCCに課金できる資格を失う可能性があります。

チャージバックとは

チャージバックとは、認可された銀行がクレジットカードまたはデビットカードへの請求を取り消す手続きを指し、業者と消費者間において発生した問題を解決する目的で執り行われます。 

銀行がチャージバックの要請を承認すると、銀行からカード所有者（この場合は弊社）に対して、請求された金額が返金されます。弊社がゲストに対して返金を行ったものの、当該予約に紐づいたVCCに対して貴施設から期限内に返金が行われていない場合、弊社はチャージバック手続きを開始いたします。ただし、チャージバック手続きを始める前に、弊社よりメールにてリマインダーを2度お送りいたします。

チャージバックの手続きが行われるまでの流れ

弊社よりゲストに対して返金が行われると、当該予約に紐づいたVCCへの返金方法を記載したメールが貴施設に送られます。返金を行える期間は60～90日間で、その間にリマインダーのメールを2度お送りします。

チャージバックが行われるまでの流れは以下の通りです。

• ゲストへの返金完了：ゲストへの返金が行われた日にその旨をお知らせするメールが送られ、こちらには当該予約に紐づいたVCCへの返金方法も記載されています。
• 1度目のリマインダー：翌月の3日目に、返金手続きに必要なすべての情報が記載されたリマインダーメールが送られます。 
• 2度目のリマインダー：1度目のリマインダーをお送りした翌月の15日に、未完了の返金に関するお知らせをお送りし、チャージバックの手続きを避けるために返金を行っていただくよう要請いたします。 
• チャージバック手続き開始：2回目のリマインダーが送られた月の30日に、チャージバックの手続きが開始されるように、弊社の利用するクレジットカード会社および決済サービス提供会社へ未完了の返金に関する詳細情報を提供します。

チャージバックに伴う追加費用について

決済サービス提供会社は通常、チャージバック手続きを行う際に手数料を請求し、この手数料は貴施設のお支払いの設定により異なります。手数料を負担せずに済むよう、指定された期間内にVCCに返金を行われることをお勧めします。

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