ダブルブッキングについて

ダブルブッキング（オーバーブッキング）は時として起こり得るものですが、未然に防げるよう行える対策もあります。本記事では、ダブルブッキングの原因や防ぎ方、また万が一発生してしまった場合の対処法についてご案内します。

本記事の内容

ダブルブッキングとは

ダブルブッキングとは、1つの客室・ユニットに対して、同じ日程に複数の予約が入ってしまっている状態をいいます。複数のゲストが同一の客室・ユニットを予約した場合、貴施設のビジネスにとっても、ゲストにとっても問題となります。 

ダブルブッキングに関するほとんどの問題は、宿泊施設の初期設定に起因します。実際、25%のパートナー施設様は掲載を開始してから1年以内にダブルブッキングを経験しています。これまでダブルブッキングが発生したことのない施設様も、今後万が一発生してしまった場合にスムーズに対応できるよう、ぜひご一読ください。

ダブルブッキングの主な原因は以下の2つです。

• 空室状況が同期されていない
  ダブルブッキングが起こり得る一つの原因が、特定の客室・ユニットが弊社プラットフォーム経由で予約されたのにもかかわらず、他のプラットフォームで引き続き予約可能な状態として表示された場合で、その逆も同様です。こうした場合、空室がないのにもかかわらず、客室・ユニットが予約可能な状態となっていることになります。こうした事態は、カレンダーをエクスポートまたはインポートし、すべてのチャネル間で同期しておくことで簡単に防げます。
• カレンダーの設定に誤りがある
  空室状況が正しく設定されていなかったり、最新の状態でない場合、ダブルブッキングが発生する可能性が高まります。そのため、予約受付を開始する前に空室状況やポリシーの設定を十分にご確認いただくことを推奨します。

ダブルブッキングの防ぎ方

ダブルブッキングを未然に防ぐ方法はたくさんあります。

• 予約受付を開始する前に、空室状況が正確かつ最新の状態であることを確認しましょう。
• 予約が入った際には、ご利用のすべてのプラットフォームで空室状況を更新しましょう。
• 一元管理システムを利用して、カレンダーを自動で同期しましょう。
• 一元管理システムを利用できない場合は、定期的にカレンダーを手動で同期しましょう。 
• 予約をいつでも、どこからでも管理できるよう、弊社のモバイル端末用アプリ「Pulse」をダウンロードしましょう。

弊社プラットフォーム経由で入った予約は弊社システムにて即確定されるため、予約を拒否することはできませんのでご留意ください。そのため、空室状況を常に最新の状態に保つことが重要となります。

ダブルブッキングの対処法

ダブルブッキングが判明した場合は早急に対応し、一刻でも早くゲストの宿泊先を確保することが重要になります。対処法は状況に応じて複数あります。 

どのような状況の場合でも、必ずカスタマーサービスまでご連絡いただくことが重要です。こうすることで、弊社においても常に最新の状況を把握し、問題が生じた場合にサポートを行うことができます。

ゲストが泊まれる他の客室・ユニットがある場合

同等クラス以上の客室・ユニットが他にある場合、ゲストにはその客室・ユニットに追加料金なしで泊まっていただくことがベストの対処方法です。その際には、ゲストが当初予約していた客室に含まれる設備など（例：バルコニー、専用バスルーム）がすべて備わっている客室・ユニットを提供できるよう心がけましょう。

また、予約をダブルブッキングとして記録できるよう、カスタマーサービスまでご連絡ください。

ゲストが泊まれる他の客室・ユニットがない場合

ゲストが泊まれる他の客室・ユニットがない場合、貴施設の費用負担で同等クラス以上の代替施設を確保する必要があります。また、後日の払い戻しを防ぐためにも、代替施設への移動も同時に手配することをお勧めします。 

ゲストを代替施設に移す場合は、必ず弊社カスタマーサービスまでお電話ください。お電話の際には以下の情報をご提供ください。

• ゲストの氏名（フルネーム）
• 代替施設の詳細
• ゲストが泊まる客室・ユニットタイプ
• その他の情報（例：追加費用など）

解決までの所要時間については、以下が目安となります。

• ゲストが24時間以内に到着予定の場合、30分以内の解決を目指しましょう。
• ゲストが1～7日以内に到着予定の場合、2時間以内の解決を目指しましょう。
• ゲストの到着予定日まで8日以上ある場合、24時間以内の解決を目指しましょう。

近くに代替施設がない場合

弊社カスタマーサービスまでお問い合わせください。同じ料金で泊まれる代替施設を見つけられるよう、弊社スタッフが最善を尽くします。万が一同じ料金で泊まれる代替施設が見つからなかった場合、差額や移動などに関連して発生した追加費用については貴施設に対して請求されます。

ダブルブッキングに伴う費用

以下のいずれかに該当する場合、ダブルブッキングはコミッションの対象外とします。

• 弊社プラットフォームにおける貴施設の掲載が開始してから30日未満の場合
• 過去12ヶ月間におけるダブルブッキングの発生回数が4回以下の場合

上記条件のいずれも満たしていない場合にはコミッションが発生します。

追加費用

金額は状況によって異なりますが、ゲストが泊まれる他の客室・ユニットが貴施設にない場合は、代替施設の料金を貴施設にて負担していただく必要があります。また、ゲストの移動について料金を負担する必要がある場合もあります。

本件についてご質問などございましたら、メールボックスより弊社までお問い合わせください。